Списание товара: когда, как оформить и учесть

Списание товара — это оформление того, что товар выбыл без продажи: разбился, испортился, у него истёк срок годности или он пропал. Пока списание не записано, учёт показывает товар, которого нет, и закупка идёт по неверным цифрам. Ниже — варианты списания, сроки, как оформить акт и подтвердить утилизацию, как учесть списанное и как списывать реже. Статья для владельца небольшого магазина, отдела или склада.

Что такое списание товара

Товар уходит из магазина одним из двух путей: его продают или списывают. Продажа приносит выручку, списание — только расход. Но в учёте оба уменьшают остаток:

Тем, кто ведёт бухгалтерский учёт, закон требует оформлять каждый факт хозяйственной жизни первичным учётным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Для списания таким документом служит акт. Индивидуальный предприниматель, который ведёт налоговый учёт доходов или доходов и расходов, вправе бухучёт не вести (п. 1 ч. 2 ст. 6 того же закона) — подробнее в статье об учёте товаров для ИП. Но акт полезен и ему: он объясняет, куда делся товар, и пригодится, если налог зависит от расходов.

Варианты списания товара: причины

• Брак. Заводской дефект, который нашли на полке или после возврата покупателя. Брак, обнаруженный при приёмке, выгоднее не списывать, а предъявить поставщику — порядок тот же, что при пересорте, см. статью о пересорте товара.
• Порча. Товар намок, выгорел на витрине, испортился из-за нарушения температуры хранения.
• Истёк срок годности. Такой товар продавать нельзя — это прямо запрещает закон, цитата ниже.
• Бой и лом. Разбили при выкладке, уронил покупатель, повредили при переноске по складу.
• Естественная убыль. Усушка и утруска весового товара. Отдельно её учитывают, если организация установила нормы естественной убыли: в торговле убыль в пределах норм относят на расходы на продажу, а сверх норм отражают как недостачу (п. 14 ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация»).
• Недостача по инвентаризации. Товара меньше, чем по учёту, и найти его не удалось. Списывают по утверждённым результатам пересчёта — порядок в статье об инвентаризации товара.
• Образцы, подарки, дегустации. Это не потери: товар израсходован на рекламу или представительские цели и оформляется иначе, чем брак, — как именно, уточните у бухгалтера.

Сроки: когда списывать товар

Списывайте в тот день, когда обнаружили проблему. Первичный документ составляют при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно — сразу после его окончания (ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Для просроченного товара срок задан законом: его снимают с продажи, как только истёк срок годности.

Тем, кто ведёт бухучёт, стоит помнить ещё об одном сроке. Установление факта утраты или порчи товара — случай обязательной инвентаризации, и провести её нужно непосредственно по установлению этого факта (пп. «д» п. 15 и пп. «д» п. 16 ФСБУ 28/2023). Пересчитывают при этом не весь магазин, а то, что непосредственно связано с событием (п. 18).

Не копите списания «до конца месяца»: через две недели не вспомнить, что разбилось, а что пропало, и на пересчёте это выглядит как недостача.

Кто списывает: комиссия и приказ

Комиссию по списанию назначает руководитель — приказом или распоряжением. Это видно и по унифицированной форме акта: в ней есть строка «Основание для составления акта: приказ, распоряжение», а подписывают акт члены комиссии, уполномоченной руководителем.

Удобно назначить постоянную комиссию одним приказом: в маленьком магазине это владелец или заведующий и один-два продавца. Материально ответственное лицо подписывает акт отдельно — для него в форме ТОРГ-16 есть своя строка. Если вы работаете один, подпишите акт сами и приложите фотографии, а если акт нужен для налогового учёта, порядок согласуйте с бухгалтером.

Как оформить списание товара: по шагам

1. Отложите товар. Уберите его с полки в отдельное место с пометкой «к списанию», чтобы его случайно не продали.
2. Осмотрите и посчитайте. Комиссия пересчитывает товар, определяет причину и фотографирует дефект, этикетку со сроком годности или осколки. При необходимости акт составляют с участием представителя санитарного или иного надзора — так сказано в указаниях к форме ТОРГ-16.
3. Составьте акт о списании по форме ТОРГ-16 или по своей — что в нём указать, ниже.
4. Утвердите акт. Руководитель подписывает его и решает, за счёт чего списать стоимость: в форме ТОРГ-16 для этого есть строка «Решение руководителя» с вариантами «себестоимость, прибыль, материально ответственное лицо».
5. Уничтожьте или утилизируйте товар и подтвердите это.
6. Уменьшите остаток в учёте в тот же день.

Акт о списании товара: ТОРГ-16 или своя форма

Унифицированная форма — ТОРГ-16 «Акт о списании товаров» из постановления Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. Для боя, порчи и лома в том же постановлении есть форма ТОРГ-15 «Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей». Её применяют к ценностям, которые подлежат уценке или списанию: товар с мятой коробкой часто выгоднее уценить и продать, чем выбросить.

С 1 января 2013 года формы из альбомов унифицированных форм не обязательны (информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012): формы первичных документов определяет руководитель (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). ТОРГ-16 можно взять как готовый шаблон или утвердить свою форму. В своей форме должны быть обязательные реквизиты первичного документа (ч. 2 ст. 9):

• наименование документа и дата составления;
• наименование организации или ИП, которые его составили;
• содержание операции — что списывается и почему;
• количество и сумма с единицами измерения;
• должности ответственных лиц и их подписи с фамилиями и инициалами.

Что указать в акте о списании

Из формы ТОРГ-16 стоит взять и остальные сведения — по ним потом видно, откуда берутся потери:

• дату поступления товара, номер и дату накладной, по которой он пришёл;
• причину списания — в форме это графа «Признаки понижения качества»: бой, истёк срок годности, брак;
• наименование и код товара, единицу измерения, количество;
• цену и стоимость по каждой строке, итог и сумму списания прописью — обычно по себестоимости, по которой товар числится в учёте;
• подписи председателя и членов комиссии и материально ответственного лица;
• решение руководителя: за счёт чего списать стоимость.

Пример. Магазин посуды разбил при выкладке 3 кружки по 250 ₽ и обнаружил 2 чайника по 900 ₽ с трещинами после падения со стеллажа. В акте две строки: «Кружка керамическая 350 мл — 3 шт. × 250 ₽ = 750 ₽, бой при выкладке» и «Чайник заварочный 1 л — 2 шт. × 900 ₽ = 1 800 ₽, бой при падении со стеллажа». Итого списано на 2 550 ₽ — две тысячи пятьсот пятьдесят рублей.

Утилизация и её подтверждение

Списанный товар не должен вернуться на полку или уйти мимо кассы, поэтому после акта его уничтожают, утилизируют или возвращают поставщику, если это предусмотрено договором.

Чем подтвердить утилизацию:

• записью в акте: способ уничтожения, дата и подписи тех, кто при этом присутствовал;
• фотографиями или видео до и после — чтобы был виден сам товар и его маркировка;
• документами компании, которая вывезла товар на утилизацию, — договором и актом о приёмке товара.

Если торгуете продуктами, лекарствами или маркированными товарами, проверьте, нет ли для вашей категории особого порядка уничтожения и вывода из оборота.

Учёт списания товаров

В товарном учёте списание уменьшает остаток на списанное количество. Себестоимость списанного — расход, который не принёс выручки: он уменьшает прибыль так же, как аренда или зарплата.

Пример. За месяц магазин продал товара на 200 000 ₽, себестоимость проданного — 120 000 ₽, списано товара на 2 550 ₽ по себестоимости.

Раз в месяц полезно смотреть долю списаний — какую часть от себестоимости проданного вы потеряли:

Общего норматива для этой цифры нет: важно, растёт она или падает и из-за каких причин. Как считать прибыль целиком — в статье о прибыли магазина. Если ведёте учёт в Excel, скачайте шаблон таблицы учёта товаров: в листе «Движение» есть операция «списание», а в листе «Остатки» — столбец «Списано».

Бухгалтерский учёт. Для недостачи и порчи, выявленных инвентаризацией, ФСБУ 28/2023 задаёт общее правило: стоимость утраченного товара и товара, который нельзя использовать или продать, относят на виновных лиц, если есть основания для возмещения, а если оснований нет — на расходы (пп. «б» п. 12). Номера счетов стандарт не называет, поэтому проводки согласуйте с бухгалтером.

Налог на УСН. На объекте «Доходы» налоговая база — денежное выражение доходов (п. 1 ст. 346.18 НК РФ): расходы её не уменьшают, и списание на налог не влияет. На объекте «Доходы минус расходы» стоимость товаров, купленных для перепродажи, учитывается в расходах по мере их реализации (пп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ), а списанный товар не продан. Можно ли уменьшить на него налог, зависит от причины и документов — этот вопрос решайте с бухгалтером.

Как снизить списания

• FIFO на полке. Новую партию ставьте назад, старую — вперёд. Для товаров со сроком годности ориентир — дата на упаковке: первым уходит то, у чего срок кончается раньше.
• Контроль сроков. Раз в неделю просматривайте сроки годности и заранее уценивайте товар, у которого срок подходит к концу: продать со скидкой дешевле, чем списать.
• Закупка по скорости продаж. Заказывайте столько, сколько успеете продать до следующей поставки, а не «на все деньги». Как посчитать — в статье о закупке товара для магазина.
• Распродажа залежавшегося. Товар, который лежит месяцами, выгорает, мнётся и выходит из моды. Распродайте его, пока он ещё продаётся, — подробнее в статье о неликвиде.
• Хранение. Бьющееся — на нижние полки, скоропортящееся — в холодильник с термометром.
• Приёмка при поставщике. Брак, найденный при приёмке, — претензия поставщику, а не ваше списание. Проверяйте товар при водителе или экспедиторе.
• Разбор причин. Раз в месяц сложите списания по причинам: если половина — бой при выкладке, дело в стеллажах или спешке.

Списание в Veloseller

Документы списания Veloseller не формирует — акт составляйте по форме выше, а в сервисе держите точный остаток. В «Умном учёте» пять операций: продажа, поступление, новый товар, корректировка и удаление товара. Отдельной операции «списание» нет: списанный товар вносится корректировкой — остаток становится равен числу, которое вы укажете. Было 15 кружек, разбили 3 — корректируете остаток до 12. Операция сначала попадает в Корзину и меняет остаток только после подтверждения.

Списывать реже помогает аналитика по тем же данным. Скорость продаж и то, на сколько дней хватит остатка, подсказывают, сколько закупать, а список «Распродать» и блок «Излишек» показывают, что залежалось. Бесплатно — 1 склад и 50 товаров, бессрочно. Подробнее — на странице программы учёта товаров для малого бизнеса.

Частые вопросы

Как оформить списание товара?

Руководитель назначает комиссию, она осматривает товар, определяет причину и составляет акт о списании. Руководитель утверждает акт, товар уничтожают или утилизируют, а остаток в учёте уменьшают в тот же день.

Какой документ нужен для списания товаров?

Акт о списании: унифицированная форма ТОРГ-16 из постановления Госкомстата России № 132 или своя форма с обязательными реквизитами первичного документа (ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Для боя, порчи и лома есть форма ТОРГ-15, а недостачу по инвентаризации списывают по утверждённым результатам пересчёта.

В какие сроки нужно списать товар?

Акт составляют, когда обнаружили порчу, бой или просрочку, а если это невозможно — сразу после (ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Товар с истёкшим сроком годности снимают с продажи сразу: продавать его запрещено.

Кто входит в комиссию по списанию товара?

Состав комиссии определяет руководитель приказом или распоряжением — в небольшом магазине это обычно владелец или заведующий и один-два сотрудника. Материально ответственное лицо подписывает акт отдельно.

Как вести учёт списания товаров?

В товарном учёте списание уменьшает остаток, а себестоимость списанного — расход, который уменьшает прибыль. Как отразить его в бухгалтерском и налоговом учёте, уточните у бухгалтера.

Можно ли продать просроченный товар со скидкой?

Нет. Продажа товара по истечении установленного срока годности запрещена (п. 5 ст. 5 Закона РФ «О защите прав потребителей»), поэтому уценивать такой товар поздно — его списывают.

Итог

Списывают товар, который нельзя продать: брак, порчу, просрочку, бой, недостачу. Порядок один: комиссия, осмотр, акт по форме ТОРГ-16 или своей, утверждение руководителем, уничтожение с подтверждением и уменьшение остатка в тот же день. Налоговые последствия зависят от режима — их уточняйте у бухгалтера, а списывать реже помогают FIFO на полке, контроль сроков и закупка по скорости продаж.

Источники: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (п. 1 ч. 2 ст. 6, ч. 1–4 ст. 9); постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» (формы ТОРГ-15 и ТОРГ-16, указания по их применению); информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012; ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», утверждён приказом Минфина России от 13.01.2023 № 4н (п. 12, 14–16, 18); Закон РФ от 07.02.1992 № 2300-1 «О защите прав потребителей» (п. 5 ст. 5); Налоговый кодекс РФ, часть вторая (пп. 2 п. 2 ст. 346.17, п. 1 ст. 346.18) (сверено 25.09.2026).