Учёт товаров на маркетплейсах: остатки, документы, сверка

Товар на маркетплейсе одновременно находится в нескольких местах: на вашем складе, в пути, на приёмке, на складе WB или Ozon, у покупателей и в возвратах. Если учитывать только то, что видно в кабинете, расхождения копятся незаметно, а доказать их потом нечем. Ниже — как вести управленческий учёт товаров на маркетплейсах: где числится остаток, какие акты и отчёты брать для сверки, по какой формуле сверять и что делать, если товар утрачен.

Товар на складе маркетплейса по-прежнему ваш

Передав товар на склад маркетплейса, вы его ещё не продали. У Wildberries это следует из оферты: WB работает как агент и продаёт товар от имени продавца.

Деньги покупателя WB тоже принимает «от имени Продавца» и передаёт их вам (п. 3.2), а в кассовом чеке указаны наименование и ИНН продавца (п. 3.6). Переход товара в собственность WB оферта описывает отдельно — как право WB выкупить товар по отдельному договору (п. 3.4). Пока такого выкупа нет, товар на складе остаётся вашим. Справка WB так и пишет: отчёт по остаткам показывает «количество вашего товара на складах WB».

Вывод для любой площадки: пока покупатель не выкупил товар, он входит в ваш остаток. Сверять отчёты маркетплейса со своим учётом — ваша задача.

Где бывает товар: пять точек остатка

Остаток — это сумма по точкам. Ведите учёт так, чтобы каждая единица в любой момент числилась ровно в одной из них.

1. Свой склад — товар для FBS или подготовленный к поставке.
2. В пути на склад маркетплейса — отгружен, но ещё не сдан.
3. На приёмке — привезли, но поштучно ещё не приняли. У WB приёмка по количеству единиц и ассортименту идёт до 10 рабочих дней, после чего WB публикует акт приёмки (п. 11.1.3 оферты).
4. На складе маркетплейса — принятый товар: доступный к продаже и недоступный, например из-за брака или истёкшего срока годности.
5. У покупателя и в возвратах — заказы в доставке, отказы и возвраты. Отчёт по остаткам WB показывает и товар «в пути до получателя и от него в случае возврата».

Пятая точка самая коварная: товар уже не на складе, но ещё не продан. Если считать продажей заказ, а не выкуп, учёт разойдётся с реальностью на объём отказов и возвратов.

Какие документы и отчёты дают WB и Ozon

Нужны акты, которые фиксируют передачу товара и расхождения, и отчёты об остатках и движении. Про отчёт по остаткам справка WB говорит: «Информация в отчёте носит справочный характер», поэтому спорить стоит по актам. Где найти остатки в кабинетах — в статьях про остатки на Wildberries и остатки на Ozon.

Документы и отчёты Wildberries

• Акт приёмки FBW — формируется до 10 рабочих дней от даты отгрузки. Возражения — в течение 7 дней со дня публикации, иначе акт признаётся согласованным (п. 11.1.5 оферты).
• Отчёт сверки по принятой поставке — по каждому баркоду: сколько запланировано, в упаковке и «Принято складом».
• Акт корректировки — если после приёмки выяснилось, что в акте больше или меньше товара, чем вы привезли. На проверку или спор — 7 календарных дней, потом акт принимается автоматически.
• Акт приёмки FBS — подтверждает, что вы передали WB заказы; формируется, когда все заказы поставки получили статус «Отсортировано» или «Отмена».
• Акт возврата — что вы получили в пункте выдачи; формируется в текущем месяце за предыдущий. Без возражений в течение 3 рабочих дней он признаётся утверждённым (п. 11.2.1 оферты).
• Отчёт об утилизированном товаре — раз в месяц за предыдущий. Стоимость товара в нём не указывается, а утилизация платная — 44 ₽ за единицу.
• Отчёт по остаткам на складе и «История остатков» — остатки на складах и в пути, а во втором — на конец каждого дня за последние три месяца. С 15.08.2026 часть данных по складам WB в России временно недоступна, остатки по ним идут суммарной строкой.
• Еженедельный отчёт о реализации с детализацией — продажи, возвраты и компенсация за брак, если начислена. По оферте через него WB может сообщить и об утрате товара. Как его читать — в статье об отчёте о реализации.

Документы и отчёты Ozon

• Акт приёмки FBO — согласны: примите в течение 7 календарных дней; нет: отклоните в тот же срок, оформите обращение с мотивированным возражением и приложите видео сборки поставки. Без действий акт считается принятым.
• Акты о расхождениях — недостача оформляется актом о недостаче, излишек и неопознанный товар — актом об излишках, пересорт — обоими. Для поставок без обязательной загрузки УПД Ozon формирует акт по форме ТОРГ-2: о браке или об излишках.
• Оборотная ведомость по товарам (Аналитика → Отчёты → Продажи со склада Ozon) — остаток на начало периода, приход, расход и остаток на конец. В расходе видны отгрузки на доставку и списание по утере и браку — готовая основа для сверки.
• Отчёт о реализации — ежемесячный: продажи, возвраты и удержания за месяц. Как его читать — в той же статье об отчёте о реализации.
• Отчёт о компенсациях — в разделе «Финансы» → «Документы». Сверяйте его со списком утраченных и повреждённых единиц.

Сверка остатков: формула

Сверка проверяет, сходится ли то, что должно быть у маркетплейса по вашим документам, с его отчётами. Считайте по каждому артикулу, иначе недостача по одному товару спрячется за излишком по другому.

• Поставлено — по актам приёмки с учётом корректировок, а не по вашим накладным. Разница между отгруженным и принятым — отдельная строка для спора.
• Продано — выкупы за вычетом возвратов покупателей, вернувшихся на склад. Источник — отчёт о реализации.
• Возвращено вам — по актам возврата.
• Списано и утрачено — утилизация, брак, утрата по отчётам маркетплейса.

Результат сравнивайте с суммой «на складе + в пути к покупателю + в пути обратно». Разница, которую не объясняют документы, — ваше расхождение.

Где обычно расходятся цифры

• Приёмка. Приняли меньше, больше или пересорт. У WB это видно в отчёте сверки и в колонке «Упаковано → Принято» в списке поставок, там же есть видео приёмки; у Ozon — в актах о расхождениях. Пропустили срок на возражение — расхождение остаётся на вас.
• Товар в пути. Со склада товар уже ушёл, а поштучная приёмка ещё идёт — в остатках маркетплейса его пока нет.
• Отказы покупателей. По оферте WB, если покупатель отказался от товара, который доставлял WB, товар остаётся на складе WB и продаётся оттуда (п. 4.10). Отказ по FBS-заказу может появиться в остатке WB, а не на вашем складе.
• Возвраты к вам. Возврат WB, не забранный из пункта выдачи за 7 дней, уходит на утилизацию. Статус «Неподбор» в отчёте по возвратам значит, что товара не оказалось на местах хранения: если остатков нет, товар продан. Получение возврата WB советует снимать на видео.
• Утилизация и утрата. Такие единицы переводите из остатка в отдельную строку по отчётам маркетплейса.
• Разные даты среза. Остатки — на текущий момент, реализация — за неделю или месяц, акты возврата — за прошлый месяц. Сверяйте на одну дату.

Если товар утрачен или повреждён на складе маркетплейса

Утрата на Wildberries

Что важно для учёта (раздел 11 оферты в редакции от 01.09.2026):

• Товар признаётся утраченным, если WB не вернул его через 60 дней после вашего требования о возврате (90 дней с сообщения об инвентаризации) или если WB сам сообщил об утрате — в том числе через отчёт о реализации или ежедневные отчёты.
• Компенсацию считают по формуле оферты: от средней цены ваших продаж за 365 дней за вычетом НДС, комиссии и наценки; упущенная выгода не возмещается. WB вправе запросить документы о себестоимости — на них 10 дней; если WB согласится, компенсацию установят в размере подтверждённой себестоимости.
• Выплата — в течение 30 рабочих дней после истечения срока возврата или представления документов. Если WB потом найдёт товар, он вправе вернуть его в остаток и удержать компенсацию (п. 11.3.12).
• Утрата из-за непреодолимой силы не возмещается; в перечне п. 11.3.4.1 названы в том числе военные действия и последствия применения летательных аппаратов, включая БПЛА.

Продавцам, чьи товары пострадали из-за атак БПЛА, WB перечисляет «поддерживающие выплаты» — это мера поддержки, а не договорная компенсация. По сообщению официального канала «WB Партнёры», третий этап начнётся с 1 октября 2026 года и охватит более 200 000 предпринимателей МСП.

Утрата на Ozon

По «Общим условиям сотрудничества с Ozon» Ozon отвечает за утрату или повреждение товара, если это случилось по его вине, пока товар был у Ozon, и возмещает документально подтверждённый ущерб. Сроки на уведомление и претензию в условиях короткие — сверьте их в действующей редакции сразу, как обнаружите утрату.

Риски атак беспилотников договор не покрывает. В официальном канале Ozon 31.07.2026 это сказано прямо: «Наш стандартный договор такие риски не покрывает». С 1 августа 2026 года Ozon автоматически подключил продавцам страхование СПАО «Ингосстрах» (от него можно было отказаться); первые выплаты по пострадавшим складам при активном полисе Ozon обещал с 15 сентября 2026 года.

Что делать продавцу

1. Зафиксируйте остаток на дату события — сохраните отчёт по остаткам и историю остатков (WB) или оборотную ведомость (Ozon).
2. Выделите единицы в отдельную строку — «на складе маркетплейса, статус не подтверждён». Не списывайте их и не держите в доступном остатке.
3. Соберите документы о себестоимости: договоры, накладные, УПД, счета-фактуры, платёжки.
4. Соблюдайте сроки: на Ozon они короткие — проверьте их в «Общих условиях сотрудничества» в день обнаружения утраты; на WB следите за отчётом о реализации, через него WB сообщает и об утрате.
5. Когда придёт решение, спишите единицы и отдельно отразите деньги — компенсацию, страховую или поддерживающую выплату, не смешивая их с выручкой.
6. Пересчитайте закупку: утраченный товар не продастся, ходовой артикул нужно довезти.

Себестоимость и деньги

• Себестоимость — закупка, доставка, подготовка; по ней оценивают и остаток на складах маркетплейса. Как считать — в статье о себестоимости товара.
• Продажи и реализация — по отчёту о реализации, а не по заказам.
• Деньги на счёте — выплата не равна выручке: из неё вычтены комиссия, логистика, хранение и другие удержания. Подробнее — про выплаты селлерам.
• Налоги — отдельная тема, см. НДС на УСН для селлера.

Бухгалтерский учёт товаров на маркетплейсах — проводки, счета, налоговая база — ведёт бухгалтер: управленческий учёт его не заменяет, но даёт ему сверенные цифры.

Где вести учёт

Инструмент выбирают по числу артикулов и движений.

• Таблица — на старте: лист движений и лист остатков по пяти точкам. Минус — всё вручную, ошибки трудно заметить.
• Учётная система — 1С и другие складские программы ведут документы прихода, перемещения и списания, партии и себестоимость.
• Сервис аналитики — документы не ведёт, но помогает решать, что и сколько закупать. Какие бывают сервисы — в статье как выбрать сервис аналитики.

Veloseller — сервис третьего типа, а не учётная система: с документами маркетплейсов он не работает, склады FBO и FBW не подключает. Раз в сутки он забирает остатки с ваших FBS-складов WB и Ozon по API-ключу, из товарного фида или из «Умного учёта», по изменению остатков вычисляет продажи и считает скорость продаж по дням в наличии, покрытие в днях и точку заказа. На выходе — список «Закупить» и ежедневная сводка в Telegram.

Порядок действий

1. Сопоставьте артикулы и баркоды в учёте и в кабинетах и разбейте остаток на пять точек.
2. После каждой поставки сверяйте акт приёмки с упаковочным листом и в течение 7 дней оспаривайте расхождения.
3. Раз в неделю считайте формулу по каждому артикулу по отчёту о реализации WB и отчёту по остаткам.
4. Раз в месяц делайте полную сверку: акты возврата и отчёт об утилизации WB, отчёт о реализации и оборотная ведомость Ozon.
5. Ведите список расхождений со сроками и закрывайте строку только документом.
6. Храните акты и выгрузки у себя: акт приёмки WB можно скачать в течение 12 месяцев, «История остатков» хранит три месяца.

Частые вопросы

Как вести учёт товаров на маркетплейсах?

Разделите остаток на точки — свой склад, в пути, на приёмке, на складе маркетплейса, у покупателя — и переносите единицы между ними по документам. Раз в неделю сверяйтесь с отчётом маркетплейса по формуле «поставлено − продано − возвращено − списано».

Чей товар на складе Wildberries — продавца или маркетплейса?

По оферте WB продаёт товар от имени и за счёт продавца, то есть работает как агент. Переход в собственность WB оферта описывает только как отдельный выкуп, поэтому до продажи товар учитывает продавец.

Как учитывать продажу и реализацию товаров на маркетплейсе?

Продажей считайте выкуп, а не заказ, и берите данные из отчёта о реализации: у WB он еженедельный, у Ozon ежемесячный.

Можно ли вести учёт товаров на маркетплейсах в 1С?

Да, учётные системы бывают разные — 1С, облачные складские программы, таблицы. Важно, чтобы в них были те же точки остатка и документы, по которым вы сверяетесь с WB и Ozon.

Что делать, если остатки на складе маркетплейса не сходятся?

Посчитайте формулу по каждому артикулу и найдите этап, где появилась разница: приёмка, путь, возвраты, утилизация или утрата. Расхождение при приёмке оспаривайте по акту в течение 7 дней.

Что делать, если товар потерялся на складе Wildberries или Ozon?

Выделите единицы в отдельную строку и соберите документы о себестоимости. WB возмещает реальный ущерб, кроме непреодолимой силы; Ozon — если утрата произошла по его вине.

Источники: оферта Wildberries (разделы 3, 4 и 11); справочный центр Wildberries — «Документы по движению товара», «Документы по принятым поставкам», «Акт корректировки», «Отчёт по возвратам и перемещению товаров», «Отчёт по остаткам на складе», «История остатков»; официальный канал «WB Партнёры»; регламент поставок на фулфилмент Ozon, «Общие условия сотрудничества с Ozon», база знаний Ozon — «Отчёты по продажам со склада Ozon»; официальный канал Ozon Marketplace (сверено 24.09.2026).