Управление товарными запасами: методы, модели и формулы

Управление товарными запасами — это расчёт того, сколько товара держать и когда его докупать, и контроль, чтобы остаток не уходил ни в дефицит, ни в излишек. Ошибиться можно в обе стороны: лишний запас замораживает деньги, а нехватка оборачивается пустой полкой и потерянными продажами.

Что такое товарный запас и зачем им управлять

Товарный запас — это товар, который уже куплен, но ещё не продан: на своём складе, в магазине, в пути от поставщика или на складе маркетплейса. В деньгах его считают по себестоимости, в работе — в штуках и днях продаж. Как вести такой учёт в небольшом магазине без сложных систем — в статье учёт товаров в маленьком магазине.

Управлять запасом — значит держать баланс между двумя видами потерь:

• Деньги. Каждая лишняя единица — это оборотные средства, которые не работают, плюс хранение и риск уценки. Товар, который не продаётся месяцами, превращается в неликвид.
• Дефицит. Когда товар кончился, покупатель уходит к другому продавцу, а на маркетплейсе карточка ещё и теряет позиции в поиске.

Идеального запаса «на всякий случай» не бывает. Бывает запас, рассчитанный под скорость продаж, срок поставки и деньги, которые вы готовы в него вложить.

Цели и задачи управления запасами

Цель — продавать без перебоев и держать в товаре не больше денег, чем нужно для этих продаж. На практике это пять задач:

• Не допускать дефицита ходовых товаров: следить за остатком и заказывать до того, как товар кончится.
• Не замораживать деньги: не закупать сверх нормы и вовремя распродавать то, что залежалось.
• Планировать закупки под скорость продаж, сроки поставки, сезон и бюджет.
• Держать точный учёт: без верных остатков ошибаются все расчёты.
• Снижать издержки хранения: плату за склад, потери на уценке и списании. Из чего складывается полная цена запаса — в статье о скрытых издержках запаса.

Виды запасов

• Текущий — покрывает продажи между двумя поставками. Это основная часть остатка.
• Страховой — резерв на скачок спроса или задержку поставки. В идеале его почти не трогают.
• Сезонный — запас, который копят заранее под пик: Новый год, школьный сезон, дачный сезон.
• В пути — оплачен или отгружен поставщиком, но ещё не пришёл. Его обязательно учитывают при расчёте заказа.
• Неликвид — товар, который не продаётся или лежит намного дольше нормы. Его перестают пополнять и распродают.

Ключевые показатели и формулы

Все показатели считают по каждому SKU отдельно: в среднем по ассортименту избыток одного товара прячет дефицит другого.

Скорость продаж

Скорость продаж — сколько единиц товар продаёт в день. Делить продажи нужно не на все дни периода, а только на дни, когда товар был в наличии. Иначе дни с пустым складом занизят скорость, а за ней и заказ.

Пример: за 30 дней продано 240 штук, но 6 дней товара не было. Скорость — 240 ÷ 24 = 10 штук в день, а не 8. Подробно — в статье о скорости продаж.

Запас в днях (дни покрытия)

Товарный запас в днях показывает, на сколько дней хватит остатка при текущей скорости продаж. Штуки без скорости ничего не говорят.

Пример: 300 штук при скорости 10 штук в день — это 30 дней. Какой порог считать нормой и где ошибаются — в статье про дни покрытия.

Оборачиваемость

Оборачиваемость показывает, как быстро запас превращается в продажи. Её считают в днях или в разах за период, и запас, и продажи — по себестоимости.

Пример: за квартал (90 дней) продано товара на 1 800 000 ₽ по себестоимости, средний запас — 600 000 ₽. Продажи в день — 20 000 ₽, оборачиваемость — 30 дней, или 3 оборота за квартал. Разбор обеих формул — в статье об оборачиваемости запасов.

Страховой запас

Страховой запас закрывает колебания спроса и задержки поставки. Простой способ — задать число страховых дней:

Пример: 10 штук в день × 5 страховых дней = 50 штук.

Если спрос сильно скачет, резерв считают через разброс продаж:

Здесь σ — стандартное отклонение продаж в день, Z — коэффициент уровня сервиса: чтобы с вероятностью 95% не остаться без товара за время поставки, берут Z около 1,65. Пример: σ = 4 штуки, срок поставки 16 дней, страховой запас — 1,65 × 4 × 4 = 26,4, то есть 27 штук. Другие способы расчёта — в статье про минимальный остаток.

Точка заказа

Точка заказа — остаток, при котором пора оформлять новый заказ, чтобы товар приехал раньше, чем кончится страховой запас.

Пример: 10 штук в день × 14 дней + 50 = 190 штук. Как только остаток опустился до 190, заказываете. Подробно — в статье о точке дозаказа, посчитать можно в калькуляторе точки дозаказа.

Размер заказа: EOQ и MOQ

Сколько заказывать за раз, зависит от потребности до следующей поставки, экономики заказа и условий поставщика. Потребность считают так:

Пример: 10 × (14 + 30) + 50 − 120 − 0 = 370 штук.

Формула Уилсона (EOQ) ищет размер партии, при котором сумма затрат на оформление заказов и на хранение минимальна:

Пример: спрос 4 800 штук в год, один заказ обходится в 2 000 ₽, хранение единицы — 30 ₽ в год. EOQ = √(2 × 4 800 × 2 000 ÷ 30) = √640 000 = 800 штук. Где формула работает, а где нет — в статье о формуле Уилсона.

MOQ — минимальная партия, которую готов отгрузить поставщик. Если она больше вашей потребности, посчитайте, во что обойдётся лишний запас, прежде чем соглашаться на скидку за объём. Как это сделать — в статье про MOQ и объём партии.

Упущенная выручка

Упущенная выручка — цена дефицита в рублях: сколько вы недополучили, пока товара не было.

Пример: 10 штук в день × 6 дней × 1 500 ₽ = 90 000 ₽. Подробнее — в статье о потерянной выручке из-за out-of-stock, быстрый расчёт — в калькуляторе потерянной выручки.

GMROI

GMROI — валовая прибыль на рубль, вложенный в запас. Он связывает маржу и оборачиваемость в одну цифру.

Пример: за год валовая прибыль по группе — 900 000 ₽, средний запас — 600 000 ₽, GMROI = 1,5. Каждый рубль в запасе принёс за год полтора рубля валовой прибыли. Как читать и сравнивать — в статье о GMROI.

Модели управления запасами: Q, P и min-max

Модель пополнения отвечает на вопрос, что фиксировать: размер заказа или его дату. Классических вариантов три. В учебниках логистики их называют системами управления запасами: с фиксированным размером заказа, с фиксированным интервалом времени между заказами и «минимум-максимум».

Модель с фиксированным размером заказа (Q-модель)

Остаток отслеживают постоянно. Как только он доходит до точки заказа, заказывают одну и ту же партию — например, EOQ или MOQ поставщика. Дата заказа при этом плавает: при высоком спросе заказываете чаще, при низком — реже.

Когда подходит: для важных товаров со стабильным спросом, если остатки видны каждый день, а поставщик принимает заказы в любой момент. Минус — нужен ежедневный контроль остатков.

Модель с фиксированным интервалом (P-модель)

Заказ делают по расписанию — например, раз в две недели. Размер каждый раз разный: столько, чтобы довести запас до целевого уровня.

Пример: интервал 14 дней, срок поставки 7 дней, скорость 20 штук в день, страховой запас 60 штук. Целевой уровень — 20 × 21 + 60 = 480 штук. На складе 150, в пути 100 — заказываете 230.

Когда подходит: когда у одного поставщика много позиций и выгодно собирать их в один заказ или когда поставки идут по графику — например, по слотам на склад маркетплейса. Минус — между проверками спрос может вырасти, поэтому страховой запас нужен больше, чем в Q-модели.

Min-max

Гибрид двух моделей. Задают два уровня: минимум — обычно он равен точке заказа — и максимум. Когда остаток опускается до минимума, заказывают столько, чтобы дойти до максимума.

Пример: минимум 190, максимум 490, на складе 180, в пути ничего. Заказ — 310 штук. Такую схему поддерживают многие учётные системы, и её легко объяснить закупщику.

Какую модель выбрать

• Товары группы A со стабильным спросом — Q-модель или min-max с частой проверкой остатков.
• Много мелких позиций одного поставщика — P-модель: один заказ по графику.
• Поставки строго по датам — P-модель, даже для важных товаров.
• Новинки и товары с рваным спросом — min-max с осторожным максимумом и регулярным пересмотром норм.

Методы анализа: ABC, XYZ и ABC-XYZ

Одинаково внимательно следить за тысячей SKU невозможно. Методы анализа делят ассортимент на группы: где нужен плотный контроль, а где хватит простых правил.

ABC-анализ ранжирует товары по вкладу в выручку или прибыль. Товары сортируют по убыванию и считают накопленную долю. Границы групп — условность; чаще всего их ставят на 80% и 95%: A — товары, которые дают первые 80% выручки, B — следующие 15%, C — последние 5%.

XYZ-анализ делит товары по стабильности спроса — насколько продажи скачут от недели к неделе или от месяца к месяцу. Мера разброса — коэффициент вариации:

Пороги тоже условные, чаще всего берут 10% и 25%: X — до 10% (спрос стабильный), Y — от 10 до 25%, Z — выше 25% (спрос непредсказуемый). Как посчитать по шагам — в статье про XYZ-анализ и коэффициент вариации.

ABC-XYZ совмещает обе оценки в матрицу из 9 групп, и она подсказывает политику по запасу:

• AX, AY — главные и предсказуемые товары. Их держат без дефицита и пополняют часто, страховой запас умеренный.
• AZ, BZ — важные, но с рваным спросом. Нужен больший страховой запас и частый пересмотр прогноза.
• BX, BY — середина ассортимента: стандартные нормы и плановое пополнение.
• CX, CY — второстепенные стабильные товары. Хватает простых правил и P-модели.
• CZ — мало продаж и непредсказуемый спрос. Кандидаты на заказ под спрос или вывод из ассортимента.

Разбор матрицы с примерами — в статье об ABC и XYZ-анализе.

Процесс управления запасами по шагам

1. Учёт. Точные остатки по каждому SKU и месту хранения, движения товара и товар в пути. Без этого все формулы считают ошибку. Учёт регулярно сверяют с фактом — как провести такую сверку, разобрано в статье об инвентаризации товара.
2. Прогноз. Ожидаемая скорость продаж на период поставки с поправкой на сезон и тренд. Простые методы — в статье о прогнозе спроса.
3. Нормы. Для каждого SKU или группы — страховой запас, точка заказа и целевой запас в днях.
4. Заказ. Размер партии с учётом остатка, товара в пути, MOQ и бюджета. Если денег на всё не хватает, первыми пополняют товары группы A.
5. Контроль. Регулярно проверяйте дни покрытия, дефициты и упущенную выручку, реже — оборачиваемость и GMROI по группам.
6. Работа с неликвидом. Товар, который лежит дольше нормы, не пополняют: снижают цену, запускают акцию, возвращают поставщику или списывают.

Для организаций сверка учёта с фактом — ещё и требование закона о бухгалтерском учёте:

Правильный товарный запас: как понять, что его столько, сколько нужно

Правильный запас — не одна цифра на весь магазин, а коридор для каждого SKU. В нормальном режиме остаток на складе колеблется между страховым запасом (прямо перед приходом поставки) и страховым запасом плюс партия (сразу после прихода). В днях это выглядит так:

Пример: скорость 10 штук в день, страховой запас — 5 дней, партия — 300 штук, то есть 30 дней продаж. Норма — от 5 до 35 дней. Если по товару 60 дней запаса, лишнее — около 25 дней продаж, или 250 штук.

Признаки, что запаса слишком много:

• запас в днях выше верхней границы коридора;
• оборачиваемость медленнее, чем у похожих товаров, и продолжает замедляться;
• GMROI падает от периода к периоду;
• по товару давно не было продаж.

Признаки, что запаса мало:

• остаток ниже точки заказа, а заказ ещё не оформлен;
• дни с нулевым остатком повторяются, упущенная выручка растёт.

Товарный запас магазина целиком считают в деньгах:

Пример: запас на 1 200 000 ₽ при продажах 40 000 ₽ в день по себестоимости — это 30 дней. Для бюджета цифра полезна, но закупку решают по SKU: «30 дней в среднем» может означать 0 дней у хитов и 200 у неликвида.

Оптимизация товарных запасов: как сократить лишнее без дефицита

Оптимизировать запас — значит убрать лишнее там, где его много, и не допустить пустой полки там, где товар продаётся. При ровных продажах средний запас по товару считается так:

Пример: страховой запас — 50 штук, партия — 300 штук. В среднем на складе лежит 50 + 150 = 200 штук. Если заказывать вдвое чаще по 150 штук, средний запас — 50 + 75 = 125 штук. При себестоимости 800 ₽ из товара высвобождается 75 × 800 = 60 000 ₽.

Что сокращает запас без дефицита:

1. Распродайте излишек и неликвид. Сравните запас в днях с коридором нормы по каждому SKU: всё, что выше верхней границы, распродают без дозаказа. Как это делать — в статье о неликвидном товаре.
2. Заказывайте чаще и меньше. Меньшая партия снижает средний запас, как в примере выше. Цена — больше заказов и поставок: сравните экономию с затратами на каждый заказ по формуле Уилсона.
3. Сократите срок поставки. Страховой запас растёт вместе с корнем из срока поставки. При σ = 4 штуки и Z = 1,65 срок 16 дней требует резерва в 27 штук, а 7 дней — 18 штук.
4. Задайте разный уровень сервиса по группам. Высокий — для главных товаров группы A, для второстепенных хватит меньшего. В том же примере резерв на 95% (Z ≈ 1,65) — 27 штук, на 90% (Z ≈ 1,28) — 21 штука.

На маркетплейсе излишек часто ещё и платный: за долгое хранение на складе площадки берут плату. Как считать её на единицу товара — в статье о платном хранении и неликвиде.

Как оценить эффективность управления запасами

Управление работает, если товара хватает на продажи, а денег в нём не больше, чем нужно. Это проверяют по нескольким показателям, у каждого свой ритм:

Долю излишка считают в деньгах по себестоимости:

Пример: запас на 1 200 000 ₽, из них сверх верхней границы нормы — 300 000 ₽. Доля излишка — 25%: четверть денег в товаре лежит сверх того, что нужно для продаж до следующих поставок.

Смотрите на динамику, а не на одно значение. Оборачиваемость 45 дней сама по себе ни хороша, ни плоха, а рост с 30 до 45 дней за квартал при тех же продажах значит, что запас копится.

Типичные ошибки

• Скорость по всем дням периода. Дни без товара занижают скорость, и каждый следующий заказ снова оказывается мал.
• Одна норма на весь ассортимент. Правило «держим запас на месяц» для хита и для товара, который продаётся раз в неделю, даёт дефицит в одном месте и избыток в другом.
• Забытый товар в пути. Заказ без учёта уже оплаченной партии — прямой путь к двойной закупке.
• Заказ по MOQ без расчёта. Скидку за объём может съесть хранение и замороженные деньги.
• Запас только в штуках. Сто штук дешёвого и сто штук дорогого товара — разные деньги и разный риск.
• Нормы, которые не пересматривают. Сменились сезон, поставщик или цена — пересчитайте страховой запас и точку заказа.
• Ожидание, что неликвид продастся сам. Чем дольше товар лежит, тем дороже хранение и глубже скидка при распродаже.

Системы управления товарными запасами: таблица, учётная система или сервис

Система управления запасами — это правила из разделов выше плюс инструмент, который регулярно считает цифры. Инструментов три.

• Таблица Excel. Бесплатно и гибко, подходит для небольшого ассортимента: остатки, продажи и нормы лежат в одном месте, а формулы сами пересчитывают запас в днях и точку заказа. Минусы — ручное обновление остатков, ошибки в формулах и нет истории дней без товара. Где таблица начинает подводить — в статье об учёте в Excel или сервисе.
• Учётная система. Документы, остатки по складам, бухгалтерия; нормы запаса и сигналы к закупке часто приходится настраивать отдельно.
• Сервис аналитики. Берёт остатки из учёта или маркетплейса и сам считает показатели по каждому SKU. Учёт документов при этом остаётся в учётной системе.

Veloseller — такой сервис для продавцов WB и Ozon. Он подключает по API-ключу склады маркетплейсов — ваш (FBS) и склады площадок (FBO), — а также товарный фид или склад в «Умном учёте», раз в сутки обновляет остатки и по ним считает скорость продаж по дням в наличии, покрытие в днях, точку заказа и упущенную выручку. Результат — списки «Закупить», «Распродать» и «Низкий остаток», блок «Излишек» и ABC-анализ по выручке; XYZ-анализа в сервисе нет. Бесплатный тариф — 1 склад и 50 SKU, посмотреть без регистрации можно в демо.

Частые вопросы

Что такое управление запасами?

Это работа по поддержанию такого остатка товара, при котором продажи не прерываются и деньги не замораживаются сверх нужного. В неё входят учёт, прогноз, нормы запаса, заказы и контроль.

Какие методы управления запасами существуют?

Для анализа ассортимента используют ABC (вклад в выручку), XYZ (стабильность спроса) и их сочетание ABC-XYZ. Для пополнения считают страховой запас, точку заказа и размер партии, например по формуле Уилсона.

Какие есть модели и системы управления запасами?

Классические модели — с фиксированным размером заказа (Q-модель), с фиксированным интервалом между заказами (P-модель) и min-max. Первая фиксирует объём, вторая — дату заказа, третья задаёт нижнюю и верхнюю границы остатка. В учебниках логистики их называют системами управления запасами. В бизнесе системой называют и инструмент, который ведёт остатки и считает нормы: таблицу, учётную программу или сервис.

Как рассчитать товарный запас в днях?

Разделите остаток на среднюю скорость продаж в день, посчитанную только по дням, когда товар был в наличии. 300 штук при продажах 10 штук в день — это 30 дней запаса.

Как определить правильный товарный запас?

Задайте для каждого SKU коридор: снизу — страховой запас, сверху — страховой запас плюс одна партия. Запас выше коридора — лишние деньги в товаре, остаток ниже точки заказа без оформленного заказа — риск дефицита.

Как сократить товарный запас без дефицита?

Распродайте то, что лежит выше нормы, и перестаньте пополнять неликвид. Заказывайте чаще и меньшими партиями, договоритесь о более коротком сроке поставки, а высокий уровень сервиса держите только для главных товаров. Средний запас снизится, а ходовые позиции останутся в наличии.

Как вести учёт товарных запасов?

Фиксируйте каждое движение — приход, продажу, возврат, списание — по каждому SKU и месту хранения и учитывайте товар в пути. Регулярно сверяйте учёт с фактическим пересчётом, чтобы расхождения не копились.

Каким образом таблицы облегчают управление товарными запасами?

Формулы сами считают запас в днях и точку заказа, условное форматирование подсвечивает товары ниже точки заказа, а сортировка помогает разбить ассортимент на группы ABC. Остатки и продажи в таблицу приходится вносить вручную. Готовый шаблон с подсветкой «мало осталось» — в статье таблица учёта товаров в Excel.

Источники: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», ст. 11; формулы и модели (скорость продаж, дни покрытия, оборачиваемость, страховой запас, точка заказа, EOQ, Q- и P-модели, min-max, ABC- и XYZ-анализ) — общепринятые методики управления запасами, числовые примеры расчётные (сверено 25.09.2026).