Недостача в магазине: как найти причину и что делать

Недостача — это когда товара на полке меньше, чем должно быть по учёту. Первая мысль владельца — «кто-то ворует». Но часть недостачи часто объясняется самим учётом: незаписанным списанием, пересортом, ошибкой при приёмке. Разбирать её надо по порядку — от учёта к людям.

Статья для владельца небольшого магазина, который провёл пересчёт и не досчитался товара. Разберём, откуда берётся недостача, как найти причину, как её оформить и что по закону можно взыскать с продавца. Юридические детали своего случая уточните у юриста или бухгалтера.

Что такое недостача

Считайте её и в штуках, и в деньгах по закупочной цене: пять пропавших пачек соли и пять пропавших наушников — разные проблемы. Недостача в кассе — отдельная история: там денег меньше, чем пробито чеков.

Откуда берётся недостача

Сначала — учётные причины. Они не требуют искать виноватого, но их больше всего:

1. Незаписанные списания. Испорченное выбросили, а в учёте не отметили.
2. Пересорт. Одного товара не хватает, а похожего — излишек. Как его зачитывать, разобрано в статье пересорт товара.
3. Ошибки приёмки. Накладную подписали без пересчёта, а поставщик недовёз.
4. Ошибки на кассе. Пробили не ту позицию: по учёту ушёл один товар, по факту — другой.
5. Непроведённые возвраты. Товар вернули поставщику или покупатель вернул товар, а в учёте этого нет.
6. Естественная убыль. Овощи сохнут, развесной товар теряет вес. Как её учитывать, разобрано в статье наценка на овощи и фрукты.

Потом — люди: кражи покупателей, продажи мимо кассы, кражи сотрудников.

Как найти причину: по шагам

1. Проверьте, что учёт полный. Все приходы, списания и возвраты за период проведены, накладные сходятся с записями.
2. Зачтите пересорт. Излишки похожих товаров закрывают часть недостачи.
3. Разбейте остаток недостачи по группам товаров и по датам. Если пропадают одни и те же позиции, и только в определённые смены, — это уже след.
4. Сравните с обычными потерями. Для овощей и развесного часть недостачи — нормальная убыль, для консервов — нет.
5. Только после этого разговаривайте с сотрудниками.

Пример. Пересчёт показал недостачу на 12 400 ₽ по закупке. Разбор:

• 3 800 ₽ — выброшенное просроченное молочное, которое забыли списать;
• 2 100 ₽ — пересорт: похожий товар нашёлся в излишке на ту же сумму;
• остальные 6 500 ₽ приходятся на мелкий дорогой товар у кассы — батарейки и зарядки.

Пропадает дорогой мелкий товар, который легко унести. Его переносят за прилавок, туда, где покупатель не возьмёт его сам, и пересчитывают чаще.

Как оформить недостачу

• Пересчёт проводят в присутствии продавца, который отвечает за товар. Результат записывают в акт или опись: сколько по учёту, сколько по факту, разница. Формы для малого бизнеса можно утвердить свои — единые формы вроде ИНВ-3 не обязательны (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Как провести пересчёт, разобрано в статье инвентаризация товара.
• Письменное объяснение у продавца работодатель обязан запросить до того, как решать, кто виноват (ст. 247 ТК РФ). Отказ дать объяснение оформляют актом.

Что можно взыскать с продавца

• По общему правилу — не больше среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ).
• Полностью — если с продавцом заключён письменный договор о полной материальной ответственности (ст. 242–244 ТК РФ). Работы по продаже товаров и кассиры входят в перечень, для которого такой договор разрешён (постановление Минтруда России от 31.12.2002 № 85). Если в смене несколько человек и не понять, кто виноват, — заключают договор о коллективной (бригадной) ответственности (ст. 245 ТК РФ).
• Нельзя взыскать, если ущерб возник из-за нормального хозяйственного риска или работодатель не обеспечил условия для хранения товара (ст. 239 ТК РФ). Например, склад не запирается.
• Как удерживать. Сумму до среднего месячного заработка можно удержать по распоряжению работодателя, но не позднее месяца со дня, когда размер ущерба окончательно установлен (ст. 248 ТК РФ). За одну выплату зарплаты удерживают не больше 20% (ст. 138 ТК РФ). Если сумма больше среднего заработка, срок пропущен или работник не согласен возместить добровольно — только через суд.

Как не допускать недостачи

• Учёт каждый день, а не по памяти в конце недели: чем точнее остаток по учёту, тем быстрее видна разница.
• Выборочные пересчёты дорогого и ходового товара — раз в неделю, весь товар — раз в месяц.
• Приёмка с пересчётом, до подписи в накладной.
• Списания сразу, с причиной.
• Все продажи — через кассу.
• Дорогой мелкий товар — за прилавком.

Держать остаток по учёту точным проще, когда приход, продажи и списания записываются сразу с телефона. В Умном учёте это делается фразой, а на выборочном пересчёте сразу видно, где остаток разошёлся.

Частые вопросы

Что делать, если в магазине недостача?

Сначала проверьте учёт: все ли приходы, списания и возвраты проведены, нет ли пересорта. Потом разбейте оставшуюся недостачу по товарам и датам. Только после этого запросите письменное объяснение у ответственного продавца.

Может ли работодатель удержать недостачу из зарплаты продавца?

Может, в пределах среднего месячного заработка — по распоряжению не позднее месяца после того, как размер ущерба окончательно установлен, и не больше 20% за одну выплату. Полностью — только при договоре о полной материальной ответственности. В остальных случаях — через суд.

Какая недостача считается нормальной?

Общей нормы нет. Для продуктов есть нормы естественной убыли (приказ Минпромторга России от 01.03.2013 № 252), но применимы ли они к вам, решает бухгалтер. Для остального товара сравнивайте недостачу со своей историей пересчётов.

Как часто проводить ревизию в магазине?

Ходовой и дорогой товар — выборочно раз в неделю, весь товар — раз в месяц. Внеочередной пересчёт — при смене продавца, который отвечает за товар.

Чем недостача отличается от пересорта?

При пересорте товара в целом хватает, но одного больше, а похожего меньше — ошибка в учёте или на кассе. При недостаче товара меньше в сумме: он списан без записи, недовезён или пропал.

Источники: Трудовой кодекс РФ (ст. 138, 239, 241–245, 247, 248); постановление Минтруда России от 31.12.2002 № 85; Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ч. 4 ст. 9); приказ Минпромторга России от 01.03.2013 № 252; пример разбора — Veloseller, цифры условные.