Программа для инвентаризации: Excel, ТСД или телефон

Программа для инвентаризации нужна, чтобы пересчёт шёл быстрее, чем с листом и ручкой, а посчитанное не приходилось переписывать в учёт. Считать товар можно на бумаге, в Excel, терминалом сбора данных с учётной системой или в приложении на телефоне, где сканером служит камера. Ниже — чем способы отличаются по скорости, цене и ошибкам, как выбрать свой и как пересчитать магазин с телефона.

Как организовать пересчёт — подготовка, зоны, сверка и документы, — разобрано в статьях как провести инвентаризацию товара и ревизия в магазине. Здесь — только про инструмент.

Что должна уметь программа для инвентаризации

В пересчёте четыре действия, и инструменты различаются тем, сколько из них берут на себя:

1. Найти товар — по штрихкоду, артикулу или названию, не листая список.
2. Записать факт — сколько штук лежит на самом деле.
3. Сравнить с учётом — разница по каждой позиции: недостача, излишек или пересорт.
4. Обновить остатки — чтобы учёт дальше шёл от посчитанного, а не от старых цифр.

Бумага закрывает только второй пункт. Дольше всего на листах часто идёт не счёт, а перенос: переписать цифры в учёт и найти, где ошиблись. Чем меньше ручных переносов, тем меньше новых ошибок.

Четыре способа посчитать товар

Бумага: лист пересчёта

Вы распечатываете список товаров с пустой графой «факт» или пишете от руки. Один человек считает, второй записывает.

• Плюсы: бесплатно, не нужны связь и зарядка, понятно любому продавцу.
• Минусы: товар ищут глазами по списку, цифры переписывают в учёт, а неразборчивую цифру потом не перепроверить.
• Когда подходит: несколько десятков позиций, разовый пересчёт, запасной вариант, если подвела техника.

Excel или Google Таблицы

Вы выгружаете из учёта список с учётными остатками, добавляете колонку «факт» и формулу «факт минус учёт» — разница видна сразу. Ускорит поиск ручной сканер: в режиме эмуляции клавиатуры он вводит код в любую программу, будто его набрали руками, — например, в поиск по таблице.

• Плюсы: бесплатно или почти, разница считается формулой, файл легко отправить бухгалтеру.
• Минусы: с телефона в мелких ячейках легко попасть не в ту строку, ноутбук со сканером не унесёшь к дальней полке, а результат всё равно нужно перенести в учёт. Google Таблицы без интернета откроются, только если офлайн-доступ включили заранее.
• Когда подходит: учёт уже ведётся в таблице, а позиций — сотни. Как её устроить — в статье таблица учёта товаров в Excel.

Сканер или ТСД вместе с учётной системой

Терминал сбора данных (ТСД) — мобильный компьютер со встроенным сканером штрихкодов. В него загружают справочник из учётной программы, считают и передают результат обратно. В учётной системе пересчёт обычно становится документом инвентаризации: по каждой позиции — расчётный остаток и факт, а остатки по итогам исправляют списанием и оприходованием.

• Плюсы: самый быстрый счёт на большом ассортименте; несколько человек могут считать параллельно, каждый своим терминалом; документы формируются в той же системе.
• Минусы: самый дорогой вход — терминал на каждого, кто считает, плюс учётная система и настройка обмена с ней.
• Когда подходит: склад или магазин с тысячами позиций, несколько считающих, бухучёт с описью и сличительной ведомостью.

Приложение на телефоне: камера вместо сканера

Приложение для инвентаризации показывает список товаров, камера читает штрихкод, вы вводите количество. Если это приложение и есть ваш учёт, посчитанное сразу становится остатком — переносить нечего.

• Плюсы: оборудование не нужно — телефон уже в кармане; считать можно у полки, а не у компьютера; нет переписывания.
• Минусы: камера обычно читает код медленнее сканера: телефон нужно навести, нужен свет, мятую этикетку она может не взять. Садится батарея. Если приложение только для пересчёта и с учётом не связано, перенос остаётся.
• Когда подходит: маленький магазин или отдел, точка на рынке, склад в гараже — сотни позиций, считаете вы один или вдвоём. Как проверить приложение за 15 минут — в статье приложение для учёта товаров на телефоне.

Сравнение способов

Цены на терминалы, сканеры и подписки сильно различаются. Сравнивайте не только покупку, но и часы на перенос и исправление ошибок.

Как выбрать: шесть вопросов

Сколько позиций

Десятки — хватит листа или таблицы. Сотни — телефон или таблица со сканером. Тысячи — ТСД и учётная система: каждая лишняя секунда на позицию умножается на тысячи.

Есть ли штрихкоды

Сканер и камера ускоряют только промаркированный товар: если код есть у половины ассортимента, вторую половину ищут по названию или артикулу. Проверьте, быстро ли программа находит товар по первым буквам.

Сколько человек считает

Одному-двум хватит телефона или листа. Если несколько пар считают одновременно, их листы или файлы придётся сводить — под эту задачу и делают ТСД с учётными системами.

Есть ли связь у полок

Подвал, подсобка, склад на окраине — проверьте связь заранее. Бумаге и файлу Excel на ноутбуке она не нужна. Облачному приложению и Google Таблицам — нужна, если у них нет офлайн-режима или он не включён.

Нужны ли выгрузка и документы

Если итог нужно отдать бухгалтеру или собственнику, проверьте выгрузку в Excel. Если вы ведёте бухучёт и оформляете инвентаризацию описью и сличительной ведомостью, удобнее система, которая их формирует.

Как результат попадёт в остатки

Это главный вопрос: посчитанное должно стать новым остатком. Если считают в одной программе, а учёт ведут в другой, после каждого пересчёта — ручной перенос, поэтому программа для инвентаризации и учёта лучше одна. И проверьте, что исправление остатка не считается продажей: иначе программа увидит спрос, которого не было, и неверно посчитает закупку.

Инвентаризация в Veloseller

Veloseller — сервис учёта остатков для небольших магазинов и точек: склад «Умный учёт» ведётся прямо в нём, с телефона или из браузера, а остатки выгружаются в Excel из веб-кабинета. Отдельного модуля инвентаризации нет. Результат пересчёта вносят корректировкой: остаток становится равен посчитанному числу, а не меняется на него. Спросом корректировка не считается, поэтому скорость продаж и список «Закупить» она не искажает.

Внести корректировку можно тремя способами:

• В карточке товара в приложении — нажать на «Остаток» с карандашом и ввести число. Применяется сразу.
• Фразой — «осталось 12 кепок» или «корректировка кепка 7». Операция попадает в Корзину, остаток меняется после подтверждения. У корректировки в Корзине видно, что числилось до правки («Сейчас: …»), — крупные расхождения удобно проверить заранее.
• Файлом Excel или CSV — список с действием «Корректировка» на весь файл. Подходит, если считали на бумаге или в таблице. Строки, которых нет в каталоге, станут новыми товарами, поэтому сверьте названия и артикулы.

Чего нет: подключения ТСД, описи ИНВ-3 и сличительной ведомости — документы оформляют в учётной системе или вручную. Корректировке нужна связь: без интернета приложение сохраняет только продажу, приход и списание. Количества — целые, весовой товар ведут в целых килограммах, граммах или ящиках. Бесплатно — 1 склад и до 50 товаров бессрочно, на тарифе «Старт» — до 1 000 товаров, первые 35 дней открыто всё и без карты. Подробнее — на странице программа учёта товаров.

Как пересчитать магазин с телефона

Понадобятся склад «Умного учёта» и мобильное приложение Veloseller: для Android оно скачивается с сайта, версия для iPhone готовится к App Store.

1. Внесите всё до пересчёта — продажи, приходы и списания. Если на экране есть «Не отправлено», дождитесь связи и отправьте. Продажа, которую не внесли, а перекрыли корректировкой, выпадет из скорости продаж.
2. Откройте список товаров — плитка «Активных товаров» на «Обзоре».
3. Найдите товар. Нажмите значок штрихкода в строке поиска и наведите камеру на код. Без кода начните набирать название или артикул. Товары с нулевым остатком и без продаж список прячет — если товар не нашёлся, нажмите «Показать без активности».
4. Введите факт. Откройте товар, нажмите на «Остаток» с карандашом, введите посчитанное число и подтвердите ввод. Строка «Корректировка: остаток = 12 шт.» значит, что остаток записан.
5. Добавьте код, если его нет. Товар не нашёлся сканером — откройте его по названию и в строке «Штрихкоды» отсканируйте упаковку. В следующий раз он найдётся по коду.
6. Следующий товар — снова значок штрихкода.

В карточке виден учётный остаток. Если важно считать «вслепую», считайте на листе, а результат загрузите файлом. Что делать с расхождениями после пересчёта — в статье о недостаче в магазине.

Частые вопросы

Какая программа для инвентаризации подойдёт маленькому магазину?

Та, что совмещает пересчёт с повседневным учётом: тогда посчитанное сразу становится остатком. Для сотен позиций и одного-двух считающих обычно хватает приложения на телефоне с камерой вместо сканера. ТСД и учётная система окупаются на тысячах позиций и нескольких считающих.

Можно ли провести инвентаризацию с телефона?

Да. Камера читает штрихкод, вы вводите количество, и приложение, в котором ведётся учёт, сразу меняет остаток. Заранее проверьте, работает ли запись без интернета и не считается ли исправление остатка продажей.

Есть ли бесплатная программа для инвентаризации?

Бесплатны бумага, Excel и Google Таблицы — но вы платите временем на перенос. У приложений «бесплатно» означает пробный период или бесплатный тариф с лимитом товаров. В Veloseller бесплатно 1 склад и до 50 товаров без ограничения по сроку.

Нужен ли сканер штрихкодов для инвентаризации?

Для сотен позиций хватает камеры телефона. Ручной сканер или ТСД нужны, когда позиций тысячи и считают потоком: камера читает медленнее. Если на товаре нет штрихкодов, сканер не поможет — ищите по названию или артикулу.

Можно ли провести инвентаризацию в Excel?

Можно: выгрузите список с учётными остатками, добавьте колонку «факт» и формулу разницы. Но посчитанное потом переносят в учёт вручную.

Есть ли приложение для инвентаризации на Андроид?

Есть и отдельные приложения для пересчёта, и мобильные версии учётных систем. Приложение Veloseller для Android скачивается с сайта, пересчёт в нём — это корректировка остатка в карточке товара.

Итог

Чем считать, решают число позиций, штрихкоды, число считающих, связь у полок и то, как результат попадёт в остатки. Бумага и Excel подходят для небольшого ассортимента, но требуют переноса. ТСД с учётной системой — для складов и тысяч позиций. Маленькому магазину чаще всего хватает телефона: камера вместо сканера, а посчитанное сразу становится остатком.

Источники: справка Veloseller («Умный учёт», «Умный учёт в смартфоне»); справка МоегоСклада «Инвентаризация товаров»; база знаний GBS.Market о сканерах штрихкода; блог «Сканпорт» о ТСД; справка Google об офлайн-доступе к Таблицам; сверено 14.10.2026.