Приёмка товара на склад: порядок, документы, расхождения

Приёмка товара на склад — это проверка поставки до того, как товар попадёт на полку и в учёт. Проверяют, столько ли привезли, сколько в накладной, то ли и в каком виде. Статья для владельца магазина, небольшого склада или интернет-магазина и для селлера, который принимает товар у себя. Разберём этапы приёмки, документы, что делать при недостаче, пересорте, браке и излишке и в какой срок писать поставщику.

Зачем принимать товар по правилам

Пока товар не принят, расхождение — проблема поставщика. Когда коробки разошлись по полкам, а накладная подписана без замечаний, недостачу придётся доказывать — и сделать это уже трудно.

По договору поставки Гражданский кодекс прямо требует проверить товар и сообщить о проблемах:

«Этот же срок» — срок осмотра товара. Его задают закон, договор поставки или обычаи делового оборота (п. 2 ст. 513 ГК РФ). Поэтому начните с договора: часто в нём уже есть сроки, порядок приёмки и правило, кого вызывать при расхождении.

Старые инструкции Госарбитража СССР о приёмке по количеству (П-6) и по качеству (П-7) применяются, только если это предусмотрено договором поставки (п. 14 постановления Пленума ВАС РФ от 22.10.1997 № 18).

Подготовка к приёмке

• Держите под рукой заказ или спецификацию — с ними сверяют накладную.
• Выделите место для приёмки отдельно от зала и основного запаса. Иначе новый товар смешается со старым.
• Назначьте, кто принимает. Один ответственный лучше, чем «кто свободен».
• Подготовьте нож, маркер, весы для весового товара, телефон для фото и сканер штрихкода, если есть.
• Не отпускайте водителя, пока не пересчитаны места и не осмотрена упаковка.

Этапы приёмки товара

1. Проверка документов

Поставщик передаёт товарную накладную (ТОРГ-12) или универсальный передаточный документ (УПД). Сверьте их с заказом: ваш ли это груз, все ли позиции на месте, те ли цены и количества. Ошибку в документе проще исправить до подписи.

2. Приёмка по количеству мест

При водителе пересчитайте коробки, мешки и паллеты и сравните с документом. Осмотрите упаковку: вскрытые коробки, порванный скотч, мокрые или смятые места. Повреждённое место вскройте и пересчитайте сразу, а замечание запишите в накладную или акт.

Если груз привезла транспортная компания, сверьте его с транспортными и сопроводительными документами. Принимать его нужно по правилам, установленным для транспорта (п. 3 ст. 513 ГК РФ).

3. Приёмка по количеству

Теперь — поштучно. Считайте единицы, а не коробки: в коробке «по 24» бывает 22. Сверяйте каждую строку накладной с тем, что лежит перед вами, — по артикулу, размеру и цвету. Весовой товар взвешивайте.

Факт записывайте рядом с цифрой из документа: «по накладной 24 — факт 22». Так в конце сразу видно все расхождения.

4. Приёмка по качеству

Осмотрите товар: бой, вмятины, пятна, брак, сроки годности, маркировка, этикетки. Явные дефекты фиксируйте сразу и фотографируйте. Скрытые недостатки проявятся позже — сроки и порядок для них обычно задаёт договор.

5. Подпись и учёт

Подписывайте документ, только когда пересчёт закончен. Если есть расхождения, сделайте отметку в накладной и составьте акт. Принятое сразу вносите в учёт по фактическому количеству — об этом ниже.

Недостача, излишек, пересорт и брак: что делать

Общее правило есть в указаниях к форме ТОРГ-1 (постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132). Приёмку ведут по фактическому наличию. При отклонениях по количеству, качеству или массе приёмку приостанавливают и сохраняют товар так, чтобы он не смешался с однородным. Затем вызывают представителя поставщика для составления двустороннего акта.

Недостача

Если привезли меньше, чем по договору, покупатель вправе потребовать довезти недостающее. Или отказаться от товара и не платить, а если уже заплатил — вернуть деньги (п. 1 ст. 466 ГК РФ). Договор может установить другое — проверьте его.

Пример. По накладной 24 банки краски по 850 ₽, приехало 22. Недостача — 2 банки, или 2 × 850 = 1 700 ₽. В учёт идут 22 банки, а недостающие 2 банки на 1 700 ₽ — предмет претензии поставщику, а не ваша потеря.

Излишек

Если привезли больше, известите поставщика (п. 2 ст. 466 ГК РФ). Если в разумный срок он не распорядится лишним, можно принять весь товар, если договор не говорит иного. Принятый излишек оплачивают по цене договора, если стороны не договорились о другой (п. 3 ст. 466). До ответа поставщика храните лишнее отдельно и не продавайте.

Пересорт

Привезли не тот артикул, размер или цвет. В акте — две строки: чего не хватает и что пришло вместо. Покупатель может принять подходящий товар и отказаться от остального, отказаться от всей партии, потребовать замену или принять всё (п. 2 ст. 468 ГК РФ). Подробно, с примерами — в статье о пересорте товара.

Брак

Если продавец не оговорил недостатки, покупатель вправе на выбор потребовать скидку, бесплатное устранение недостатков в разумный срок или возмещение расходов на их устранение (п. 1 ст. 475 ГК РФ). При существенном нарушении — например, недостатки неустранимы или повторяются — можно вернуть деньги или потребовать замену (п. 2 ст. 475). По договору поставки поставщик может избежать этих требований, если без промедления заменит товар на качественный (п. 1 ст. 518).

Бракованный товар не кладите к остальному и не ставьте на продажу. Как вернуть его поставщику и какие для этого нужны документы — в статье о возврате товара поставщику. Если брак нашли уже после приёмки, проверьте в договоре сроки для скрытых недостатков. Товар, который нельзя ни вернуть, ни продать, оформляют списанием.

Акт о расхождении: ТОРГ-2 или своя форма

Для расхождений при приёмке в постановлении № 132 есть форма ТОРГ-2. Её полное название — «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей». Для импортного товара — ТОРГ-3. По указаниям к форме:

• акт применяют, когда количество или качество расходится с сопроводительными документами поставщика;
• товары без расхождений в акт не вписывают, а в конце отмечают: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет»;
• на отечественные товары акт составляют в четырёх экземплярах.

ТОРГ-2 не обязательна. С 1 января 2013 года формы из альбомов унифицированных форм не обязательны к применению (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Формы первичных документов определяет руководитель (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Своя форма должна содержать обязательные реквизиты из ч. 2 ст. 9 того же закона.

Что записать в акт в любой форме:

• дату, поставщика, номер накладной или УПД;
• позицию: название, артикул, размер или цвет;
• количество по документу, фактически и разницу;
• описание брака или повреждения;
• кто принимал, кто был от поставщика или водитель, подписи;
• что приложено: фото, транспортная накладная.

Акт с накладной — основание для претензии поставщику.

Сроки претензии поставщику

Общее правило для купли-продажи — в ст. 483 ГК РФ:

Конкретного числа дней в этой статье нет: срок берут из договора, а если его нет — «разумный». Опоздание опасно. Если не известить продавца, он вправе отказать в довозе, замене или устранении недостатков. Для этого ему нужно доказать, что из-за опоздания требование стало невыполнимым или обойдётся ему несоизмеримо дороже (п. 2 ст. 483).

Практическое правило: о явной недостаче, пересорте или бое сообщайте в день приёмки. Пишите письменно, по адресу или каналу из договора, с актом и фото. Сохраните подтверждение отправки.

Как приход попадает в учёт

Приёмка заканчивается записью в учёте. Три правила:

1. Вносите факт, а не документ. Привезли 22 из 24 — в учёт идут 22. Недостающие 2 — долг поставщика, а не ваш остаток.
2. В тот же день. Пока приход не записан, продажи нового товара уводят остаток в минус, и учёт перестаёт сходиться с полкой.
3. С ценой закупки. Цена из накладной — основа себестоимости, без неё не посчитать наценку и прибыль. Доставку от поставщика удобно добавить к себестоимости — как это сделать, разобрано в статье о себестоимости товара.

Какие данные нужны для прихода и как оприходовать излишки — в статье об оприходовании товара. Как вести приход, продажи и остатки каждый день — в статье об учёте товаров в маленьком магазине.

Приёмка товара в Veloseller

В «Умном учёте» — складе прямо в Veloseller — приход вносят без перепечатывания накладной.

• Фото документа. Снимите накладную, счёт, УПД или ТОРГ-12. Позиции встанут в Корзину строками «Поступление». В каждой строке проверьте, к какому товару она привязана, и выберите товар, если сервис его не нашёл. Закупочная цена из документа записывается в себестоимость товара.
• Сверка с накладной в веб-версии. Количество из документа запоминается. Исправьте его на посчитанное — строка покажет «сошлось» или, например, «+2 к накладной», а в шапке Корзины появится «расхождений: N».
• Сканер штрихкода. Напишите действие и количество («пришло 10»), отсканируйте коробку камерой телефона и отправьте. Проверьте товар в строке Корзины.
• Одна коробка. В мобильном приложении кнопка «Поступление» в карточке товара проводит приход сразу, без Корзины.

Операции из строки, с фото и из файла меняют остатки только после подтверждения в Корзине. Ошибку распознавания видно до того, как она попадёт в учёт. Актов о расхождении, претензий, партий и сроков годности сервис не ведёт — их оформляют отдельно. Количества целые, поэтому весовой товар ведут в целых килограммах или в ящиках. Бесплатно — 1 склад и 50 товаров бессрочно. Возможности для магазинов и складов — на странице программа учёта товаров.

Чек-лист приёмки товара

1. Договор и заказ под рукой: сроки приёмки, порядок, кого вызывать.
2. Место для приёмки отделено от основного запаса.
3. Документы сверены с заказом до разгрузки.
4. Места пересчитаны и упаковка осмотрена при водителе.
5. Повреждённые места вскрыты при водителе, замечание записано.
6. Товар пересчитан поштучно по каждой строке: артикул, размер, цвет.
7. Проверены качество, сроки годности и маркировка.
8. Расхождения записаны в акт, есть фото, акт по возможности подписан поставщиком.
9. Поставщик извещён письменно в день приёмки.
10. Документ подписан только после пересчёта.
11. Приход внесён в учёт по факту, с ценой закупки, в тот же день.
12. Спорный товар лежит отдельно до решения поставщика.

Если пересчёт в конце месяца всё равно не сходится, ищите причину по шагам — в статье о недостаче в магазине.

Частые вопросы

Как происходит приёмка товара на складе?

Сначала сверяют документы с заказом, затем при водителе пересчитывают места и осматривают упаковку. Потом товар считают поштучно и проверяют качество. Расхождения оформляют актом, а принятое вносят в учёт по факту.

Как проводится приёмка товаров по количеству?

Каждую строку накладной сверяют с фактом: штуки считают поштучно, весовой товар взвешивают, сверяют артикул, размер и цвет. Результат записывают рядом с цифрой из документа — «по накладной 24, факт 22».

Какие документы нужны при приёмке товара на склад?

Накладная (ТОРГ-12) или УПД от поставщика, договор или заказ для сверки, при расхождениях — акт по форме ТОРГ-2 или своей. Унифицированные формы с 2013 года не обязательны, но обязательные реквизиты первичного документа нужны всегда.

Что делать, если при приёмке обнаружена недостача?

Приостановите приёмку, составьте акт и сделайте отметку в накладной, по возможности при представителе поставщика. В учёт внесите фактическое количество. Поставщика известите письменно: можно потребовать довезти недостающее или отказаться от поставки (п. 1 ст. 466 ГК РФ).

В какой срок сообщить поставщику о расхождении?

В срок из договора. Если его нет — в разумный срок после того, как нарушение должно было быть обнаружено (п. 1 ст. 483 ГК РФ). По договору поставки — незамедлительно и письменно (п. 2 ст. 513).

Обязательно ли оформлять акт ТОРГ-2?

Нет, форма не обязательна с 2013 года — подойдёт своя с обязательными реквизитами первичного документа. Но сам акт о расхождении нужен: без него претензию поставщику доказать трудно.

Источники: Гражданский кодекс РФ, часть вторая (ст. 466, 468, 475, 483, 513, 518); постановление Пленума ВАС РФ от 22.10.1997 № 18 (п. 14); постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 (формы ТОРГ-1, ТОРГ-2, ТОРГ-3, ТОРГ-12 и указания к ним); Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ч. 2 и 4 ст. 9); информация Минфина России № ПЗ-10/2012; справка Veloseller «Умный учёт» (веб-версия и приложение) и «Тарифы и лимиты»; расчёт примера — Veloseller, сверено 03.10.2026.