Учёт в цветочном магазине: списания, букеты, закупка

Учёт в цветочном магазине держится на стеблях: сколько пришло, сколько ушло поштучно и в букетах, сколько выбросили и почему. Товар вянет на глазах, а один букет забирает со склада сразу розы, зелень и упаковку.

Статья для владельца цветочного магазина или павильона. Если вы только открываетесь, начните со статьи как открыть цветочный магазин.

Чем учёт цветов отличается от обычного магазина

• Срезка живёт дни. Розы, тюльпаны и хризантемы теряют вид за несколько дней, и лишняя закупка быстро становится списанием.
• Букет — это набор. В нём стебли, зелень, упаковка и работа флориста. Продали букет — со склада ушли пять роз, две ветки эвкалипта и упаковка.
• Горшечные растения живут долго. Риск у них другой: растение месяцами стоит на полке, теряет вид и держит деньги.
• Праздники. К 14 февраля, 8 Марта и 1 сентября спрос резко растёт, а на следующий день падает.

Что считать: стебли, приход, продажи, списания

Считайте цветы стеблями, а не пачками и не вёдрами: 25 роз, 40 тюльпанов. Разные сорта, цвета и длины — разные позиции: «Роза красная 60 см» и «Роза красная 40 см» стоят по-разному. Горшечные растения и упаковку считайте штуками.

Каждый день записывайте приход по накладной оптовика, продажи поштучно и букетами, расход стеблей на букеты и списания с причиной. При приёмке пересчитайте стебли, а не только пачки.

Пример: утром 60 красных роз, днём пришло 100. Поштучно продали 25, в букеты ушло 30, списали 5. Должно остаться 60 + 100 − 25 − 30 − 5 = 100 роз. Пересчитали — 97: три розы ушли без записи.

Удобнее всего дневной лист: по строке на позицию, графы — позиция (сорт, цвет, длина), было, пришло, продано поштучно, ушло в букеты, списано и причина, осталось. Строка из примера: «Роза красная 60 см — было 60, пришло 100, продано 25, в букеты 30, списано 5 (увядание), осталось 100, пересчёт 97».

Лист можно вести в тетради или в Excel — по шаблону таблицы учёта товаров: приход, продажи и списания он считает сам, причину пишите в «Комментарий».

Все вёдра каждый день пересчитывать не нужно. Хватит 10–15 главных позиций, остальное — раз в неделю. Где вести записи, разобрано в статье об учёте товаров в маленьком магазине.

Причины списания цветов

Списание — это цветы, которые ушли без денег: вы за них заплатили, а покупатель — нет. Записывайте не только сколько, но и почему.

• Увядание. Бутон осыпается, поникла головка, пожелтели листья. Частая причина — закупили больше, чем успели продать.
• Поломка стебля. При выкладке, при сборке букета или при перевозке.
• Болезни. Самая известная — серая гниль, или ботритис: бурые пятна на лепестках и серый налёт. Она переходит на соседние цветы, поэтому больные стебли убирают сразу.
• Подмерзание при доставке. Цветы везли или выгружали на морозе: лепестки темнеют и становятся водянистыми.
• Брак и пересорт. Короткий или кривой стебель, повреждённый бутон, не тот сорт, цвет или длина.

Брак, пересорт и цветы, которые приехали уже подмёрзшими, — не ваше списание, а претензия поставщику. Для этого проверяйте пачки сразу при разгрузке, порядок — в статье о пересорте товара.

Раз в неделю сложите списания по причинам. Больше всего увядания — вы закупаете слишком много. Много поломок — дело в перевозке или в спешке при сборке. Много гнили — проверьте холодильник, чистоту вёдер и поставщика.

Акт списания цветов

Тем, кто ведёт бухгалтерский учёт, закон требует оформлять каждый факт хозяйственной жизни первичным документом (ч. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Для списания таким документом служит акт. ИП, который ведёт налоговый учёт доходов или доходов и расходов, вправе бухучёт не вести (п. 1 ч. 2 ст. 6 того же закона). Но акт полезен и ему: он объясняет, куда делись цветы, и пригодится, если налог зависит от расходов.

Форма — ТОРГ-16 «Акт о списании товаров» или своя, для боя и лома — ТОРГ-15 «Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей». Подписи, обязательные реквизиты и утилизация разобраны в статье о списании товара. Для цветов в акте важны наименование с сортом, цветом и длиной, количество в стеблях, цена за стебль — обычно закупочная — и причина: увядание, поломка стебля, серая гниль.

Полезно добавить дату прихода и номер накладной: так видно, какая поставка вянет быстрее.

Пример: утром флорист убрал 12 красных роз 60 см с осыпавшимися лепестками и 3 кустовые хризантемы с серой гнилью. В акте две строки: «Роза красная 60 см — 12 шт. × 90 ₽ = 1 080 ₽, увядание» и «Хризантема кустовая белая — 3 шт. × 150 ₽ = 450 ₽, серая гниль». Итого 1 530 ₽ — одна тысяча пятьсот тридцать рублей.

Заполняйте акт в день, когда разбирали вёдра, а не в конце месяца, и фотографируйте списанное.

Доля потерь: какую часть цветов вы выбрасываете

Доля потерь — какая часть закупленных цветов ушла без денег.

Пример: за неделю закупили 500 красных роз, списали 50 — доля потерь 10%. Считайте её по каждой главной позиции: у роз, хризантем и зелени она разная. Единого ориентира для неё нет — смотрите, растёт ваша доля или падает, и закладывайте её в цену.

Роза по 90 ₽ при потерях 10%: 90 ÷ 0,9 = 100 ₽. Почему так — в статье о наценке на овощи и фрукты: для цветов расчёт тот же.

Себестоимость букета

Пример — букет «Нежность». Цифры для расчёта, а не рыночные цены:

• розы: 5 × 90 ₽ = 450 ₽;
• эвкалипт: 2 × 45 ₽ = 90 ₽;
• упаковка из плёнки и ленты: 50 ₽.

Если у роз и эвкалипта потери по 10%, роза обходится в 100 ₽ за проданный стебль, эвкалипт — в 45 ÷ 0,9 = 50 ₽. Упаковка не вянет.

Допустим, вы хотите наценку 100% к этой себестоимости — это пример, а не норма. Цена — 650 × 2 = 1 300 ₽. Если считать от 590 ₽, цена вышла бы 1 180 ₽. Тогда 60 ₽ с каждого букета уходили бы на завядшие цветы, и вместо 590 ₽ наценки в рублях оставалось бы 530 ₽. Посчитать можно в калькуляторе наценки и маржи: подставьте себестоимость с учётом потерь.

Работа флориста. Если флорист на окладе, его зарплата — расход магазина, как аренда, и её покрывает наценка. Если платите за каждый собранный букет, прибавьте эту сумму к себестоимости.

Как учитывать букеты, чтобы стебли сходились

Букет должен уменьшать остаток стеблей, из которых собран. Иначе через неделю вы не будете знать, сколько роз в вёдрах.

• Витринные букеты с постоянным составом ведите отдельной позицией. При сборке записывайте, сколько букетов собрали и сколько стеблей ушло, при продаже — продажу букета.
• Авторские и под заказ проще записать продажей стеблей, из которых собран букет: 7 роз, 3 ветки эвкалипта и 1 упаковка.

Не записывайте продажей и букет, и его стебли: выручка и спрос задвоятся.

Закупка к 14 февраля, 8 Марта и 1 сентября

В обычную неделю закупку считают от продаж в день, подробно — в статье о закупке товара для магазина. Перед праздником так нельзя: продажи прошлой недели ничего не говорят о спросе 7 марта. Считайте по предзаказам и прошлому году.

1. Соберите предзаказы за одну-две недели, лучше с предоплатой: это самая точная часть расчёта. Переведите букеты в стебли по составу.
2. Возьмите продажи с витрины каждой главной позиции за те же праздничные дни прошлого года — без прошлогодних предзаказов, иначе посчитаете их дважды.
3. Сравните обычные недели этого и прошлого года. Продаёте на 10% больше — поправка 1,1, на 10% меньше — 0,9.

Пример: на 8 Марта заказали 20 букетов по 7 тюльпанов — это 140 тюльпанов. В прошлом году с 6 по 8 марта с витрины ушло 800 тюльпанов. В январе и феврале вы продаёте на 10% больше, чем год назад, — поправка 1,1. К празднику в вёдрах будет 40 тюльпанов. Закупка: 140 + 800 × 1,1 − 40 = 980 тюльпанов, дальше округлите до пачек.

В первый год прошлогодних записей нет: опирайтесь на предзаказы, а витринный запас берите осторожно.

• Сроки у оптовика. Узнайте, до какого числа он принимает заказы на праздник и нужна ли предоплата.
• Упаковка и открытки не вянут. Возьмите их заранее — на все праздничные букеты.
• Пик кончается в один день. Тюльпан 7 марта и тюльпан 9 марта — два разных товара. В последний день не докупайте, а остаток после праздника сразу уценяйте.
• Запишите праздник. Сколько каждой позиции продали по дням — отдельно с витрины и по предзаказам — и сколько осталось. Через год это главный источник для закупки.

Как вести учёт цветов в Veloseller

В Veloseller есть «Умный учёт» — склад прямо в сервисе: в браузере, в приложении на телефоне и в Telegram-боте. Приход и продажи вносят фразой: «пришло 100 роз». Одна фраза — одна операция: «продал 7 роз» и «продал 3 эвкалипта» — две отдельные фразы. Фразу можно написать, продиктовать кнопкой микрофона в веб-версии или отправить голосовым сообщением Telegram-боту, а накладную оптовика — сфотографировать. Остатки меняются только после подтверждения в Корзине.

Остатки — целые числа: для стеблей и горшков это удобно. Списанное вносят корректировкой: остаток становится равен указанному числу. Продажей сервис её не считает, поэтому сначала вносите продажи — можно одной записью за день, — а потом корректировку.

Для срезки задайте срок поставки и целевое покрытие в днях: по умолчанию стоят 7 и 30 — запас больше чем на месяц. Поставьте, например, 1 и 2: привоз на следующий день и запас на два дня. В расчёте производства те же поля, только срок там называется сроком пополнения.

Букет как товар с составом

У товара можно задать состав из других товаров склада. Для букета «Нежность» это роза — 5, эвкалипт — 2, упаковка — 1. На снимке — состав другого товара, букет заводится так же.

Кнопка «Рассчитать производство» по скорости продаж букета считает, сколько букетов собрать и каких цветов на них не хватит. Например, «Нежность» продаётся по 3 букета в день, собрано 2, срок пополнения — 1 день, целевое покрытие — 2. Сервис предложит собрать 3 × (1 + 2) − 2 = 7 букетов — это 35 роз. Если в вёдрах 20 роз, в расчёте будет «Не хватает 15». В список «Закупить» букет с составом не попадает: его собирают, а не закупают. Подробнее — в справке о расчёте производства.

При продаже букета стебли сами не списываются. Расход цветов вносите так:

• Собрали витринные букеты — внесите поступление букетов («пришло 6 букетов Нежность») и корректировкой поставьте, сколько стеблей осталось в вёдрах. Цену в этом приходе не пишите или пишите себестоимость: цену прихода сервис считает закупочной.
• Продали витринный букет — продажа букета.
• Продали стебли поштучно или авторский букет — продажа стеблей.

Пример: было 100 роз, 30 веток эвкалипта и 20 упаковок. Продали 9 роз поштучно и собрали 6 букетов. Вносим продажу 9 роз, приход 6 букетов и корректировки: роз 61, эвкалипта 18, упаковок 14 — каждую операцию своей фразой.

Из-за корректировки скорость продаж роз покажет только штучные продажи и авторские букеты. Розы для витринных букетов видны в расчёте производства. Перед заказом у оптовика смотрите оба расчёта.

Праздничный всплеск сервис заранее не увидит: закупку он считает по скорости продаж за выбранный период. Партий и сроков годности Veloseller не ведёт, кассы в нём нет, ценники он не печатает.

Горшечные растения, которые стоят месяцами, могут попасть в список «Распродать»: тогда уцените их, пересадите в свежий горшок или, если договаривались, верните поставщику. Бесплатно — 1 склад и 50 товаров, бессрочно, первые 35 дней — полный доступ без карты. Подробнее — на странице программы учёта товаров для малого бизнеса.

Порядок действий

1. Заведите цветы по стеблям: сорт, цвет и длина — отдельные позиции.
2. При приёмке считайте стебли, брак и пересорт предъявляйте поставщику.
3. Каждый день записывайте продажи, расход стеблей на букеты и списания с причиной.
4. Составляйте акт списания в тот же день.
5. Раз в неделю считайте долю потерь и проверяйте цену букетов.
6. К праздникам закупайте по предзаказам и прошлому году, а после праздника запишите продажи.

Частые вопросы

Как вести учёт в цветочном магазине?

Считайте цветы стеблями и каждый день записывайте приход, продажи, расход стеблей на букеты и списания с причиной. Главные 10–15 позиций пересчитывайте ежедневно и сверяйте с записями.

Какие причины списания цветов?

Основные — увядание, поломка стебля, болезни вроде серой гнили и подмерзание. Брак поставщика и пересорт лучше не списывать, а предъявить поставщику при приёмке.

Как составить акт списания цветов?

Укажите дату, наименование с сортом и длиной, количество, цену, сумму, причину и подписи. Форма — ТОРГ-16, для боя и лома — ТОРГ-15, или своя; подробно — в статье о списании товара.

Как посчитать себестоимость букета?

Сложите стоимость цветов, зелени и упаковки: 5 роз по 90 ₽, 2 ветки эвкалипта по 45 ₽ и упаковка за 50 ₽ дают 590 ₽. С учётом потерь делите закупочную цену стебля на (1 − доля потерь).

Как списывать цветы, которые ушли в букет?

Это не списание, а расход: при сборке уменьшите остаток стеблей, а продажу запишите на букет. Авторский букет под заказ проще записать продажей стеблей, из которых он собран.

Как закупать цветы к 8 Марта и 14 февраля?

Сложите предзаказы с прошлогодними продажами с витрины за те же дни, поправленными на рост или спад этого года, и вычтите остаток. Предзаказ у оптовика делайте заранее, а в последний день праздника не докупайте.

Источники: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (п. 1 ч. 2 ст. 6, ч. 1 ст. 9); постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 (формы ТОРГ-15 «Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей» и ТОРГ-16 «Акт о списании товаров»); формулы — общепринятые методики торгового учёта; справка Veloseller — «Умный учёт», «Произвести: расчёт производства», «Тарифы и лимиты»; расчёты примеров — Veloseller, сверено 25.09.2026.