Учёт товаров в маленьком магазине: как вести и в чём

Учёт товаров в маленьком магазине — это ответ на три вопроса: сколько товара есть сейчас, сколько продано и что пора докупить. Статья для тех, кто торгует сам: магазин у дома, отдел в торговом центре, точка на рынке, шоурум, продажи через соцсети и мессенджеры. Разберём, что записывать, в чём вести учёт — в тетради, Excel или приложении — и какой минимальный порядок даёт точные остатки без лишней возни.

Кому нужен учёт товаров и зачем

Задача одна и та же у розничного магазина продуктов с сотнями позиций и у мастера, который продаёт два десятка видов свечей через соцсети. Учёт нужен, чтобы:

• знать остаток, не пересчитывая полку;
• видеть, что продаётся, а что лежит;
• вовремя докупать ходовое и не закупать лишнего;
• замечать недостачи, пока их ещё можно объяснить.

Речь об учёте для себя — чтобы принимать решения о закупке. Касса, КУДиР и налоговая отчётность — отдельная тема: что из этого обязательно, разобрано в статье учёт товаров для ИП, а детали для вашего режима налогообложения уточните у бухгалтера.

Что учитывать: приход, продажа, возврат, списание

Любое движение товара сводится к нескольким операциям. Если записывать каждую, остаток считается сам.

• Приход — товар пришёл: от поставщика по накладной, с оптового рынка, от производителя.
• Продажа — товар ушёл покупателю, как бы он ни заплатил: наличными, картой или переводом.
• Возврат — покупатель вернул товар, и его снова можно продавать.
• Списание — товар выбыл без продажи: брак, порча, истёк срок годности, разбили, отдали в подарок, взяли себе.
• Пересорт — продали одно, а записали другое, например белую рубашку вместо голубой. По одной позиции появляется недостача, по другой — излишек, хотя в сумме всё сходится. Его исправляют правкой остатков обеих позиций после пересчёта.

Остаток — итог всех движений:

Пример: в начале недели было 20 футболок, пришло 10, продали 14, одну списали из-за пятна. По учёту должно остаться 20 + 10 − 14 − 1 = 15. На полке 13 — значит, две футболки ушли без записи, и разбираться с этим лучше сейчас, а не через полгода.

Себестоимость и цена

К каждому товару нужны две цифры: во что он обошёлся вам (закупка плюс доставка до магазина) и за сколько вы его продаёте. Без них учёт показывает штуки, но не деньги: не видно ни заработка, ни суммы, которая лежит в товаре на полке. Наценку и маржу по этим двум цифрам удобно проверить в калькуляторе наценки и маржи.

В чём вести учёт: тетрадь, Excel или приложение

Все три способа рабочие. Разница в том, на каком объёме каждый начинает отнимать больше времени, чем экономит.

Тетрадь

Плюсы: ничего не нужно покупать и осваивать, работает без света и интернета, понятна любому продавцу.

Минусы: остаток приходится считать самому, и ошибка в сложении тянется дальше. Не видно, как быстро продаётся товар и когда последний раз приходила позиция. Тетрадь теряется и мокнет, а чужой почерк не всегда разберёшь.

Когда перестаёт работать: пока позиций немного и итог дня сводится за несколько минут, тетрадь справляется. Когда вечерний подсчёт превращается в отдельную работу, а остаток всё равно расходится с полкой, пора переходить дальше.

Таблица Excel

Плюсы: формулы сами считают остаток, сумму в товаре и выручку, таблицу легко отсортировать и отфильтровать. Google Таблицы бесплатны и открываются с телефона.

Минусы: вписывать строки с телефона на ходу неудобно, поэтому продажи часто вносят вечером по памяти. Одна сдвинутая или затёртая формула — и остаток врёт без предупреждения. Когда в файл пишут несколько человек, путаница почти неизбежна.

Когда перестаёт работать: на нескольких сотнях товаров, нескольких точках и продажах, которые записывают с телефона. Как собрать таблицу с формулами прихода, расхода и остатка, пошагово описано в статье таблица учёта товаров в Excel.

Приложение или программа учёта

Плюсы: продажа записывается за секунды прямо с телефона, остаток и история считаются сами, есть отчёты о том, что заканчивается и что не продаётся.

Минусы: программу нужно выбрать и привыкнуть к ней, многие платные. Крупные товароучётные системы рассчитаны на кассу, бухгалтерию и штат сотрудников, и для маленькой точки их настройка бывает дольше, чем сам учёт.

Когда нужна: как только тетрадь или таблица начинает съедать время, а остатки всё равно не сходятся. Как выглядит программа, сделанная под небольшую точку, — на странице программа учёта товаров для малого бизнеса.

Как вести учёт товаров в магазине: порядок по шагам

Правильный учёт товара в магазине начинается не с программы, а с порядка действий. Этот минимум одинаково работает в тетради, таблице и приложении.

1. Составьте справочник товаров. Это список всего, что вы продаёте: название с отличиями (размер, цвет, вкус, объём), единица (штука, килограмм, упаковка), себестоимость и цена. Один товар — одно название: «кепка чёрная» и «кепка черн.» в учёте станут двумя разными позициями.
2. Внесите остатки на старт через пересчёт. Выберите день, пересчитайте весь товар руками и запишите. Остатки по памяти или из старых записей переносят в новый учёт старые ошибки. Как организовать пересчёт — в статье об инвентаризации товара.
3. Записывайте каждый приход по накладной — после проверки. Сначала пересчитайте, что реально привезли, потом вносите фактическое количество. Расхождение с накладной решайте с поставщиком.
4. Записывайте каждую продажу сразу. Не вечером по памяти, а в момент продажи — и мелкие тоже.
5. Вносите [списания](/baza-znaniy/spisanie-tovara-kak-oformit) и возвраты в тот же день и с причиной. «Брак», «просрочка», «подарок клиенту» — через месяц по причинам видно, куда уходят деньги.
6. Сверяйте учёт с полкой. Раз в неделю пересчитывайте часть ассортимента — самое ходовое и дорогое, раз в месяц — весь товар или по очереди все группы. Расхождение исправьте в учёте и найдите его причину.

Учёт товара на рынке и в точке без кассы и компьютера

На рынке, ярмарке или в палатке компьютера нет, а руки заняты. Главный инструмент здесь — телефон.

• Запись сразу после продажи. Короткая заметка или сообщение самому себе в мессенджере: «футболка белая M — 2». Десять секунд сейчас — и не придётся вечером вспоминать продажи по памяти.
• Голос. Когда руки заняты товаром или сдачей, быстрее надиктовать голосовое сообщение, чем печатать.
• Фото тетради. Если учёт ведётся в тетради, фотографируйте страницу в конце дня: тетрадь может потеряться, а снимок останется.
• Сверка денег с продажами. Вечером сложите выручку — наличные, переводы, оплату картой — и сравните с суммой записанных продаж. Если денег больше, чем записано, какие-то продажи не попали в учёт.

Слабое место такого способа — двойная работа: записи с телефона всё равно приходится переносить в тетрадь или таблицу. Её убирают приложения, которые понимают обычную фразу, голос и фото, — о таком варианте ниже.

Учёт товаров в нескольких магазинах

Когда точек две и больше, общий остаток «на всех» почти бесполезен: он не отвечает на вопрос, есть ли товар там, где его спрашивают.

• Ведите остаток по каждой точке отдельно, а общий получайте сложением.
• Перевоз товара между точками записывайте дважды: расход в одной точке и приход в другой. Иначе в одной появится недостача, а в другой — излишек.
• Подсобку или склад, где лежит запас, учитывайте как отдельную точку.
• Сравнивайте продажи одного товара по точкам: если на рынке он уходит, а в шоуруме лежит, выгоднее перевезти, чем докупать.

Как по учёту понять, что докупить и что залежалось

Записи о продажах нужны не только для остатка. Из них получаются три цифры, по которым решают, что заказывать.

Скорость продаж

Она показывает, сколько штук товара продаётся в день. Считать её нужно по дням, когда товар был в наличии, — иначе дни с пустой полкой занижают результат.

Пример: за 30 дней продали 36 рубашек, но 6 дней их не было. Скорость — 36 ÷ 24 = 1,5 штуки в день. Если разделить на все 30 дней, выйдет 1,2, и заказ окажется меньше нужного. Подробнее — в статье о скорости продаж.

На сколько дней хватит остатка

На полке 12 рубашек, продаётся 1,5 в день — остатка хватит на 12 ÷ 1,5 = 8 дней. Если поставщик везёт неделю, заказывать нужно сейчас, а не когда останется последняя. Как выбрать порог для заказа — в статье о днях покрытия.

Что залежалось

Залежавшийся товар — тот, которого при нынешней скорости продаж хватит на месяцы и годы. Пример: закупили 30 пар перчаток по 250 ₽, за 90 дней продали 2. При такой скорости оставшимся 28 парам нужно 28 ÷ (2 ÷ 90) = 1 260 дней — почти три с половиной года. Всё это время в них заморожено 28 × 250 = 7 000 ₽. Что делать с такими позициями, разобрано в статье о неликвиде.

Типичные ошибки в учёте

• Не записывать мелкие продажи. «Одна зажигалка — потом запишу», и через месяц уже не понять, где недостача, а где просто забыли.
• Не фиксировать брак, порчу и подарки. Товар исчезает без следа, а на пересчёте это выглядит как кража.
• Путать приход по накладной и по факту. В накладной 50 штук, в коробке 48: в учёт идут 48, а две штуки — претензия поставщику.
• Пересчитывать раз в год. Ошибки копятся месяцами, и найти их причину уже невозможно.
• Называть один товар по-разному. Позиция раздваивается: по одной — минус, по другой — плюс.
• Считать только штуки. Без себестоимости не видно, сколько денег лежит на полке и сколько приносит каждая позиция.

Учёт товаров в Veloseller

Для небольших магазинов и точек в Veloseller есть «Умный учёт» — склад прямо в сервисе, рассчитанный на ассортимент ориентировочно до 500 товаров: тот, что сейчас живёт в тетради, Excel или в голове.

• Операцию можно записать обычной фразой («продал 3 рубашки», «пришло 20 кепок»), голосом, фотографией накладной или рукописной записи, сканером штрихкода через камеру телефона или сообщением Telegram-боту. Большой список загружается файлом Excel или CSV. Распознанное сначала попадает в Корзину операций, и остатки меняются только после вашего подтверждения.
• По этим записям сервис считает скорость продаж по дням в наличии и на сколько дней хватит остатка, ведёт списки «Закупить» и «Распродать» и присылает ежедневную сводку в Telegram.
• Работает в браузере и в мобильном приложении. Бесплатно — 1 склад и 50 товаров, бессрочно; попробовать без регистрации можно в демо. Возможности для магазинов и точек собраны на странице программа учёта товаров.

Частые вопросы

Как вести учёт товаров в магазине?

Заведите список товаров с себестоимостью и ценой, пересчитайте остатки на старт и дальше записывайте каждый приход, продажу, возврат и списание. Раз в неделю сверяйте учёт с полкой хотя бы по ходовым позициям.

Как вести простой учёт товаров в маленьком магазине?

Хватит четырёх операций — приход, продажа, возврат, списание — и одной формулы: остаток = было + приход − продажи + возвраты − списания. Вести их можно в тетради, таблице или приложении на телефоне.

Как вести учёт проданного товара?

Записывайте каждую продажу в момент продажи: товар, количество и цену. Вечером сверяйте сумму записанных продаж с деньгами в кассе и на счёте — расхождение покажет пропущенные записи.

Как вести учёт товара на рынке?

С телефона: заметка, голосовое сообщение или приложение для учёта сразу после продажи и фото тетради в конце дня. Вечером сверяйте выручку с записями.

Как вести учёт товаров в нескольких магазинах?

Держите остаток по каждой точке отдельно, а перевоз товара между ними записывайте как расход в одной точке и приход в другой. Общий остаток получайте сложением.

Как вести учёт товаров в магазине продуктов?

Весовой товар учитывайте в килограммах, фасованный — в штуках или упаковках. Просрочку и порчу списывайте в тот же день с причиной, а скоропортящееся пересчитывайте чаще остального.

Итог

Учёт товаров в маленьком магазине держится на четырёх операциях и одной привычке — записывать сразу. Тетрадь подходит для старта, таблица — пока товаров не больше нескольких сотен и под рукой есть компьютер, приложение — когда записи идут с телефона и нужно видеть, что докупить. В любом случае начните с пересчёта остатков и регулярно сверяйте учёт с полкой.

Источники: общепринятая методика товарного учёта (приход, расход, остаток, пересчёт); справка Veloseller «Умный учёт» — операции, способы ввода, Корзина операций; расчёты примеров — Veloseller (сверено 25.09.2026).