Журнал учёта товаров: образец и как вести в магазине

Журнал учёта товаров — это тетрадь или таблица, где по каждому товару видно, сколько пришло, сколько продали, сколько списали и сколько должно остаться. Для небольшого магазина или точки на рынке это самый простой учёт, и его хватает, пока товаров немного.

Статья для владельца небольшого магазина, палатки или ИП, который хочет навести порядок в остатках. Разберём, какие графы нужны, как заполнять журнал каждый день, как сверять его с полкой и когда он перестаёт справляться. Образец заполнения — ниже.

Обязателен ли журнал учёта товаров

Единой обязательной формы для малого бизнеса нет. Формы первичных документов организация утверждает сама (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»), поэтому старые формы вроде ТОРГ-29 обязательными не считаются. ИП, который ведёт налоговый учёт доходов и расходов, бухгалтерский учёт может не вести (п. 1 ч. 2 ст. 6 того же закона).

Не путайте журнал учёта товаров с книгой учёта доходов и расходов (КУДиР). КУДиР ведут для налога, в ней деньги. Журнал товаров нужен вам самим: чтобы знать, что лежит на полке, что заканчивается и не пропадает ли товар.

Какие графы нужны

Минимальный журнал — одна строка на одно движение товара. Графы:

• Дата — когда товар пришёл, продан или списан.
• Товар — название, одинаковое во всех строках. «Кофе молотый 250 г» и «кофе молотый пачка» журнал посчитает двумя разными товарами, и остаток разъедется.
• Пришло — сколько получили от поставщика, в штуках или килограммах. Рядом полезно записать закупочную цену.
• Продано — сколько ушло покупателям.
• Списано — испорченное, просроченное, разбитое. Списанное — не продажа, держите его в отдельной графе. Как оформлять, разобрано в статье о списании товара.
• Остаток — сколько должно остаться после этой записи.
• Примечание — номер накладной, поставщик, причина списания.

Образец заполнения

Товар — кофе молотый 250 г, магазин у дома, цифры условные. На начало месяца на полке 6 пачек.

• 01.10 — пришло 24 пачки по 310 ₽, накладная № 118. Остаток: 6 + 24 = 30.
• 01.10 — продано 3. Остаток: 30 − 3 = 27.
• 02.10 — продано 5. Остаток: 27 − 5 = 22.
• 03.10 — продано 4, списана 1 пачка: порвана упаковка. Остаток: 22 − 4 − 1 = 17.

В тетради это четыре строки с одинаковыми графами. Главное — считать остаток после каждой записи: тогда ошибку видно в тот же день, а не через месяц.

Как вести журнал каждый день

1. Приход — сразу при приёмке. Пересчитайте товар по накладной и запишите. Недовоз, который нашли через неделю, поставщику уже не докажешь.
2. Продажи — в конце дня. Если касса выдаёт отчёт по товарам, перепишите из него. Если нет — отмечайте продажи по ходу дня на листке или в телефоне и переносите вечером.
3. Списания — в день списания, с причиной.
4. Остаток — после каждой записи.

Сверка: журнал против полки

Раз в неделю пересчитайте 10–20 ходовых товаров и сравните с журналом. Раз в месяц — весь товар. Расхождение — повод искать причину: незаписанная продажа, пересорт, ошибка в приходе, кража.

Как провести полный пересчёт — в статье инвентаризация товара. Что делать, когда одного товара больше, а похожего меньше, — в статье пересорт товара.

Бумажный журнал или таблица

Тетрадь — бесплатно, работает без света и интернета. Минус — остаток считается вручную, а чтобы найти, что заканчивается, приходится листать всё.

Таблица Excel или Google — остаток считается формулой, товар можно отфильтровать и посмотреть историю. Готовый шаблон учёта можно скачать бесплатно, как его вести — в статье таблица учёта товаров в Excel.

Когда журнал перестаёт справляться

• Товаров больше пары сотен, и каждая запись превращается в поиск нужной страницы.
• Записи делают несколько человек, и почерк расходится с цифрами.
• Продажи записывают по памяти вечером, и остаток не сходится с полкой каждую неделю.
• Чтобы понять, что заказать, приходится листать месяц назад.

В этот момент журнал переносят в приложение. В Умном учёте Veloseller запись «пришло 24 пачки кофе» или «продал 3 пачки кофе» делается с телефона, остаток считается сам. Старую тетрадь можно сфотографировать по страницам. Сервис показывает, что заканчивается и что лежит без продаж.

Частые вопросы

Как вести журнал учёта товаров в магазине?

Заведите графы «Дата», «Товар», «Пришло», «Продано», «Списано», «Остаток» и «Примечание». Приход записывайте при приёмке, продажи — в конце дня, списания — сразу. Остаток считайте после каждой записи: остаток на начало + пришло − продано − списано.

Есть ли обязательная форма журнала учёта товаров?

Для малого бизнеса единой обязательной формы нет: организация утверждает формы сама (ст. 9 закона № 402-ФЗ), а ИП, который ведёт налоговый учёт, может не вести бухгалтерский. Журнал ведут для себя — чтобы знать остатки.

Чем журнал учёта товаров отличается от КУДиР?

КУДиР — налоговый регистр доходов и расходов в рублях. Журнал учёта товаров — движение товара в штуках и килограммах. Одно другое не заменяет.

Как часто сверять журнал с остатком на полке?

Ходовые товары — раз в неделю, весь товар — раз в месяц. Чем раньше найдено расхождение, тем проще понять его причину.

Можно ли вести журнал учёта товаров в телефоне?

Да: в таблице Google, которая открывается с телефона, или в приложении для учёта. В приложении остаток считается сам, и продажи не нужно переписывать с листка в тетрадь.

Источники: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (п. 1 ч. 2 ст. 6, ч. 4 ст. 9); графы журнала и пример — Veloseller; справка Veloseller — «Умный учёт», сверено 30.09.2026.