Учёт товаров для ИП: что обязательно, а что для себя

Учёт товаров у ИП бывает двух видов, и их часто путают. Первый — обязательный, налоговый: его порядок задаёт закон, и нужен он, чтобы правильно посчитать налог. Второй — управленческий: сколько товара пришло, продано и осталось и сколько вы на нём заработали. Налоговая его не требует, но без него не видно ни прибыли, ни того, что пора докупить.

Ниже — что обязательно для ИП на УСН, ОСНО и патенте, в каком случае налоговому учёту нужны данные о товаре и как вести учёт товара для себя. Статья объясняет общие правила, а как они ложатся на ваш случай, уточните у бухгалтера.

Бухгалтерский учёт ИП может не вести

Закон о бухгалтерском учёте разрешает предпринимателю не вести бухучёт, если он ведёт учёт доходов или доходов и расходов по правилам налогового законодательства.

Если ИП пользуется этим правом, баланс и бухгалтерская отчётность ему не нужны. Обязательный минимум — налоговый учёт по своему режиму. А нужен ли в нём товар, зависит от режима.

Что обязательно на каждом налоговом режиме

УСН «Доходы»

Все упрощенцы ведут книгу учёта доходов и расходов — КУДиР. Её форму и порядок заполнения утверждает ФНС (ст. 346.24 НК РФ).

На объекте «Доходы» налоговая база — денежное выражение доходов (п. 1 ст. 346.18 НК РФ). Расходы, в том числе закупка товара, базу не уменьшают. Поэтому для налога учёт товара здесь не нужен: важно правильно фиксировать поступления денег. Для бизнеса он нужен так же, как всем, — об этом ниже.

УСН «Доходы минус расходы»

Здесь товар напрямую влияет на налог. Стоимость товаров, купленных для перепродажи, входит в расходы (пп. 23 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), но не в момент покупки, а по мере продажи:

Кроме того, расходами признаются затраты после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Значит, чтобы списать закупку в расходы, нужно знать две вещи: товар оплачен поставщику и товар продан. Для этого и нужен учёт — какие товары проданы и по какой стоимости они были куплены.

Если одинаковый товар приходил по разным ценам, стоимость проданного считают одним из трёх методов (пп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ):

• по стоимости первых по времени приобретения (ФИФО);
• по средней стоимости;
• по стоимости единицы товара.

Расходы, непосредственно связанные с продажей товара, — хранение, обслуживание, транспортировка — учитывают после их оплаты.

Пример. На складе 40 кружек, купленных по 200 ₽. Пришла новая партия — 50 штук по 230 ₽. Обе партии оплачены, продано 60 кружек.

В расходы попадает стоимость только проданных 60 кружек. Оставшиеся 30 штук — 6 900 ₽ по ФИФО или 6 500 ₽ по средней — ждут своей продажи. Без учёта остатков эту разницу не посчитать.

При доходах выше порога, установленного Налоговым кодексом, у упрощенца появляется ещё и НДС — пороги и ставки разобраны в статье об НДС на УСН.

ОСНО

На общей системе ИП платит НДФЛ и считает налоговую базу по данным учёта доходов, расходов и хозяйственных операций в порядке, который определяет Минфин (п. 2 ст. 54 НК РФ). Этот порядок утверждён приказом Минфина России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002, записи ведут в книге учёта доходов и расходов и хозяйственных операций.

Покупка и продажа товара — хозяйственные операции, поэтому данные о приходе, продажах и остатках понадобятся и здесь. Правила на ОСНО сложнее, чем на упрощёнке: налоговый учёт обычно ведёт бухгалтер, а товарный — вы сами, в удобном виде.

Патент (ПСН)

Размер потенциально возможного годового дохода для патента устанавливает регион (п. 7 ст. 346.43 НК РФ). Но фактические доходы учитывать всё равно нужно — в книге учёта доходов ИП, применяющего ПСН (п. 1 ст. 346.53 НК РФ).

По этой книге следят за лимитом. Право на патент теряется, если доходы по всем патентным видам деятельности за 2025 год или в течение 2026 года превысили 20 млн ₽. Для 2027 года порог — 15 млн ₽, с 2028 года — 10 млн ₽ (пп. 1 п. 6 ст. 346.45 НК РФ). Если вы совмещаете патент и УСН, доходы по обоим режимам для лимита складываются.

Расходы и товар в этой книге не учитывают. И ещё деталь для торговли: розничной торговлей для патента не считается продажа товаров по образцам и каталогам вне стационарной торговой сети, в том числе через компьютерные сети (п. 3 ст. 346.43 НК РФ). Если часть продаж идёт через интернет, проверьте, покрывает ли их ваш патент.

Есть ли обязательная «книга учёта товаров»

Нет. Обязательные книги для ИП — это книги учёта доходов (и расходов) по налоговому режиму: КУДиР на УСН, книга доходов на патенте, книга по порядку Минфина на ОСНО. Единой обязательной формы «книги учёта товаров» для ИП в России нет, товарный учёт вы организуете сами. Если вы искали книгу учёта товаров для ИП в РБ — это Беларусь, там свои правила, а статья — о России.

Отдельно стоят маркировка «Честный знак» и прослеживаемость импортных товаров. Если ваш товар в них попадает, это самостоятельные обязательные системы со своим учётом — тетрадь или таблица их не заменяют.

Управленческий учёт товара: что вести для себя

Управленческий учёт никто не проверяет, и формы у него нет. Его задача — чтобы в любой момент вы знали, сколько товара есть, сколько в нём денег и сколько вы зарабатываете. Минимальный набор:

• Приход — дата, поставщик, товар, количество, закупочная цена, номер накладной.
• Продажи — дата, товар, количество, цена продажи.
• Остатки — сколько штук каждого товара есть сейчас.
• Себестоимость — закупочная цена плюс доставка и другие расходы до полки. Как её собрать, разобрано в статье о себестоимости товара.
• Списания и возвраты — брак, порча, недостача, возврат поставщику или от покупателя.

Остаток сходится по простой формуле:

Если расчётный остаток не совпадает с полкой, значит, что-то не записали. Такие расхождения находит пересчёт — порядок описан в статье об инвентаризации товара.

Зачем он нужен, если налогу не нужен

Чтобы видеть прибыль, а не только деньги на счёте. Пример: на начало месяца товара было на 100 000 ₽ по закупке, за месяц закупили ещё на 250 000 ₽ и продали на 300 000 ₽. Себестоимость проданного — 180 000 ₽.

Разница в 70 000 ₽ не пропала: остаток на складе вырос со 100 000 до 170 000 ₽. Без учёта товара месяц кажется слабым, хотя заработали вы больше. Бывает и обратная ошибка: выручка радует, а деньги незаметно оседают в товаре, который не продаётся. Как дойти от валовой прибыли до чистой — в статье как посчитать прибыль магазина.

Чтобы закупать вовремя. Зная продажи в день и остаток, легко посчитать, на сколько дней хватит товара, и заказать до того, как полка опустеет. Как рассчитать объём и момент заказа — в статье о закупке товара для магазина.

Чтобы подтверждать расходы на УСН «Доходы минус расходы». Какие товары проданы и по какой цене куплены, видно из товарного учёта. Накладные и документы об оплате поставщикам храните рядом.

Как организовать: тетрадь, таблица или программа

• Тетрадь подходит, пока товаров немного и продаж в день единицы. Минус — остатки и прибыль приходится пересчитывать вручную, ошибки копятся.
• Таблица Excel считает приход, расход и остаток формулами. Шаблон и порядок — в статье о таблице учёта товаров в Excel. Минус — каждую продажу нужно внести за компьютером, а файл легко сломать.
• Программа удобна, когда продаж много или вносить их хочется с телефона. На что смотреть при выборе — в статье о выборе программы учёта товаров.

Где здесь Veloseller

Veloseller — не бухгалтерия и не КУДиР: книгу учёта доходов и расходов, декларации и налоговую отчётность он не ведёт. Это операционный учёт остатков и аналитика закупок.

• «Умный учёт» — склад прямо в Veloseller. Продажи и приходы вносятся обычной фразой («продал 3 рубашки», «пришло 20 кепок»), голосом, фото накладной, сканером штрихкода, файлом Excel или через Telegram-бота. Операции сначала попадают в Корзину и меняют остатки только после подтверждения.
• Аналитика по этим данным — скорость продаж по дням в наличии, на сколько дней хватит остатка, списки «Закупить» и «Распродать», деньги, замороженные в товаре. Бесплатно — 1 склад и 50 товаров, бессрочно.

Подробнее — на странице программы учёта товаров для малого бизнеса.

Порядок действий

1. Определите, что требует ваш режим: КУДиР на УСН, книга доходов на патенте, книга учёта доходов и расходов и хозяйственных операций на ОСНО.
2. На УСН «Доходы минус расходы» выберите метод оценки товаров — ФИФО, по средней или по стоимости единицы — и договоритесь, в каком виде передавать данные о продажах.
3. Храните накладные и документы об оплате поставщикам.
4. Заведите товарный учёт: приход, продажи, остатки, себестоимость, списания.
5. Раз в месяц сверяйте остатки с полкой и считайте валовую прибыль.
6. По продажам в день решайте, что докупить, а что распродать.

Частые вопросы

Обязан ли ИП вести учёт товаров?

Бухгалтерский учёт ИП может не вести, если ведёт налоговый учёт доходов или доходов и расходов (п. 1 ч. 2 ст. 6 закона № 402-ФЗ). Данные о товаре для налога нужны прежде всего на УСН «Доходы минус расходы» и на ОСНО, а для управления бизнесом — всем.

Как ИП на УСН вести учёт товаров?

На УСН «Доходы» для налога достаточно КУДиР с доходами: закупка базу не уменьшает. На «Доходах минус расходы» стоимость товара идёт в расходы, когда он оплачен поставщику и продан, поэтому нужно знать, что продано и почём было куплено.

Как ведётся учёт товаров ИП на ОСНО?

ИП на ОСНО считает НДФЛ по данным учёта доходов, расходов и хозяйственных операций в порядке, который определяет Минфин (п. 2 ст. 54 НК РФ). Покупка и продажа товара — такие операции, поэтому приход, продажи и остатки нужно фиксировать.

Нужна ли ИП книга учёта товаров?

Единой обязательной формы книги учёта товаров для ИП в России нет. Обязательны книги учёта доходов (и расходов) по вашему налоговому режиму, а товарный учёт можно вести в тетради, таблице или программе.

Как вести учёт товаров ИП самостоятельно?

Записывайте приход с ценой закупки, каждую продажу, списания и возвраты, а остаток считайте по формуле: начало плюс приход минус продажи и списания. Раз в месяц сверяйте его с полкой.

Можно ли на УСН «Доходы минус расходы» списать весь закупленный товар сразу?

Нет. Стоимость товаров для перепродажи учитывается в расходах по мере их реализации (пп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ), то есть только за проданную часть. Непроданный остаток попадёт в расходы, когда его продадут.

Итог

ИП может не вести бухгалтерский учёт, но налоговый учёт по своему режиму обязателен: КУДиР на УСН, книга доходов на патенте, книга учёта доходов и расходов и хозяйственных операций на ОСНО. На УСН «Доходы минус расходы» без учёта товара не обойтись — закупка идёт в расходы только по мере продажи. На других режимах товарный учёт налогу не нужен, но нужен вам: он показывает прибыль, остатки и то, что пора закупить.

Источники: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (п. 1 ч. 2 ст. 6; ред. от 15.12.2025); Налоговый кодекс РФ, часть первая (п. 2 ст. 54) и часть вторая (пп. 23 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17, п. 1 и 2 ст. 346.18, ст. 346.24, п. 3 и 7 ст. 346.43, пп. 1 п. 6 ст. 346.45 в ред. Федерального закона от 28.11.2025 № 425-ФЗ, п. 1 ст. 346.53; ред. от 04.08.2026); приказ Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002 «Об утверждении Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей» (сверено 25.09.2026).