Складской учёт товара: как вести, документы и программа

Складской учёт товара — это запись каждого движения товара на складе: что пришло, что ушло, куда переместили и сколько осталось. Статья для владельца небольшого магазина, склада или интернет-магазина и для селлера, который хранит товар у себя. Разберём, чем складской учёт отличается от бухгалтерского, какие бывают операции и документы, в чём его вести и как внедрить с нуля.

Что такое складской учёт

Складской учёт отвечает на три вопроса по каждой позиции: сколько есть, где лежит и как менялся остаток. Его ведут в штуках, килограммах или упаковках — в тех единицах, в которых товар принимают и отгружают.

Остаток на любой день считается по одной формуле:

Возврат от покупателя — это приход. Возврат поставщику, списание и отправка в другую точку — расход. Если каждое движение записано, учёт совпадает с полкой. Если нет — расхождение всплывёт только при пересчёте.

Чем складской учёт отличается от бухгалтерского

Бухгалтерский учёт ведут в рублях, на счетах и по правилам закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» — для отчётности и налогов. Складской ведут в натуральных единицах — для работы: что отгрузить, что заказать, где пропадает товар.

Исходные документы одни и те же: накладная поставщика попадает и на склад, и в бухгалтерию. Но вопросы разные. Бухгалтеру важно, сколько стоят запасы на конец месяца. Владельцу и кладовщику — что 12 коробок зелёного чая стоят на втором стеллаже и закончатся через неделю.

ИП, который ведёт налоговый учёт доходов или доходов и расходов, может не вести бухгалтерский учёт (п. 1 ч. 2 ст. 6 закона № 402-ФЗ). Складской учёт от этого лишним не становится: без него не видно ни недостач, ни того, что пора закупать. Что обязательно на вашем налоговом режиме — в статье учёт товаров для ИП.

Количественный, сортовой и партионный учёт

Это три уровня подробности. Чем выше уровень, тем точнее учёт и тем больше записей.

• Количественный. Только наименование и количество: «кружка белая — 40 шт.». Подходит, когда у товара нет вариантов и закупочная цена почти не меняется.
• Сортовой. Отдельная позиция на каждый вариант товара: размер, цвет, вкус, объём, сорт. Футболка M и футболка L — две разные строки. Без этого в одежде, обуви и косметике почти неизбежен пересорт.
• Партионный. Каждая поставка учитывается отдельно: дата, поставщик, цена закупки, срок годности. Он нужен там, где важны сроки, и там, где закупочная цена часто меняется. Как его вести и чем ФИФО отличается от средней себестоимости — в статье о партионном учёте.

Для небольшого магазина или склада разумный минимум — сортовой учёт в штуках плюс себестоимость каждой позиции. Партии добавляют, когда без них не отследить сроки годности или себестоимость.

Складские операции

Любое движение товара сводится к шести операциям.

1. Приход — товар пришёл от поставщика. Сначала его принимают: пересчитывают и сверяют с накладной. В учёт вносят фактическое количество, а не цифру из документа. Порядок приёмки с актами и расхождениями разобран в статье о приёмке товара на склад.
2. Расход — товар ушёл: продан в магазине, отгружен покупателю или курьеру, передан на склад маркетплейса.
3. Перемещение — товар переехал между вашими точками: со склада в магазин, из подсобки в зал. Это две записи: расход в одном месте и приход в другом.
4. Возврат. От покупателя — приход, если товар снова можно продавать. Поставщику — расход по документу.
5. Списание — товар выбыл без продажи: брак, порча, бой, истёк срок. Его оформляют актом с причиной — подробно в статье о списании товара.
6. Инвентаризация — пересчёт того, что есть на самом деле, и сравнение с учётом. Она находит недостачи, излишки и пересорт. Как её провести — в статье об инвентаризации товара.

Пример. Склад интернет-магазина, позиция «термокружка 350 мл». На начало месяца — 40 шт. За месяц пришло 120, покупатели вернули 3, отгружено 95, поставщику вернули 5 бракованных, 2 разбили, 20 отвезли в магазин.

При пересчёте на полке 39. Две кружки ушли без записи: забытая отгрузка, пересорт с соседним артикулом или кража. Искать причину проще сейчас, чем через полгода.

Документы складского учёта

Каждую операцию подтверждает документ. Если вы ведёте бухгалтерский учёт, закон требует оформлять первичным учётным документом каждый факт хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Составить его нужно в момент операции, а если не получается — сразу после неё (ч. 3 ст. 9).

Формы ТОРГ утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132, формы ИНВ — постановлением от 18.08.1998 № 88.

Карточка складского учёта

Карточка — отдельный лист на каждую позицию. В ней по датам записывают приход, расход и остаток со ссылкой на документ. Вся история товара видна на одной странице.

Унифицированная форма — М-17 «Карточка учета материалов» (постановление Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а). По указаниям к форме её заполняют на каждый номенклатурный номер. Ведёт её материально ответственное лицо — кладовщик или заведующий складом. Записи делают по приходным и расходным документам в день операции.

М-17 создана для материалов, но принцип годится и для товара: одна позиция — одна карточка. В альбоме торговых форм есть похожая ТОРГ-28 «Карточка количественно-стоимостного учета».

Журнал и книга складского учёта

Журнал — список движений по складу. В альбоме торговых форм это ТОРГ-18 «Журнал учета движения товаров на складе». В шапке — наименование товара, единица измерения и ответственный. Графы — дата, номер документа, приход, расход, остаток и примечание.

Книгой складского учёта обычно называют тот же журнал в прошитой тетради: страница на позицию, страницы пронумерованы. Образец заполнения для магазина — в статье журнал учёта товаров.

Обязательны ли эти формы

Нет. С 1 января 2013 года формы из альбомов унифицированных форм не обязательны к применению (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Формы выбирает сама компания:

ТОРГ и М-формы можно взять как есть, упростить или заменить своими. Главное — обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9). Это название и дата документа, название организации или ИП, содержание операции, количество или сумма с единицей измерения. Ещё нужны должности ответственных, их подписи, фамилии и инициалы.

В чём вести складской учёт: журнал, таблица или программа

Все способы рабочие. Разница в том, на каком объёме каждый начинает отнимать больше времени, чем экономит. Границы в таблице условные.

Журнал или книга хороши на старте: ничего не нужно покупать и настраивать. Но ошибка в сложении тянется дальше, а чтобы понять, что заканчивается, приходится листать всё.

Таблица считает остаток сама. Как собрать её с формулами прихода, расхода и остатка — в статье таблица учёта товаров в Excel. Слабые места — затёртые формулы и продажи, которые вносят вечером по памяти.

Программа нужна, когда записей много, работают несколько человек или нужно видеть, что докупить. На что смотреть при выборе — в статье как выбрать программу учёта товаров.

Пора менять способ, если:

• остаток в учёте не сходится с полкой каждую неделю;
• вечерний подсчёт стал отдельной работой;
• записи ведут несколько человек, и они путаются;
• чтобы понять, что заказать, приходится листать месяц назад.

Частые ошибки складского учёта

• Приход по накладной, а не по факту. В накладной 50, в коробках 48 — в учёт ушло 50. Недостача поставщика стала вашей.
• Один товар под разными названиями. «Чай зелёный 100 г» и «чай зел. пачка» — две позиции: по одной минус, по другой плюс.
• Записи по памяти. Продажи и отгрузки вносят в конце недели, и часть теряется.
• Перемещение записано один раз. Товар ушёл со склада, но не пришёл в магазин — в одной точке недостача, в другой излишек.
• Списание без записи. Разбитое и испорченное выбросили, а в учёте оно числится.
• Отрицательные остатки. Учёт показывает «−3», и это никого не тревожит. Такой минус — это пропущенный приход, лишний расход или пересорт.
• Пересчёт раз в год. За год ошибки накапливаются, и найти причину уже невозможно.
• Нет ответственного. Если принимает и отгружает «кто свободен», спросить за расхождение не с кого.

Как внедрить складской учёт с нуля

1. Опишите места хранения. Склад, магазин, подсобка, склад маркетплейса — у каждого свой остаток.
2. Составьте справочник товаров. Одна позиция — одно название и артикул. Размеры и цвета — отдельные позиции. Сразу укажите единицу измерения и себестоимость.
3. Назначьте ответственных и правила. Кто принимает, кто отгружает, какие документы оформляются и когда вносятся записи.
4. Пересчитайте всё на старт. Остатки по памяти переносят старые ошибки в новый учёт. Лучше закрыть склад на день и посчитать руками.
5. Выберите инструмент под свой объём: журнал, таблицу или программу.
6. Записывайте каждое движение в день операции. Мелкие продажи и пару разбитых банок — тоже.
7. Сверяйтесь с полкой. Раз в неделю — ходовые и дорогие позиции, раз в месяц — весь товар или по очереди все группы.
8. Через месяц используйте данные. Посмотрите, что продаётся быстро, а что лежит: по этим цифрам решают, что и сколько заказывать.

Складской учёт в Veloseller

В Veloseller есть «Умный учёт» — склад прямо в сервисе для небольшого ассортимента, ориентировочно до 500 товаров. Складские операции ложатся на его действия так:

• приход — «Поступление»: «пришло 20 кепок по 350» или фото накладной, счёта или УПД;
• продажа и отгрузка — «Продажа»;
• брак, бой, порча — «Списание»: остаток уменьшается, а в спрос это не идёт;
• результат пересчёта — «Корректировка»: остаток становится равен посчитанному числу.

Записать операцию можно фразой, голосом, фото документа, сканером штрихкода через камеру телефона или файлом Excel или CSV. Голосом — кнопкой микрофона в веб-версии, голосовым сообщением Telegram-боту или диктовкой с клавиатуры в мобильном приложении. Всё распознанное сначала попадает в Корзину, и остатки меняются только после подтверждения. Подтверждённые операции видны в журнале операций с поиском по товару.

По этим записям сервис считает скорость продаж по дням в наличии и на сколько дней хватит остатка. Он ведёт списки «Закупить» и «Распродать». Спросом считаются только продажи, поэтому в конце дня сначала вносят продажи, а потом корректировку по пересчёту.

Чего в «Умном учёте» нет: партий, сроков годности, серий и документов — накладных, УПД, актов. Их оформляют отдельно. Количества — только целые числа, поэтому развесной товар ведут в целых килограммах или в ящиках. Бесплатно — 1 склад и 50 товаров бессрочно, первые 35 дней — полный доступ без карты. Посмотреть без регистрации можно в демо, возможности для магазинов и складов собраны на странице программа учёта товаров.

Частые вопросы

Как вести складской учёт товара?

Составьте справочник товаров, пересчитайте остатки на старт и записывайте каждый приход, расход, перемещение, возврат и списание в день операции. Регулярно сверяйте учёт с полкой и исправляйте расхождения сразу.

Чем складской учёт отличается от бухгалтерского?

Складской учёт ведут в штуках и килограммах по каждой позиции и месту хранения — чтобы знать остатки. Бухгалтерский ведут в рублях на счетах — для отчётности и налогов.

Что такое карточка складского учёта М-17?

Это унифицированная форма «Карточка учета материалов» из постановления Госкомстата России № 71а. Её заводят на каждую позицию и записывают приход, расход и остаток по документам в день операции. С 2013 года форма не обязательна.

Как вести журнал складского учёта?

На каждую позицию — графы: дата, номер документа, приход, расход, остаток, примечание, как в форме ТОРГ-18. Записывайте каждое движение в день операции и считайте остаток после каждой записи.

Нужна ли книга складского учёта?

Обязательной формы книги нет: формы складских документов компания утверждает сама. Книга — это прошитый журнал, удобный на старте, пока позиций немного.

Какую программу складского учёта выбрать небольшому складу?

Ту, что закрывает ваши задачи: остатки по каждой позиции, ввод с телефона, отчёт о том, что заканчивается. Перед покупкой проверьте её неделю на своих товарах.

Источники: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (п. 1 ч. 2 ст. 6, ч. 1–4 ст. 9); информация Минфина России № ПЗ-10/2012; постановление Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а (форма М-17 и указания к ней); постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 (формы ТОРГ-1, ТОРГ-2, ТОРГ-12, ТОРГ-13, ТОРГ-16, ТОРГ-18, ТОРГ-28); постановление Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (формы ИНВ-3, ИНВ-19); справка Veloseller «Умный учёт» и «Тарифы и лимиты»; расчёт примера — Veloseller, сверено 03.10.2026.