Журнал учёта товаров на складе и в магазине: образец и бланк ТОРГ-18

Журнал учёта товаров — это тетрадь или таблица, где по каждому товару видно, сколько пришло, сколько ушло и сколько должно остаться. На складе его называют журналом складского учёта, а классическая форма — ТОРГ-18 «Журнал учёта движения товаров на складе». Для небольшого магазина или склада это самый простой учёт, и его хватает, пока товаров немного.

Статья для владельца магазина, небольшого склада или ИП, который хочет навести порядок в остатках. В бланке ниже три листа: обложка журнала, страница для одного товара и пример из статьи. Остаток на странице считается формулой.

Скачать бланк ТОРГ-18 в Excel

Обязателен ли журнал учёта товаров

Единой обязательной формы нет. С 2013 года унифицированные формы, в том числе ТОРГ-18 и ТОРГ-29, применять не обязательно (информация Минфина России № ПЗ-10/2012): формы документов компания утверждает сама (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»). ИП, который ведёт налоговый учёт доходов и расходов, бухгалтерский учёт может не вести (п. 1 ч. 2 ст. 6 того же закона).

Поэтому журнал можно вести по форме ТОРГ-18 — её знают бухгалтеры и кладовщики — или в своей, если в ней есть всё нужное. Свою форму утверждает руководитель, обычно приложением к учётной политике.

Не путайте журнал учёта товаров с книгой учёта доходов и расходов (КУДиР). КУДиР ведут для налога, в ней деньги. Журнал товаров нужен вам самим: чтобы знать, что лежит на полке, что заканчивается и не пропадает ли товар. Если магазин считает товар не в штуках, а в рублях по ценам продажи, движение записывают в товарный отчёт ТОРГ-29.

Какие графы нужны

Минимальный журнал — одна строка на одно движение товара. Графы:

• Дата — когда товар пришёл, продан или списан.
• Товар — название, одинаковое во всех строках. «Кофе молотый 250 г» и «кофе молотый пачка» журнал посчитает двумя разными товарами, и остаток разъедется.
• Пришло — сколько получили от поставщика, в штуках или килограммах. Рядом полезно записать закупочную цену.
• Продано — сколько ушло покупателям.
• Списано — испорченное, просроченное, разбитое. Списанное — не продажа, держите его в отдельной графе. Как оформлять, разобрано в статье о списании товара.
• Остаток — сколько должно остаться после этой записи.
• Примечание — номер накладной, поставщик, причина списания.

Это упрощённый журнал для магазина: все товары в одной тетради, продажи и списания в разных графах. На складе чаще ведут форму ТОРГ-18 — в ней на каждый товар своя страница и одна графа «Расход» на всё, что ушло. О ней ниже.

Образец заполнения журнала в магазине

Товар — кофе молотый 250 г, магазин у дома, цифры условные. На начало месяца на полке 6 пачек.

Главное — считать остаток после каждой записи: тогда ошибку видно в тот же день, а не через месяц.

Журнал учёта движения товаров на складе: форма ТОРГ-18

Форма ТОРГ-18 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. В указаниях к ней сказано:

По тем же указаниям журнал ведёт материально ответственное лицо — кладовщик, заведующий складом или сам владелец — по наименованиям, сортам, количеству и цене. Записи делают по приходным и расходным документам или по накопительной ведомости отпуска за день.

На обложке пишут:

• организацию и её адрес, структурное подразделение — например, «Склад № 1»;
• год, за который ведут журнал;
• должность и фамилию человека, который отвечает за журнал.

Клетки для кодов ОКПО и ОКДП можно не заполнять, если журнал нужен только вам.

На каждый товар — своя страница. Вверху страницы — наименование товара и единица измерения, ниже — таблица из семи граф:

В графу «Расход» идёт всё, что ушло со склада. Чтобы потом отличить продажу от списания, всегда пишите документ: накладная — отгрузка, акт — списание.

Образец заполнения ТОРГ-18

Товар — термокружка 450 мл, чёрная, единица измерения — штука. Склад небольшого интернет-магазина, цифры условные.

Этот пример — на листе «Пример» в бланке. Там же сверка: при пересчёте 31.10 на полке нашли 63 кружки, а по журналу должно быть 64. Недостача одной штуки — повод проверить отгрузки и возвраты за месяц.

Как устроить склад целиком — места хранения, ответственность, документы на приход и расход — в статье складской учёт товара.

Журнал, карточка М-17 и книга учёта: в чём разница

Кроме журнала ТОРГ-18, остатки на складе ведут в карточках и книгах. Отличаются они тем, на что заведены и сколько в них подробностей.

В шапке карточки М-17 больше полей, чем в журнале: склад, стеллаж и ячейка, сорт, размер, цена, норма запаса, срок годности, поставщик. По указаниям к форме карточку ведёт кладовщик или заведующий складом и делает записи в день операции.

Если вы перепродаёте товар, берите за основу ТОРГ-18. Если на складе сырьё и материалы для производства — карточку М-17. Книгой складского учёта обычно называют тот же журнал в прошитой тетради.

Как вести журнал складского учёта каждый день

1. Приход — сразу при приёмке. Пересчитайте товар по накладной и запишите. Недовоз, который нашли через неделю, поставщику доказать будет трудно.
2. Продажи — в конце дня, отгрузки — в день отгрузки. Если касса выдаёт отчёт по товарам, перепишите из него. Если нет — отмечайте продажи по ходу дня на листке или в телефоне и переносите вечером.
3. Списания — в день списания, с причиной и номером акта.
4. Остаток — после каждой записи.
5. Исправления — с датой и подписью. Неверную цифру зачеркните одной чертой так, чтобы её можно было прочитать, и напишите рядом правильную. Если журнал входит в бухучёт, исправление должно содержать дату и подпись того, кто отвечает за журнал (ч. 8 ст. 10 закона № 402-ФЗ).
6. Записи — от одного ответственного. Если в журнал пишут все по очереди, за недостачу потом не с кого спросить.

Как оформить бумажный журнал

Закон не требует прошивать журнал товаров, но бумажный журнал удобнее оформить как книгу:

1. Пронумеруйте страницы.
2. Прошейте журнал нитью, концы выведите на последний лист и заклейте бумажной наклейкой.
3. На наклейке напишите «Пронумеровано и прошнуровано … листов», поставьте подпись и печать, если она есть.

Так видно, что листы не вырывали и не подменяли. Если журнал входит в бухгалтерский учёт, храните его не меньше пяти лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

Сверка: журнал против полки

Раз в неделю пересчитайте 10–20 ходовых товаров и сравните с журналом. Раз в месяц — весь товар. Расхождение — повод искать причину: незаписанная продажа, пересорт, ошибка в приходе, кража.

Как провести полный пересчёт — в статье инвентаризация товара. Что делать, когда одного товара больше, а похожего меньше, — в статье пересорт товара.

Бумажный журнал или таблица

Тетрадь — бесплатно, работает без света и интернета. Минус — остаток считается вручную, а чтобы найти, что заканчивается, приходится листать всё.

Таблица Excel или Google — остаток считается формулой, товар можно отфильтровать и посмотреть историю. Бланк ТОРГ-18 из этой статьи можно скачать в Excel: страница на товар, остаток по формуле. Если удобнее одна таблица на все товары, готовый шаблон учёта можно скачать бесплатно, как его вести — в статье таблица учёта товаров в Excel.

Когда журнал перестаёт справляться

• Товаров больше пары сотен, и каждая запись превращается в поиск нужной страницы.
• Записи делают несколько человек, и почерк расходится с цифрами.
• Продажи записывают по памяти вечером, и остаток не сходится с полкой каждую неделю.
• Чтобы понять, что заказать, приходится листать месяц назад.

В этот момент журнал переносят в приложение. В Умном учёте Veloseller запись «пришло 24 пачки кофе» или «продал 3 пачки кофе» делается с телефона, а остаток меняется, когда вы подтвердите запись. Список товаров с текущими остатками можно сфотографировать и проверить в Корзине. Сервис показывает, что заканчивается и что лежит без продаж. Какие программы для склада бесплатны и где у них лимиты, разобрано в статье бесплатная программа для складского учёта.

Частые вопросы

Как вести журнал складского учёта?

Заведите на каждый товар страницу, как в форме ТОРГ-18, и записывайте каждую операцию в день, когда она прошла, с номером документа и остатком после записи. Раз в неделю сверяйте журнал с полкой.

Как вести журнал учёта товаров в магазине?

Ведите одну тетрадь на все товары: строка на каждое движение, отдельные графы для прихода, продаж и списаний и остаток после каждой записи. Приход пишите при приёмке, продажи — в конце дня.

Как заполнить журнал по форме ТОРГ-18?

На обложке укажите организацию, склад, год и ответственного. На каждый товар заведите страницу: вверху — наименование и единица измерения, ниже — по строке на операцию: дата, номер документа, приход или расход и остаток после записи.

Где скачать бланк журнала учёта товаров на складе?

Бланк ТОРГ-18 в Excel можно скачать в начале статьи. В файле обложка, страница товара и заполненный пример.

Есть ли обязательная форма журнала учёта товаров?

Нет. С 2013 года ТОРГ-18 и другие унифицированные формы необязательны, форму компания утверждает сама (ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Чем журнал ТОРГ-18 отличается от карточки М-17?

ТОРГ-18 — журнал для товаров: страница на товар, графы прихода, расхода и остатка. М-17 — карточка для материалов, например сырья или упаковки: своя на каждый номенклатурный номер, а в шапке — место хранения, норма запаса и поставщик.

Нужно ли прошивать журнал учёта товаров?

Закон этого не требует. Но бумажный журнал удобнее пронумеровать и прошить: так видно, что листы не вырывали. На последнем листе пишут, сколько в журнале листов, и ставят подпись.

Сколько хранить журнал складского учёта?

Если журнал входит в бухгалтерский учёт — не меньше пяти лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ). Документы, по которым считают налоги, Налоговый кодекс тоже велит хранить пять лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Можно ли вести журнал учёта товаров в телефоне?

Да: в таблице Google, которая открывается с телефона, или в приложении для учёта. В приложении остаток меняется, когда вы подтвердите запись, и продажи не нужно переписывать с листка в тетрадь.

Источники: постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 (форма ТОРГ-18 и указания к ней); постановление Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а (форма М-17 и указания к ней); информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012; Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (п. 1 ч. 2 ст. 6, ч. 4 ст. 9, ч. 8 ст. 10, ч. 1 ст. 29); Налоговый кодекс РФ (пп. 8 п. 1 ст. 23); графы журнала и примеры — Veloseller; справка Veloseller — «Умный учёт», сверено 29.10.2026.