Инвентаризация товара: как провести на складе и в магазине

Инвентаризация товара — это пересчёт того, что реально лежит на складе или в магазине, и сравнение с учётом. Она находит недостачи, излишки и пересорт, а без точных остатков нельзя правильно закупать. Ниже — когда инвентаризация обязательна по закону, как провести её по шагам, какие документы оформить, как списать результаты и что делать с товаром на складе маркетплейса. Чтобы между пересчётами остатки не расходились, нужен повседневный учёт прихода и продаж — см. учёт товаров в маленьком магазине и таблицу учёта товаров в Excel.

Какие правила действуют с 2025 года

Закон о бухгалтерском учёте требует инвентаризировать активы и обязательства и сопоставлять фактическое наличие с данными учёта (ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Случаи, сроки и порядок организация определяет сама, кроме обязательной инвентаризации — её устанавливают законодательство и федеральные и отраслевые стандарты (ч. 3 ст. 11).

С 1 апреля 2025 года требования к инвентаризации задаёт ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», утверждённый приказом Минфина России от 13.01.2023 № 4н. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина России от 13.06.1995 № 49), на которые до сих пор ссылаются многие инструкции, с этой даты утратили силу по приказу Минфина России от 27.04.2023 № 189.

Стандарт применяют все, кто ведёт бухгалтерский учёт, кроме организаций бюджетной сферы. Индивидуальный предприниматель, который ведёт налоговый учёт доходов или доходов и расходов, вправе не вести бухгалтерский учёт (п. 1 ч. 2 ст. 6 закона № 402-ФЗ). Если ИП этим правом пользуется, порядок из ФСБУ 28/2023 для него — удобный ориентир. Но пересчитывать товар стоит всем: ошибка в остатке переходит в каждый следующий заказ.

Когда инвентаризация обязательна

Кроме случаев из других законов, ФСБУ 28/2023 (п. 15) называет такие:

1. Перед годовой бухгалтерской отчётностью. Запасы при этом можно инвентаризировать не раньше 1 октября отчётного года (п. 16).
2. При передаче активов в аренду, управление, безвозмездное пользование и при их отчуждении — за исключением обычной деятельности. Обычная продажа товара покупателю инвентаризации не требует.
3. При смене материально ответственного лица — по состоянию на день приёмки-передачи дел.
4. При коллективной (бригадной) материальной ответственности — при смене бригадира, выбытии более 50% членов коллектива, а также по требованию одного или нескольких его членов.
5. При установлении факта утраты или порчи товара — сразу после установления.
6. После пожара, аварии, стихийного бедствия или иного бедствия, из-за которого сложилась чрезвычайная ситуация.
7. При реорганизации (кроме преобразования) и при ликвидации организации.

Сроки обязательной инвентаризации устанавливает руководитель (п. 17). Когда и как часто проводить остальные пересчёты, организация решает сама.

Виды инвентаризации

• Полная — пересчитывают весь товар во всех местах хранения. Такая нужна, например, перед годовой отчётностью: в этом случае инвентаризации подлежат все активы и обязательства (п. 18).
• Выборочная — одна группа товаров, зона склада или несколько артикулов. При смене продавца отдела или после кражи проверяют то, что непосредственно связано с событием (п. 18).
• Плановая — по графику, который утвердил руководитель.
• Внезапная — без предупреждения, например при подозрении на хищение, чтобы остатки не успели «поправить».

Как провести инвентаризацию товара: порядок по шагам

Порядок ниже ФСБУ 28/2023 устанавливает для обязательной инвентаризации. Для остальных пересчётов правила организация задаёт сама, но удобно держаться тех же.

1. Приказ и комиссия

Руководитель издаёт приказ: что проверяем, где, кто входит в комиссию, даты начала и окончания. Унифицированная форма такого приказа — ИНВ-22, но можно утвердить свою.

Для обязательной инвентаризации создают инвентаризационную комиссию (п. 19). Включать в неё материально ответственных лиц за проверяемый товар нельзя (п. 20). Если отсутствует пятая часть членов комиссии или больше, это основание признать результаты недействительными (п. 21).

Без комиссии можно обойтись, если в компании работают только руководитель или руководитель и главный бухгалтер, если инвентаризацию по договору проводит аудитор или её поручили ревизионной комиссии, предусмотренной уставом (п. 22).

2. Подготовка

• Закончите приход и расход: проведите все накладные, отгрузки и возвраты. Комиссия получает последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы, а председатель визирует их с пометкой «до инвентаризации на (дата)» (п. 26).
• Материально ответственные лица дают расписки, что все документы сданы, поступивший товар оприходован, а выбывший списан (п. 27).
• Остановите движение товара. Если пересчёт идёт несколько дней, в отсутствие комиссии доступ на склад ограничивают: опечатывают помещения, ставят сигнализацию или видеонаблюдение (п. 29).
• Разложите товар по местам, подготовьте бланки описей или сканер. Считающим лучше не видеть учётных остатков, чтобы не подгонять цифру.

3. Пересчёт

Фактическое наличие товара определяют подсчётом, взвешиванием, обмером и осмотром (п. 4). Считают по каждому месту хранения и каждому материально ответственному лицу — и обязательно в его присутствии.

Стандарт даёт две поблажки, которые экономят время:

• Товар в неповреждённой упаковке поставщика можно считать по документам: пересчитать количество упаковок и выборочно проверить часть товара в натуре (п. 24).
• Если посчитать обычным способом невозможно или слишком затратно, допускаются альтернативные способы, в том числе видео- и фотофиксация (п. 4).

Весовой товар при большом объёме перевешивают так: результаты ведут раздельно член комиссии и материально ответственное лицо, а в конце дня сверяют (п. 28).

4. Опись: ИНВ-3 или своя форма

Результаты пересчёта записывают в инвентаризационную опись. Унифицированная форма — ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей» из постановления Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. С 1 января 2013 года формы из альбомов унифицированных форм не обязательны (информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012): формы первичных документов определяет руководитель (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). ИНВ-3 можно взять как готовый шаблон или утвердить свою форму.

В описи товара должны быть, в частности (п. 31 ФСБУ 28/2023):

• наименования товаров, сведения для их идентификации и количество в единицах учёта;
• на каждой странице — число порядковых номеров и общее количество товара прописью;
• отметка о проверке цен, таксировки и подсчёта итогов;
• расписка материально ответственного лица, что пересчёт прошёл в его присутствии и претензий к комиссии нет;
• подписи всех членов комиссии и материально ответственного лица.

Незаполненные строки на последней странице бумажной описи прочёркивают (п. 33), исправления заверяют подписями всех членов комиссии и материально ответственного лица (п. 34). Если материально ответственное лицо нашло ошибку в описи после пересчёта, оно должно немедленно заявить об этом комиссии — например, до открытия склада (п. 30).

5. Сличительная ведомость: ИНВ-19

Затем факт сравнивают с учётом. Для этого есть форма ИНВ-19 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей» из того же постановления № 88 — её тоже можно заменить своей. Стандарт разрешает и один объединённый документ: опись вместе с результатами (п. 5).

Пример сличения при себестоимости футболки 400 ₽ и худи 1 200 ₽:

• «Футболка белая, M»: по учёту 120 штук, по факту 114 — недостача 6 штук на 2 400 ₽.
• «Футболка белая, L»: по учёту 80 штук, по факту 86 — излишек 6 штук на 2 400 ₽.
• «Худи серое»: по учёту 40 штук, по факту 37 — недостача 3 штуки на 3 600 ₽.

Недостача размера M и излишек размера L на одно и то же количество похожи на пересорт: при отгрузке перепутали размер. Можно ли их зачесть, решают по правилам пересортицы ниже, а объяснения материально ответственного лица прикладывают к документам инвентаризации (п. 35).

Результаты инвентаризации: недостача, излишек, пересортица

Комиссия представляет результаты, руководитель утверждает их квалификацию: что оказалось в излишке, что утрачено или испорчено, в пределах или сверх норм естественной убыли, есть ли пересортица и основания для возмещения (п. 9). Отразить результаты нужно в том отчётном периоде, к которому относится дата инвентаризации (ч. 4 ст. 11 закона № 402-ФЗ).

Как их отражают по ФСБУ 28/2023:

• Излишек принимают к учёту по справедливой стоимости, по балансовой стоимости или по балансовой стоимости аналогичных активов (п. 11) и относят на доходы (п. 12).
• Недостачу оценивают по балансовой стоимости (п. 11). Её относят на виновных или иных лиц, если есть основания для возмещения, в том числе намерение его потребовать, а если оснований нет — на расходы (п. 12).
• Испорченный товар, который ещё можно использовать или продать, уценивают на сумму обесценения, а негодный списывают так же, как недостачу (п. 12).
• Естественная убыль — если организация установила нормы. Убыль в пределах норм в торговле относят на расходы на продажу, сверх норм — отражают как недостачу. Нормы применяют только к фактической недостаче и после зачёта пересортицы (п. 14).
• Пересортица. Зачесть излишки и недостачи можно в исключительных случаях: за один и тот же период, у одного и того же материально ответственного лица, по активам одного и того же наименования и в тождественных количествах. Если недостающий товар дороже излишнего, разницу отражают как недостачу (п. 13).

Списание товара по инвентаризации — это и есть отражение недостачи или порчи по утверждённым результатам. Номера счетов стандарт не называет, поэтому проводки и налоговые последствия согласуйте с бухгалтером.

Инвентаризация товара в магазине

• Считайте отдельно торговый зал, витрины, подсобку и склад магазина. Товар из примерочных и с кассы до начала верните на места.
• Считайте до открытия или после закрытия, проведя все чеки и возвраты покупателей за день.
• Если в магазине введена коллективная (бригадная) материальная ответственность, инвентаризация обязательна при смене бригадира, выбытии более половины коллектива и по требованию его членов (п. 15).

Инвентаризация товара на складе

• При адресном хранении считайте по ячейкам и блокируйте их на время пересчёта.
• Коробки поставщика без повреждений считайте по числу упаковок с выборочной проверкой (п. 24).
• Товар в пути руками не пересчитать — его проверяют по документам. Для этого в постановлении № 88 есть форма ИНВ-6 «Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути».
• Чужой товар на вашем складе, например у фулфилмент-оператора, описывают в отдельных документах (п. 32). Унифицированная форма — ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение».

Товар на складе маркетплейса

Товар на складах Wildberries и Ozon остаётся вашим до выкупа, но пересчитать его руками нельзя. Его сверяют по актам приёмки и возврата, отчётам об остатках и о реализации.

Результат сравнивают с остатками в отчёте маркетплейса. Какие документы брать и где расходятся цифры — в статье об учёте товаров на маркетплейсах. Где смотреть сами остатки — в статьях про Wildberries и Ozon. Товар для FBS лежит на вашем складе — его считают обычным способом.

Как упростить регулярную сверку

Если пересчитывать товар раз в год, ошибки копятся весь год. Помогает циклический подсчёт: ассортимент делят на части и каждую неделю пересчитывают одну из них, не останавливая работу.

Частоту удобно связать с ABC-анализом: чем важнее товар, тем чаще пересчёт. Например, группу A — раз в месяц, B — раз в квартал, C — раз в полгода; конкретный график подбирайте под свой склад. Как разделить товары на группы — в статье про ABC-анализ в Excel.

Внеплановый пересчёт артикула нужен, когда:

• учётный остаток отрицательный или не совпадает с тем, что видно на полке;
• заказ приняли, а собрать его не из чего;
• по товару часто бывают пересорт или возвраты.

Разбирайте и причины: ошибки приёмки, пересорт при отгрузке, неоформленные возвраты, хищения. Точные остатки — основа управления товарными запасами: по ним считают скорость продаж, точку заказа и размер закупки.

Результаты пересчёта в Veloseller

Отдельной функции инвентаризации в Veloseller нет, но результаты пересчёта можно внести в «Умный учёт» — склад внутри сервиса. Операция «Корректировка» делает остаток равным посчитанному числу; её можно ввести вручную или загрузить списком из Excel или CSV. Операции сначала попадают в Корзину и меняют остатки только после подтверждения. Описи, сличительные ведомости и другие документы инвентаризации сервис не формирует — их оформляют в учётной системе или вручную.

Частые вопросы

Как проводить инвентаризацию товара?

Руководитель издаёт приказ и назначает комиссию, приход и расход закрывают, у материально ответственных лиц берут расписки. Товар пересчитывают в их присутствии, записывают в опись, сравнивают с учётом в сличительной ведомости, а руководитель утверждает результаты.

Какие документы оформляют при инвентаризации товаров?

Приказ о проведении инвентаризации, инвентаризационную опись и сличительную ведомость; унифицированные формы — ИНВ-22, ИНВ-3 и ИНВ-19 из постановления Госкомстата России № 88. С 2013 года они не обязательны: организация может утвердить свои формы.

Как отразить результаты инвентаризации товаров?

Излишек принимают к учёту и относят на доходы, недостачу оценивают по балансовой стоимости и относят на виновных лиц или на расходы. Результаты регистрируют в том отчётном периоде, к которому относится дата инвентаризации.

Как списать товар по результатам инвентаризации?

Основание — утверждённые руководителем результаты: недостачу и негодный товар списывают на виновных лиц или в расходы (п. 12 ФСБУ 28/2023). Проводки и налоговые последствия уточните у бухгалтера.

Как провести инвентаризацию товара в магазине?

Считайте торговый зал, витрины и подсобку по отдельности — до открытия или после закрытия, когда все чеки и возвраты уже проведены. При коллективной материальной ответственности пересчёт обязателен при смене бригадира и выбытии более половины коллектива.

Как провести инвентаризацию товара на складе?

Остановите приход и отгрузку, считайте по ячейкам в присутствии материально ответственного лица, целые коробки поставщика — по числу упаковок с выборочной проверкой. Товар в пути сверяйте по документам.

Итог

С 1 апреля 2025 года инвентаризацию проводят по ФСБУ 28/2023: комиссия, пересчёт в присутствии материально ответственных лиц, опись, сличение и утверждение результатов руководителем. Формы ИНВ-3 и ИНВ-19 удобны, но не обязательны. Между обязательными инвентаризациями пересчитывайте товар циклически и сразу исправляйте остатки в учёте.

Источники: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 6, 9, 11); ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», утверждён приказом Минфина России от 13.01.2023 № 4н, применяется с 01.04.2025; приказ Минфина России от 27.04.2023 № 189 о признании утратившим силу приказа Минфина России от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»; постановление Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (формы ИНВ-3, ИНВ-5, ИНВ-6, ИНВ-19, ИНВ-22); информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 (сверено 25.09.2026).