Таблица учёта товаров в Excel: приход, расход, остаток

Таблица учёта товаров в Excel — самый простой способ для небольшого магазина или склада перейти от тетради к формулам: остаток, сумма в товаре и выручка считаются сами. Ниже — как собрать её из трёх листов, какие формулы вписать, как добавить выпадающий список и подсветку «мало осталось» и что меняется в Google Таблицах. Собрать её можно по описанию в пустой книге или сразу скачать готовый шаблон — с теми же листами, формулами и образцом за сентябрь.

Как устроена таблица: три листа

Учёт в Excel держится на простом правиле: руками вы записываете только события, а остатки считают формулы. Для этого книге нужны три листа.

• Товары — справочник: что вы продаёте, почём покупаете и почём продаёте.
• Движение — журнал: каждая операция с товаром одной строкой.
• Остатки — только формулы: сколько осталось каждого товара и на какую сумму.

Остаток руками не перебивают. Если он не сходится с полкой, в журнал добавляют строку-поправку, и история остаётся видна.

Лист «Товары»: справочник

Первая строка — заголовки, данные начинаются со второй. Столбцы:

• A — Артикул: короткий уникальный код, например А-001;
• B — Название с отличиями: размер, цвет, объём;
• C — Единица: шт, кг, упак;
• D — Себестоимость единицы, ₽: закупка плюс доставка;
• E — Цена продажи, ₽;
• F — Минимальный остаток: сколько должно лежать, чтобы не остаться без товара до следующей поставки.

Образец двух строк:

• А-001; Рубашка льняная, M; шт; 900; 1 800; 10
• А-002; Кепка чёрная; шт; 300; 700; 10

Артикул — главное поле. По нему формулы находят товар в журнале, поэтому у каждого товара свой артикул, без повторов и лишних пробелов. Как подобрать минимальный остаток по скорости продаж и сроку поставки, объясняет статья о днях покрытия.

Лист «Движение»: журнал прихода и расхода

Сюда записывают всё, что происходит с товаром. Столбцы:

• A — Дата: вводите датой, например 01.09.2026, а не текстом, иначе итоги за месяц не посчитаются;
• B — Артикул;
• C — Название: подставляется формулой;
• D — Тип операции: приход, продажа, возврат или списание;
• E — Количество: всегда положительное число, направление задаёт тип;
• F — Цена за единицу: для прихода — закупочная, для продажи и возврата — цена продажи;
• G — Комментарий: номер накладной, «брак», «подарок», «пересчёт»;
• H — Сумма: формула;
• I — Себестоимость операции: формула.

Остатки на старт вносятся приходом с комментарием «остаток на старт». Результат пересчёта — тоже обычными строками: излишек приходом, недостача списанием, в комментарии «пересчёт». Как провести сам пересчёт — в статье об инвентаризации товара.

Выпадающий список типов операций

Формула сравнивает текст буквально: «продано» или «продажа» с лишним пробелом в конце для неё другое слово, и такая строка молча выпадет из остатка. Поэтому тип операции выбирают из списка:

1. Выделите столбец D со второй строки, например D2:D5000.
2. Откройте «Данные» → «Проверка данных» и на вкладке «Параметры» выберите тип «Список».
3. В поле «Источник» впишите приход;продажа;возврат;списание и нажмите «ОК».

Название по артикулу: ВПР или ПРОСМОТРX

В C2 впишите формулу и протягивайте её вниз вместе с новыми строками:

ВПР ищет артикул в первом столбце справочника и возвращает название из второго, 0 в конце означает точное совпадение. В Excel 2021 и Microsoft 365 то же делает ПРОСМОТРX, и искомый столбец в ней не обязан быть первым:

Польза не только в удобстве. Если вместо названия появилось «нет в справочнике», артикул введён с ошибкой, и строка не попадёт в остаток.

Сумма и себестоимость операции

В H2 — сумма операции:

В I2 — себестоимость операции по цене из справочника:

Эти два столбца понадобятся для выручки и прибыли за месяц. Образец журнала за сентябрь (дата; артикул; тип; количество; цена; комментарий):

1. 01.09.2026; А-001; приход; 20; 900; остаток на старт
2. 01.09.2026; А-002; приход; 30; 300; остаток на старт
3. 04.09.2026; А-001; продажа; 3; 1 800
4. 06.09.2026; А-002; продажа; 12; 700
5. 12.09.2026; А-001; возврат; 1; 1 800; не подошёл размер
6. 15.09.2026; А-002; списание; 1; без цены; брак
7. 18.09.2026; А-002; приход; 20; 300; накладная № 41
8. 22.09.2026; А-001; продажа; 10; 1 800

Лист «Остатки»: формулы СУММЕСЛИМН

Каждая строка — один товар из справочника. Формулы пишутся во второй строке и протягиваются вниз на столько строк, сколько товаров в справочнике. Столбцы:

• A — Артикул: =Товары!A2
• B — Название: =Товары!B2
• C — Приход
• D — Продано
• E — Возвраты
• F — Списано
• G — Остаток
• H — Себестоимость: =Товары!D2
• I — Сумма остатка
• J — Минимум: =Товары!F2

Приход в C2 — сумма количеств по строкам журнала с этим артикулом и типом «приход»:

Первый аргумент — что складывать, дальше пары «где искать — что искать»: артикул из A2 и тип операции. В D2, E2 и F2 — та же формула, только вместо "приход" стоят "продажа", "возврат" и "списание".

Остаток в G2 — приход минус продажи минус списания плюс возвраты:

Сумма остатка в деньгах — в I2:

Итог по всему товару — в свободной ячейке вне столбца I, например в M8: =СУММ(I2:I500). Четыре СУММЕСЛИМН можно собрать и в одну формулу остатка, но с отдельными столбцами ошибку найти проще.

Проверка на образце. Рубашка А-001: пришло 20, продано 3 + 10 = 13, вернули 1, списаний нет — остаток 20 − 13 + 1 − 0 = 8 штук на 8 × 900 = 7 200 ₽. Кепка А-002: пришло 30 + 20 = 50, продано 12, списана 1 — остаток 50 − 12 − 1 = 37 штук на 37 × 300 = 11 100 ₽. Всего в товаре 18 300 ₽.

Подсветка «мало осталось»

1. На листе «Остатки» выделите остатки в столбце G, например G2:G500.
2. Откройте «Главная» → «Условное форматирование» → «Создать правило» и выберите «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек».
3. Впишите формулу ниже, нажмите «Формат» и выберите заливку, например красную.

Теперь товар, которого осталось не больше минимума, окрашивается сам. В образце это рубашка: 8 штук при минимуме 10. Если минимум не заполнен, подсветятся только позиции с нулевым или отрицательным остатком.

Выручка и валовая прибыль за месяц

Справа на листе «Остатки», например в столбцах L и M, соберите итоги периода. В M1 впишите первую дату периода, в M2 — последнюю: 01.09.2026 и 30.09.2026.

Выручка — продажи минус возвраты за период, в M3:

Себестоимость проданного — в M4: та же формула, только вместо Движение!H:H в обеих частях стоит Движение!I:I.

Валовая прибыль — в M5:

Списания за период в деньгах — в M6:

На образце: продажи — 13 × 1 800 + 12 × 700 = 31 800 ₽, минус возврат 1 800 ₽, выручка — 30 000 ₽. Себестоимость проданного — 13 × 900 + 12 × 300 − 900 = 14 400 ₽. Валовая прибыль — 30 000 − 14 400 = 15 600 ₽, списано товара на 300 ₽.

Валовая прибыль — ещё не чистая: из неё платят аренду, зарплату, налоги и остальные расходы. Чем она отличается от наценки и маржинальности, разобрано в статье о марже и наценке.

Одна тонкость: себестоимость берётся из справочника. Если закупочная цена изменилась и вы обновили её в «Товарах», прошлые месяцы тоже пересчитаются по новой цене. Поэтому итоги закрытого месяца сохраняйте значениями: скопируйте ячейки и вставьте их в соседние столбцы через «Вставить значения».

Таблица учёта товаров в Google Таблицах

Та же структура работает в Google Таблицах, логика формул не меняется. Отличия — в названиях и меню.

• Названия функций. Русские СУММЕСЛИМН, ВПР и ЕСЛИОШИБКА работают, если в меню «Файл» → «Настройки таблицы» снят флажок «Всегда использовать названия функций на английском языке». Иначе пишите английские: SUMIFS, VLOOKUP, XLOOKUP, IFERROR, SUM.
• Разделитель аргументов. Зависит от региональных настроек таблицы: для России — точка с запятой, для США — запятая. Формула прихода в английском варианте: =SUMIFS(Движение!E:E,Движение!B:B,A2,Движение!D:D,"приход").
• Выпадающий список. «Вставка» → «Раскрывающийся список» или «Данные» → «Настроить проверку данных», критерий «Раскрывающийся список»; четыре типа операций вводятся отдельными пунктами.
• Подсветка. «Формат» → «Условное форматирование», в разделе «Форматирование ячеек» выберите «Ваша формула». Сослаться в правиле на другой лист можно только через ДВССЫЛ (INDIRECT), поэтому минимум и вынесен в столбец J того же листа.
• Телефон и совместный доступ. Таблица открывается в приложении и в браузере, её можно дать продавцу. Но вписывать строки с телефона на ходу всё равно неудобно, а при совместной правке ошибку в чужой строке никто не заметит.

Когда таблица перестаёт справляться

Таблица честно работает, пока ассортимент небольшой и записи ведёт один человек за компьютером. Признаки, что она стала тесной:

• Больше нескольких сотен товаров. Журнал разрастается до тысяч строк, файл тяжелеет, найти ошибочную строку всё труднее.
• Несколько человек пишут одновременно. В Excel появляются копии файла с разными остатками, в Google Таблицах — правки, о которых никто не знает.
• Продажи идут с телефона на точке. Строку в таблицу на ходу не впишешь, и продажи переносят вечером по памяти.
• Ошибки в формулах. Сдвинутый диапазон, затёртая формула, тип операции с опечаткой — и остаток врёт без предупреждения.
• Нужны ответы, а не цифры. Скорость продаж по дням в наличии, на сколько дней хватит товара, что пора заказать — всё это придётся строить отдельно.

Где именно таблица подводит и что должен уметь сервис вместо неё, разобрано в статье учёт остатков: Excel или сервис аналитики. Если таблица пока справляется, её можно развивать: добавить ABC-анализ в Excel и прогноз продаж в Excel. Общий порядок учёта для небольшой точки описан в статье учёт товаров в маленьком магазине.

Как перенести таблицу в Veloseller

Когда таблица стала тесной, перепечатывать её не придётся: в «Умный учёт» Veloseller — склад прямо в сервисе — можно загрузить файл Excel или CSV, например лист «Остатки», сохранённый в CSV.

• Для всего файла выбирается одно действие: «новый товар» — количество станет стартовым остатком, «корректировка» — остаток станет равен числу из файла. Дальше указываете, в каких колонках артикул, название, цена и количество. Строки попадают в Корзину операций и меняют остатки только после подтверждения.
• После переноса продажи и приходы вносятся фразой («продал 3 рубашки»), голосом, фото накладной или через Telegram-бота, а сервис считает скорость продаж, на сколько дней хватит остатка, и ведёт список «Закупить». Бесплатно — 1 склад и 50 товаров, бессрочно; подробнее — на странице программа учёта товаров для малого бизнеса.

Частые вопросы

Как сделать таблицу учёта товаров в Excel?

Сделайте три листа: «Товары» со справочником, «Движение» с журналом операций и «Остатки», где СУММЕСЛИМН складывает приходы, продажи, возвраты и списания по каждому артикулу. Остаток — приход минус продажи минус списания плюс возвраты.

Как вести таблицу учёта прихода и расхода товара?

Каждое событие — отдельная строка в журнале: дата, артикул, тип операции, количество, цена. Тип выбирайте из выпадающего списка, а остаток не правьте руками — его пересчитывают формулы.

Как сделать таблицу учёта продаж товара?

Продажи — это строки журнала с типом «продажа». Выручка за период считается через СУММЕСЛИМН по столбцу суммы с условиями на тип и даты, а валовая прибыль — как выручка минус себестоимость проданного.

Где взять образец таблицы учёта товара?

Структура выше и есть образец: три листа, столбцы и формулы для второй строки. Готовый файл с этими формулами можно скачать бесплатно: сотрите строки образца и впишите свои товары.

Как вести учёт товара в Google Таблицах?

Так же, как в Excel: те же листы и функции. Отличаются меню проверки данных и условного форматирования, а при английских настройках — названия функций и разделитель аргументов.

Как вести таблицу учёта товаров на складе?

Если складов или точек несколько, добавьте в журнал столбец «Склад» и в СУММЕСЛИМН ещё одну пару условий — по складу. Тогда на листе «Остатки» можно держать отдельный остаток для каждого места хранения.

Итог

Таблица учёта товаров в Excel — это справочник, журнал и лист с формулами СУММЕСЛИМН: руками вносятся только события, а остатки, выручка и прибыль считаются сами. Выпадающий список и подстановка названия по артикулу защищают от главных ошибок ввода. Когда товаров становится несколько сотен, а записи идут с телефона, таблицу проще перенести в программу учёта, чем чинить.

Источники: справка Microsoft Support — «Функция СУММЕСЛИМН», «Функция ВПР», «Функция ПРОСМОТРX», «Создание раскрывающегося списка», «Выделение данных в Excel с помощью условного форматирования»; справка «Редакторы Google Документов» — «Как создать раскрывающийся список в ячейке», «Как применять условное форматирование в Google Таблицах», «Как изменить региональные настройки и параметры расчетов»; справка Veloseller «Умный учёт»; расчёты примеров — Veloseller (сверено 25.09.2026).