Ревизия в магазине: что это и как её провести

Ревизия в магазине — это пересчёт всего товара, который есть в магазине, и сравнение с тем, сколько его должно быть по учёту. Простыми словами: вы считаете, что лежит на полках, в витринах и в подсобке, и проверяете, сходится ли это с тетрадью, таблицей или программой. Разница показывает недостачу, излишки и пересорт.

Ниже — практика для владельца небольшого магазина или точки на рынке. Бухгалтерская сторона — комиссия, описи, отражение результатов по ФСБУ 28/2023 — в статье об инвентаризации товара.

Ревизия и инвентаризация: в чём разница

В магазине говорят «ревизия» или «переучёт» — отсюда табличка «Закрыто на переучёт». В законе о бухучёте тот же пересчёт называется инвентаризацией: при ней выявляют фактическое наличие и сопоставляют его с данными учёта (ч. 2 ст. 11 закона № 402-ФЗ). В разговоре эти слова обычно значат одно и то же. Иногда ревизией называют и более широкую проверку — вместе с кассой и документами за период.

Что обязательно, зависит от того, ведёте ли вы бухучёт:

• Организация обязана вести бухучёт (ч. 1 ст. 6 закона № 402-ФЗ). Для неё инвентаризация в ряде случаев обязательна, остальные пересчёты она назначает сама (ч. 3 ст. 11).
• ИП вправе не вести бухучёт, если по налоговым правилам ведёт учёт доходов или доходов и расходов (п. 1 ч. 2 ст. 6). Тогда ревизия — ваш инструмент, а не обязанность. Но если вы хотите спросить недостачу с продавцов, пересчёт нужно оформить так, чтобы результат можно было доказать.

Когда проводить ревизию и как часто

Для тех, кто ведёт бухучёт, ФСБУ 28/2023 (п. 15) делает инвентаризацию обязательной, в частности:

• перед годовой бухгалтерской отчётностью;
• при смене работника, который отвечает за товар;
• при бригадной ответственности — при смене бригадира, выбытии больше половины коллектива и по требованию любого его члена;
• при утрате или порче товара, после пожара, аварии или стихийного бедствия.

Для остальных пересчётов закон частоту не задаёт. Например:

• ходовой и дорогой мелкий товар — выборочно раз в неделю;
• скоропорт и весовое — раз в неделю: здесь быстрее копятся усушка и незаписанные списания;
• весь магазин — раз в месяц или квартал;
• внеочередная ревизия — при смене продавца, подозрении на кражу, после протечки или поломки холодильника.

Это пример, а не норма: если ревизии сходятся, интервал можно увеличить.

Сколько длится ревизия

Единого срока нет. Время зависит от числа позиций и порядка на полках, числа считающих, доли весового товара и вскрытых упаковок — и от того, готов ли учётный остаток. Если «сколько должно быть» приходится восстанавливать по накладным, сверка займёт больше, чем пересчёт.

Чтобы оценить своё время, засеките, сколько одна пара считает один стеллаж, и умножьте на число стеллажей и витрин. Добавьте подготовку и сверку. Не укладываетесь в ночь или выходной — считайте по зонам, но каждую зону за один заход.

Шаг 1. Подготовка

Выберите время. Чтобы товар не двигался, считают до открытия, после закрытия или закрывают магазин на день. При открытой торговле можно считать только зону, закрытую на это время для продаж.

Остановите движение товара.

• Внесите в учёт все накладные, пришедшие до ревизии. Поставку в день ревизии не принимайте или поставьте отдельно и внесите после.
• Запишите продажи, возвраты, списания — до последнего чека. В продуктовом снимите итог дня по кассе.
• Оплаченный, но не забранный товар отложите и не считайте: он уже продан.

Наведите порядок. Товар из примерочной и с кассы — на места, одинаковый — в одно место, брак и просрочку — в отдельный ящик.

Подготовьте листы. Для каждой зоны — свой лист: название, единица и пустая графа «факт». Учётный остаток держите у себя: кто видит, сколько «должно быть», невольно подгоняет цифру.

Позовите продавца. Если за товар отвечает продавец, он должен присутствовать при пересчёте. Для обязательной инвентаризации это прямое требование (п. 23 ФСБУ 28/2023), для обычной ревизии — защита от спора «без меня считали».

Шаг 2. Как считать товар

По зонам. Стеллажи зала, витрины, холодильники, прикассовая зона, подсобка — у каждой номер на листе. Внутри зоны считайте в одном порядке: сверху вниз, слева направо. Посчитанную полку отмечайте стикером.

Парами. Один считает вслух, второй записывает. Хорошо, когда в паре продавец и вы или тот, кому вы доверяете. Дорогой товар и позиции с большой разницей пересчитывает вторая пара.

Ценники. Проверяйте, что ценник висит у своего товара и цена совпадает с учётом. При ревизии «по сумме» неверный ценник даёт ложную недостачу или излишек.

Упаковки. Целые коробки поставщика можно считать по документам: пересчитать коробки и выборочно проверить часть товара в натуре — так ФСБУ 28/2023 разрешает считать запасы в неповреждённой упаковке поставщика (п. 24). Вскрытые упаковки — поштучно.

Весовой товар. Взвешивайте без тары. Если весового много, пусть вес записывают двое независимо, а в конце сверят записи — так стандарт требует при обязательной инвентаризации (п. 28 ФСБУ 28/2023). Пишите в единицах учёта: если там килограммы, не записывайте «полящика».

Сроки годности. Просрочку в «факт» не включайте: отложите и спишите отдельно — как, разобрано в статье о списании товара. Товар с выходящим сроком отметьте для уценки.

Одежду и обувь считайте по каждому размеру и цвету отдельно, мелочь в хозтоварах — упаковками, если так она заведена в учёте.

Шаг 3. Сверка: факт против учёта

Минус — недостача, плюс — излишек.

Поштучный учёт

Сравниваете каждую позицию. Пример: обувной отдел, закупочная цена кед — 1 500 ₽ за пару.

• «Кеды белые, 38»: по учёту 6 пар, по факту 4 — минус 2.
• «Кеды белые, 39»: по учёту 3 пары, по факту 5 — плюс 2.
• «Кеды чёрные, 40»: по учёту 5 пар, по факту 4 — минус 1, это 1 500 ₽.

Минус по 38-му и плюс по 39-му на одно число похожи на пересорт: продали 38-й, а пробили 39-й. Настоящая потеря — одна пара чёрных.

Учёт по сумме: продуктовый магазин

Часть небольших продуктовых магазинов ведёт учёт не в штуках, а в деньгах по ценам продажи — суммовой учёт. Тогда ревизия отвечает на вопрос, на сколько рублей товара должно быть:

Всё — в ценах продажи. Факт — количество каждой позиции × цена с ценника.

Пример, цифры условные. Магазин у дома, ревизия раз в месяц: остаток по прошлой ревизии — 500 000 ₽, приход в ценах продажи — 800 000 ₽, выручка по кассе — 850 000 ₽, списано по актам — 10 000 ₽, возвращено поставщику — 5 000 ₽.

По ценникам вышло 423 000 ₽.

Потеряли вы не 12 000 ₽, а то, что заплатили поставщику. При средней наценке 25% — примерно:

Наценка у групп разная, поэтому цифра приблизительная.

Главная ловушка суммового учёта — переоценка. Подняли цены и не записали — факт по ценникам вырастет и спрячет часть недостачи. Уценили и не записали — появится недостача, которой нет. Записывайте каждое изменение цены: дата, товар, количество, старая и новая цена. И ещё: по сумме видно, сколько пропало, но не видно, что именно.

Приход и расход в рублях между ревизиями сводят в товарный отчёт — как его заполнить, разобрано в статье о товарном отчёте ТОРГ-29, там же бланк в Excel.

Шаг 4. Недостача, излишки, пересорт

Сначала ищите ошибки, потом — виноватых.

1. Перепроверьте крупные расхождения, пока магазин закрыт.
2. Проверьте учёт: все ли накладные внесены, нет ли незаписанных списаний, возвратов, продаж «в долг».
3. Зачтите пересорт. Минус по одной позиции и плюс по похожей — чаще ошибка на кассе или при приёмке, чем пропажа.
4. Излишек — не подарок. Обычно это неоприходованная поставка или товар, который продавали под чужим названием. Найдите причину и внесите излишек в учёт.
5. Запишите итог. Факт становится новым остатком, от него начинается следующая сверка.

Что осталось после проверок — недостача. Как искать её причину по товарам и сменам — в статье о недостаче в магазине.

Акт ревизии: образец для ИП

Обязательной формы нет. Унифицированные ИНВ-3 (опись) и ИНВ-19 (сличительная ведомость) с 2013 года не обязательны: формы первичных документов определяет руководитель (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). ИП может составить акт в свободной форме или взять ИНВ-3 за образец.

Чтобы акт годился как первичный документ, в нём должны быть реквизиты из ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ: название, дата, кто составил, что произошло, количество и сумма с единицами измерения, должности ответственных и их подписи с фамилиями и инициалами.

Что написать в акте:

• Шапка: «Акт ревизии товара № 3 от 31.10.2026», ИП Иванов И. И., адрес магазина.
• Кто считал: ИП Иванов И. И., продавец Петрова А. С.
• Когда: начало и окончание пересчёта.
• Таблица: товар — единица — по учёту — по факту — разница — цена — сумма разницы.
• Итоги: недостача и излишки в штуках и рублях, отдельно — пересорт.
• Отметка: пересчёт проведён в присутствии продавца, претензий нет.
• Подписи всех, кто считал, с расшифровкой.

Листы пересчёта, подписанные продавцом, приложите к акту.

После ревизии большая недостача: что делать

Сначала пройдите шаг 4: большая недостача нередко оказывается непроведённой накладной или незаписанной уценкой. Если она осталась и в магазине работают продавцы:

• Объяснение. До решения о возмещении ущерба работодатель обязан провести проверку и запросить у работника письменное объяснение; при отказе составляют акт. Работник вправе знакомиться со всеми материалами проверки (ст. 247 ТК РФ).
• Сколько. По общему правилу работник отвечает в пределах среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ). Такую сумму взыскивают по распоряжению работодателя не позднее месяца со дня, когда размер ущерба окончательно установлен (ст. 248). Все удержания из одной выплаты зарплаты, как правило, — не больше 20% (ст. 138).
• Полностью — только по письменному договору о полной материальной ответственности (ст. 243, 244 ТК РФ). Его можно заключить с работником от 18 лет, который непосредственно работает с товаром или деньгами, и только по должности или работе из перечня. С 1 сентября 2025 года перечни и типовые договоры утверждены приказом Минтруда России от 16.04.2025 № 251н. Если товар в смене общий и ответственность каждого не разграничить, можно ввести коллективную (бригадную) ответственность — договор подписывают все члены бригады (ст. 245).
• Суд. Если месяц прошёл или работник не согласен возместить добровольно, а сумма больше его среднего заработка, взыскать её можно только через суд (ст. 248).

Свой случай обсудите с юристом до того, как что-то удерживать.

Как сделать следующую ревизию быстрее

• Записывайте приход и продажи каждый день, а не по памяти в конце недели. Тогда учётный остаток готов к началу пересчёта, а расхождение видно по конкретным дням.
• Принимайте товар с пересчётом до подписи в накладной, списания записывайте сразу и с причиной.
• У каждого товара — своё место и одно название на полке, в учёте и на кассе.
• Считайте по частям: каждую неделю — одна-две зоны или одна группа товаров. Тогда общая ревизия реже приносит сюрпризы.
• Считайте тем, с чего не нужно переписывать цифры. Чем удобнее считать — бумагой, в Excel, терминалом или телефоном, — разобрано в статье программа для инвентаризации.

Если приход и продажи записываются каждый день — фразой, голосом или по фото накладной в «Умном учёте» Veloseller, — учётный остаток для сверки уже есть. Посчитанное вносят корректировкой: «осталось 12 кепок» — остаток станет равен числу; можно загрузить и списком из Excel. Остатки меняются только после подтверждения в Корзине, а акт ревизии сервис не составляет — его вы оформляете сами. Бесплатно — 1 склад и 50 товаров бессрочно, первые 35 дней открыто всё и без карты.

Частые вопросы

Что такое ревизия в магазине простыми словами?

Это пересчёт всего товара в магазине и сравнение с тем, сколько его должно быть по учёту. Разница показывает недостачу, излишки и пересорт. В бухгалтерских документах тот же пересчёт называется инвентаризацией.

Как проходит ревизия в магазине?

Магазин закрывают или считают в нерабочее время, а перед этим вносят в учёт все накладные, продажи и списания. Товар считают парами по зонам и сравнивают с учётным остатком. Разницу проверяют, а итог оформляют актом с подписями всех, кто считал.

Как считать ревизию в магазине продуктов?

При учёте по сумме: остаток прошлой ревизии плюс приход, минус выручка, списания и возвраты поставщику — всё в ценах продажи. Это сравнивают с фактом: количество каждой позиции × цена с ценника. Учтите переоценку и переведите недостачу в закупочные цены.

Сколько длится ревизия в магазине?

Зависит от числа позиций, порядка на полках, числа считающих и от того, готов ли учётный остаток. Засеките, сколько пара считает один стеллаж, и умножьте на число стеллажей.

Как часто проводится ревизия в магазине?

Тем, кто ведёт бухучёт, инвентаризация обязательна в отдельных случаях — например, перед годовой отчётностью и при смене продавца, который отвечает за товар. Остальное — ваш график: скажем, ходовой товар выборочно раз в неделю, весь магазин — раз в месяц или квартал.

Какой акт ревизии нужен ИП?

Обязательной формы нет: подойдёт акт в свободной форме или ИНВ-3 как образец. Укажите дату, кто считал, товары с количеством по учёту и по факту, разницу в штуках и рублях и подписи. Если собираетесь спрашивать недостачу с продавца, кроме акта нужно его письменное объяснение (ст. 247 ТК РФ).

Источники: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 6, 9, 11); ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», утверждён приказом Минфина России от 13.01.2023 № 4н (п. 15, 23, 24, 28); информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012; Трудовой кодекс РФ (ст. 138, 241, 243–245, 247, 248); приказ Минтруда России от 16.04.2025 № 251н; пример расчёта — Veloseller, цифры условные; сверено 14.10.2026.