Закупка товара для магазина: сколько и когда заказывать

Закупка — главное решение в небольшом магазине: от неё зависит, будет ли товар на полке и останутся ли деньги на следующий заказ. Если закупать «на глаз» или «на все деньги», легко получить сразу две беды: ходовой товар кончается, а то, что не продаётся, лежит коробками. Ниже — как посчитать закупку на пальцах: сколько заказывать, когда и на какую сумму.

Статья для владельца магазина или отдела, точки на рынке, шоурума, продавца в соцсетях. Для расчёта хватит записей о приходе и продажах — в тетради, кассе, таблице или программе.

Главная мысль: закупайте по скорости продаж и сроку поставки

У каждой закупки два вопроса — когда заказывать и сколько. На оба отвечают два числа:

• сколько товара уходит в день — скорость продаж;
• сколько дней товар добирается до полки — срок поставки.

Всё остальное из них выводится: на сколько дней хватит остатка, в какой момент заказывать, сколько брать. Дальше — четыре шага на одном примере с круглыми цифрами.

Шаг 1. Скорость продаж по дням, когда товар был в наличии

Пример: за 30 дней продали 100 кепок, но 5 дней их не было на полке. Скорость — 100 ÷ 25 = 4 шт. в день. Если делить на все 30 дней, выйдет около 3,3 шт.: товар покажется медленнее, чем есть, и вы снова недозакажете.

Дни без товара — не дни без спроса: покупатели приходили, но купить было нечего. Поэтому такие дни из расчёта убирают.

Шаг 2. На сколько дней хватит остатка

На полке и в подсобке 36 кепок: 36 ÷ 4 = 9 дней. Остаток в штуках сам по себе ничего не говорит, а в днях сразу видно, что кончится первым. Подробнее — в статье про дни покрытия остатка.

Шаг 3. Когда заказывать: точка заказа

Заказывать нужно не когда «выглядит мало», а когда остатка хватит ровно на время поставки плюс небольшой запас.

Срок поставки — от решения заказать до товара на полке: поставщик собирает заказ, везёт, вы принимаете и выкладываете. Если сами ездите на оптовый рынок раз в неделю, срок — это дни до ближайшей поездки плюс время на выкладку.

Запас на всякий случай страхует от ускорения продаж и задержки поставщика. Проще всего задать его в днях продаж:

Пример: поставка идёт 6 дней, запас — 3 дня.

Остаток как раз 36 — заказывать пора сегодня. Способы посчитать запас точнее — в статье про страховой запас, подробности о самой точке — в разборе точки дозаказа. Прикинуть без ручного счёта можно в калькуляторе точки дозаказа.

Шаг 4. Сколько заказать

Заказ должен покрыть продажи, пока партия едет, и дальше до следующей закупки, плюс запас. Из этого вычитают то, что уже лежит, и то, что уже заказано и едет.

Пример: вы закупаетесь раз в две недели, то есть следующая закупка через 14 дней, а в пути ничего нет.

Проверим. Пока партия едет 6 дней, уйдёт 24 кепки и останется 12 — ровно запас. Придут 56, на полке станет 68, а это 17 дней продаж: 14 до следующей закупки и 3 дня запаса.

Если 20 кепок уже заказаны и едут, вычтите их — заказ станет 36 шт. Без этого легко оплатить один и тот же товар дважды.

Первая закупка: когда истории продаж нет

В новом магазине или с новым товаром скорость считать не по чему. Здесь работает другое правило: небольшая партия и быстрый дозаказ.

• Берите мало, но с возможностью быстро добрать. Заранее узнайте у поставщика минимальный заказ и срок дозаказа. Для первой закупки поставщик, который довезёт следующую партию за несколько дней, часто полезнее того, кто дешевле, но везёт месяц.
• Шире по вариантам, меньше по количеству. Несколько моделей, цветов или размеров понемногу лучше покажут, что берут, чем одна большая партия «на удачу».
• Ведите учёт с первого дня. Записывайте приход и каждую продажу. Через пару недель появится скорость продаж, и дальше закупку можно считать по формуле.
• Не тратьте всё на первую партию. Оставьте деньги на дозаказ того, что пойдёт. Например, из 150 000 ₽ на старт можно взять товара на 100 000 ₽, а 50 000 ₽ держать в резерве. Пропорция — ваше решение, но начинать совсем без резерва рискованно.

Минимальная партия и скидка за объём

Поставщик часто не продаёт меньше коробки или заданной суммы — это минимальная партия (MOQ). Переведите её в дни продаж:

Коробка на 48 кепок при 4 продажах в день — 12 дней, это нормально. Коробка на 200 штук товара, который уходит по 2 шт. в день, — 100 дней: деньги больше трёх месяцев стоят на полке. Что делать в таком случае — договариваться, искать другого поставщика или брать с расчётом на долгий срок, — разобрано в статье про MOQ и объём партии.

Со скидкой за объём та же логика. Кепка стоит 200 ₽, обычно вы берёте 60 шт. на 12 000 ₽ — это 15 дней продаж. Поставщик даёт скидку 10% от 200 шт.:

Зато товара станет на 50 дней вместо 15, а в партии окажется на 24 000 ₽ больше денег, и лежать им на 35 дней дольше. Скидка выгодна, если товар ходовой и продаётся ровно, не портится и не выходит из моды, для него есть место, а эти деньги не нужны на другой ходовой товар. Если из-за крупной партии не хватит денег дозаказать то, что кончается, 4 000 ₽ экономии обойдутся дороже упущенных продаж.

Классический подход к размеру партии — формула Уилсона (EOQ): она ищет партию, при которой расходы на заказы и на хранение вместе минимальны. Для небольшого магазина важнее её логика: чем дороже каждая доставка или поездка за товаром, тем крупнее выгодная партия; чем дороже хранение и деньги, тем она мельче.

Товар, взятый сильно сверх продаж, постепенно превращается в неликвид: деньги в нём заморожены, а продать его удаётся только со скидкой.

Сезонность

Перед сезоном скорость последних недель не подходит: к школе, Новому году или лету продажи многих товаров растут, а после — падают.

• Смотрите продажи того же периода прошлого года, если они записаны. Если нет, начните сезон с партии поменьше и дозаказывайте по свежей скорости.
• Заказывайте заранее, с учётом срока поставки: товар должен стоять на полке к началу спроса. Срок у поставщика перед сезоном уточните — он может отличаться от обычного.
• К концу сезона не дозаказывайте на полный срок до следующей закупки: лучше немного недобрать, чем держать сезонный товар до следующего года.

Бюджет закупки: сначала ходовое

Вопрос «на какую сумму закупать» решается снизу вверх: сначала потребность по каждому товару в штуках, потом в деньгах.

1. Посчитайте, сколько заказать по каждому товару, как в шаге 4.
2. Умножьте на закупочную цену и сложите — это полная потребность.
3. Сравните с суммой, которую можно потратить, не трогая резерв.

Если денег меньше, не урезайте всем поровну. Сначала полностью закройте товары, которые дают основную выручку, — группу A по ABC-анализу, затем группу B. Хвост C — по остаточному принципу или минимальной партией.

Пример: по группе A нужно 60 шт. × 300 ₽ = 18 000 ₽, по B — 40 шт. × 250 ₽ = 10 000 ₽, по C — 30 шт. × 400 ₽ = 12 000 ₽. Всего 40 000 ₽, а в бюджете 30 000 ₽. Урезать всё на четверть — значит недовезти и ходовой товар. Лучше закрыть A и B полностью за 28 000 ₽, а на оставшиеся 2 000 ₽ взять самое нужное из C или оставить их в резерве.

Товары, которых и так хватит на месяцы вперёд, в закупку не включайте: их не дозаказывают, а распродают, и деньги из них нужнее на ходовое.

Частые ошибки

• Закупать на глаз. «В прошлый раз хватило» — не расчёт: скорость продаж меняется.
• Закупать на все деньги. Когда ходовой товар закончится, дозаказать будет не на что.
• Считать продажи по всем дням. Дни, когда товара не было, занижают скорость, и заказ выходит меньше нужного.
• Забыть про то, что уже едет. Итог — двойной заказ и лишний товар.
• Брать объём ради скидки. Экономия на цене бывает меньше, чем стоят деньги, которые встали на полке.
• Повторять прошлый заказ один в один. Если продажи выросли или упали, старый объём уже не подходит.
• Держать хвост «чтобы было». Товар, который продаётся раз в месяц, отнимает деньги у того, что продаётся каждый день.
• Не считать дорогу и выкладку. Товар в машине или в нераспакованной коробке ещё не продаётся.

Порядок закупки по шагам

1. Посчитайте продажи в день по каждому товару — только по дням, когда он был в наличии.
2. Разделите остаток на продажи в день — узнаете, на сколько дней его хватит.
3. Сравните остаток с точкой заказа: продажи за срок поставки плюс запас. Всё, что на уровне точки или ниже, — в заказ.
4. Посчитайте количество: продажи в день × (срок поставки + дни до следующей закупки) + запас − остаток − то, что едет.
5. Округлите до упаковки поставщика и проверьте, на сколько дней выходит партия.
6. Переведите заказ в деньги, сравните с бюджетом и урезайте с хвоста, а не с ходового.

Как это считает Veloseller

Veloseller делает эти расчёты по каждому товару: скорость продаж по дням в наличии, покрытие в днях — на сколько хватит остатка, точку заказа — и собирает товары, которые пора заказать, в список «Закупить». Каждый день приходит сводка в Telegram. Интеграции не нужны: на «Умном учёте», складе прямо в сервисе, приход и продажи вносят фразой («пришло 20 кепок», «продал 3 кепки»), голосом, фото накладной или через Telegram-бота, а остатки меняются после подтверждения. Бесплатно — 1 склад и до 50 товаров, бессрочно. Veloseller не касса и не бухгалтерия: чеки и отчётность ведутся отдельно. Подробнее — на странице программы учёта товаров для малого бизнеса.

Частые вопросы

Сколько товара закупать в магазин?

Столько, чтобы хватило на время поставки и до следующей закупки, плюс небольшой запас, минус остаток и то, что уже едет. Скорость продаж считайте только по дням, когда товар был в наличии.

Как рассчитать закупку товара?

Умножьте продажи в день на сумму срока поставки и дней до следующей закупки, прибавьте запас на всякий случай и вычтите остаток и товар в пути. Например, 4 × (6 + 14) + 12 − 36 = 56 шт.

На какую сумму закупать товар?

Посчитайте потребность в штуках по каждому товару, умножьте на закупочную цену и сложите. Если денег меньше, сначала полностью закройте ходовой товар, хвост берите по остатку и сохраните резерв на срочный дозаказ.

Как часто закупать товар?

Не строго по календарю, а когда остаток дошёл до точки заказа. Интервал между закупками выбирайте сами: чем он длиннее, тем крупнее каждая партия и тем больше денег лежит в товаре.

Сколько товара брать в первую закупку?

Немного — столько, чтобы проверить спрос, и у поставщика, который быстро довезёт следующую партию. Через пару недель учёта появится скорость продаж, и дальше закупку можно считать по формуле.

Выгодно ли брать больше ради скидки поставщика?

Только если товар ходовой и продаётся ровно, не портится и не выходит из моды, а деньги на крупную партию не нужны для другого ходового товара. Переведите партию в дни продаж и сравните экономию с тем, чем рискуете.

Итог

Закупка на пальцах держится на четырёх числах: продажи в день по дням в наличии, срок поставки, запас на всякий случай и интервал до следующей закупки. Из них получаются точка заказа и объём партии. Первую закупку делайте небольшой и дозаказывайте быстро, скидку за объём переводите в дни продаж, а бюджет начинайте с ходового товара, а не с хвоста.

Источники: формулы скорости продаж, дней покрытия, страхового запаса, точки заказа и объёма закупки, формула Уилсона (EOQ) и ABC-анализ — общепринятые методики управления запасами, числовые примеры расчётные; справка Veloseller — «Умный учёт», «Закупить», «Тарифы и лимиты» (сверено 25.09.2026).