Оприходование товара: что это и как оформить поступление

Оприходование товара — это запись поступившего товара в учёт: что пришло, сколько, по какой цене, от кого и когда. С этой записи товар «есть» в остатке: его можно продавать, считать и по нему планировать закупку. Ниже — когда товар приходуют, какие нужны данные и документы, как оприходовать излишки и какие ошибки потом мешают посчитать маржу.

Статья для владельца небольшого магазина, интернет-магазина или опта без бухгалтера в штате. Бухгалтерские и налоговые детали своего случая уточняйте у бухгалтера.

Что значит оприходовать товар

Оприходовать — значит принять товар к учёту, а проще — записать приход. Остаток каждого товара меняется только от записанных движений:

Не путайте приёмку и оприходование. Приёмка — проверка: пересчитать, осмотреть, сверить с накладной. Оприходование — запись в учёт того, что вы приняли. Сначала приёмка, потом приход. Иначе в учёт попадёт то, что написано в бумаге, а не то, что лежит на складе.

Тем, кто ведёт бухгалтерский учёт, закон требует оформлять каждый факт хозяйственной жизни первичным учётным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Поступление товара — такой факт. ИП, который ведёт налоговый учёт доходов или доходов и расходов, вправе бухучёт не вести (п. 1 ч. 2 ст. 6 того же закона). Но документы поставщика и учёт прихода нужны и ему — подробнее в статье об учёте товаров для ИП.

Бухгалтер организации по общему правилу примет купленный товар к учёту по фактической себестоимости: в неё входят затраты на приобретение и на доставку до места продажи (п. 10 ФСБУ 5/2019 «Запасы»).

Когда приходуют товар

Поступление от поставщика

Самый частый случай. Основание — документ поставщика: универсальный передаточный документ (УПД) или товарная накладная по форме ТОРГ-12. К накладной поставщик, который платит НДС, добавляет счёт-фактуру. С 1 января 2026 года электронный формат товарной накладной для обмена через ЭДО больше не действует: основным электронным документом об отгрузке стал УПД (информация ФНС России от 19.08.2025). Бумажные накладные и неформализованные документы ФНС не отменяла.

Если при приёмке нашли недовоз, брак или пересорт, оприходуйте только то, что действительно приняли. Расхождение оформите актом — по форме ТОРГ-2 или своей. Что делать с товаром, от которого отказались, — в статье о возврате товара поставщику. Если товар пришёл без документов поставщика, приёмку оформляют актом: в постановлении Госкомстата России № 132 для этого есть форма ТОРГ-4 «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика».

Излишки при инвентаризации

Пересчитали — а товара больше, чем по учёту. Сначала найдите причину. Часто это не лишний товар, а пересорт с соседней позицией или приход, который забыли записать. Как отличить — в статье о пересорте товара.

Если причина не нашлась, излишек приходуют по результатам инвентаризации. Многие инструкции до сих пор ссылаются на Методические указания по инвентаризации (приказ Минфина № 49) и советуют брать «рыночную стоимость». Но Методические указания с 1 апреля 2025 года утратили силу (приказ Минфина России от 27.04.2023 № 189). Оценку излишков теперь задаёт ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация»:

Стоимость излишка относят на доходы (пп. «а» п. 12 ФСБУ 28/2023). В налоговом учёте излишки, выявленные инвентаризацией, — внереализационный доход (п. 20 ст. 250 НК РФ). Как это касается вашего режима, уточните у бухгалтера.

Для учёта остатков правило проще: приходуйте излишек по той же закупочной цене, что и такой же товар на складе. Иначе исказится маржа. Как провести пересчёт и оформить опись и сличительную ведомость — в статье об инвентаризации товара.

Возврат от покупателя

Покупатель вернул товар, и его снова можно продавать — он возвращается в остаток. Если вы работаете с кассой, деньги возвращают чеком с признаком расчёта «возврат прихода» (п. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Бракованный возврат на полку не ставьте: отложите отдельно и решите, предъявить его поставщику или списать.

Своё производство и комплектация

Если вы сами собираете наборы, букеты, подарочные корзины или фасуете товар, готовое изделие — тоже приход. Компоненты в тот же момент уходят в расход. Себестоимость готового товара — это компоненты плюс другие затраты на него. Записывайте оба движения в один день, иначе компоненты на складе «задвоятся».

Какие данные нужны для прихода

• Наименование — как в вашем справочнике, а не как в накладной. У поставщика «Кружка керам. 350 мл бел.», у вас «Кружка белая 350 мл»: сопоставьте один раз и дальше пишите одинаково.
• Артикул или штрихкод — если есть. По ним не перепутать похожие позиции.
• Количество в единицах учёта — в тех, в которых продаёте. Поставщик пишет упаковки, а вы продаёте штуки — пересчитайте.
• Закупочная цена за единицу — без неё не посчитать ни себестоимость, ни маржу.
• Дата — день, когда товар фактически принят.
• Поставщик и документ — название, номер и дата УПД или накладной.
• Доставка — если платили за неё отдельно.

Пример. В накладной: «Кружка белая 350 мл — 2 упаковки по 12 шт., 3 000 ₽ за упаковку». Доставка партии стоила 600 ₽. В учёт идёт:

Документы на оприходование товара

Формы ТОРГ и ИНВ из альбомов Госкомстата с 2013 года не обязательны (информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Можно утвердить свои, если в них есть обязательные реквизиты первичного документа (ч. 2 и 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Храните документы поставщика рядом с записью прихода: на УСН «Доходы минус расходы» по ним подтверждают расходы на закупку.

В какой момент товар «есть» в остатке

Юридически товар становится вашим в момент передачи, если договор не говорит иначе:

В учёте остатков правило практичнее: товар есть, когда вы его пересчитали и записали приход. Товар, который оплачен, но ещё едет, держите отдельно как «в пути». С полки его не продать, но при расчёте следующей закупки его надо учесть.

Два правила:

• Приход — в день приёмки. Продажа раньше прихода даёт отрицательный остаток, и закупка считается по неверным цифрам.
• Задним числом — с фактической датой. Если вносите приход позже, ставьте дату приёмки, а не день записи. Иначе товар несколько дней будет числиться нулём, хотя лежал на полке, и скорость продаж исказится.

Как оприходовать товар: по шагам

1. Сверьте поставку с заказом: то ли привезли и столько ли.
2. Пересчитайте товар при водителе — по строкам накладной, а не по коробкам. Осмотрите упаковку и сроки годности.
3. Расхождения оформите актом и в тот же день сообщите поставщику.
4. Подпишите УПД или накладную на фактически принятое.
5. Запишите приход: товар, количество в штуках, закупочная цена, дата, документ.
6. Разложите товар по местам и поставьте ценники.
7. Положите документы в папку поставщика — бумажную или электронную.

Ошибки при оприходовании

• Приход «по бумаге» без пересчёта. Недовоз попадает в учёт как товар, а потом всплывает недостачей. Как её разбирать — в статье о недостаче в магазине.
• Приход «на глаз». Без накладной, по памяти, «примерно две коробки». Через месяц остаток не сходится, и никто не помнит почему.
• Без закупочной цены. Штуки посчитаны, а деньги — нет. Пример ниже.
• Упаковки вместо штук. Записали «2», а продаёте поштучно — остаток сразу врёт в 12 раз.
• Похожая позиция. Приход записали на соседний размер или цвет — пересорт начинается прямо с приёмки.
• Излишек «в подарок». Нашли лишнее и оприходовали без разбора, а это был пересорт или незаписанный приход прошлой недели.

Пример про цену. Те же 24 кружки продали по 450 ₽, выручка — 10 800 ₽. Если в приходе есть себестоимость 275 ₽, прибыль видна сразу:

Без цены прихода эта цифра неизвестна, и наценку не проверить. Посчитать её можно в калькуляторе наценки и маржи.

Оприходование товара в Veloseller

Документы прихода Veloseller не формирует: УПД, накладные и акты остаются в вашей учётной системе или в папке. Сервис ведёт остаток и закупку. В «Умном учёте» — складе прямо в Veloseller — приход вносят операцией «Поступление»:

• Фразой: «пришло 24 кружки по 275». Число после «по» — цена, и в поступлении это закупочная цена. Сервис записывает её в себестоимость товара; если приходов несколько, остаётся цена самого свежего.
• Фото накладной: позиции встают в Корзину как «Поступление», у каждой строки выберите товар со склада. Количество из документа запоминается. Исправьте его на фактически посчитанное — в веб-версии строка покажет «сошлось» или разницу с накладной, а в шапке Корзины появится число расхождений.
• Файлом Excel или CSV: действие «Поступление» на весь файл и колонки «Артикул» или «Название», «Количество», «Цена». Строки, которых нет в каталоге, станут новыми товарами — проверьте их в Корзине.
• Задним числом: «вчера» или дата вида 05.09 во фразе ставят приход на нужный день.

Операции из строки, с фото и из файла меняют остаток только после подтверждения в Корзине. Одну коробку можно принять и в мобильном приложении: кнопка «Поступление» в карточке товара проводит приход сразу, без Корзины. Излишек после пересчёта вносят «Корректировкой»: остаток становится равен посчитанному числу. Возврат от покупателя — «Поступлением» без цены, чтобы не перезаписать закупочную. Отдельной операции «возврат» нет, и сама продажа в спросе останется.

Количества в Veloseller целые: развесной товар ведите в целых килограммах или в ящиках. Бесплатно — 1 склад и 50 товаров, бессрочно. Подробнее — на странице программы учёта товаров для малого бизнеса.

Итог

Оприходовать товар — записать в учёт то, что вы действительно приняли: количество в единицах продажи, закупочную цену, дату и документ. Основание — УПД или накладная поставщика, при расхождении — акт, для излишков — результаты инвентаризации по ФСБУ 28/2023. Приход в день приёмки и с ценой закупки — это точный остаток и видимая маржа.

Частые вопросы

Что такое оприходование товара?

Это принятие поступившего товара к учёту: запись, что пришло, сколько, по какой цене, от кого и когда. После неё товар числится в остатке.

Какие документы нужны для оприходования товара?

Основание — документ поставщика: УПД или товарная накладная ТОРГ-12, у плательщика НДС — со счётом-фактурой. При расхождении добавляют акт о расхождении, при поступлении без документов — акт о приёмке, для излишков — результаты инвентаризации.

Как оприходовать излишки товара при инвентаризации?

Сначала проверьте, не пересорт ли это и не забытый ли приход. Если нет — излишек принимают к учёту по справедливой или балансовой стоимости, в том числе по стоимости такого же товара, и относят на доходы (п. 11 и 12 ФСБУ 28/2023).

Чем приёмка товара отличается от оприходования?

Приёмка — проверка поставки: пересчёт, осмотр, сверка с документами. Оприходование — запись принятого в учёт. Сначала принимают, потом приходуют.

Как вести учёт оприходования товаров?

Записывайте каждый приход в день приёмки: товар, количество в единицах продажи, закупочную цену, дату, поставщика и номер документа. Удобно вести это в таблице — шаблон есть в статье о таблице учёта товаров в Excel.

Можно ли оприходовать товар без накладной?

Можно, если оформить приёмку своим актом — например, по форме ТОРГ-4 «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика». Документы у поставщика всё равно запросите: без них сложнее подтвердить расходы.

Источники: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (п. 1 ч. 2 ст. 6, ч. 1, 2 и 4 ст. 9); ФСБУ 5/2019 «Запасы», утверждён приказом Минфина России от 15.11.2019 № 180н (п. 10); ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», утверждён приказом Минфина России от 13.01.2023 № 4н (п. 11, 12); приказ Минфина России от 27.04.2023 № 189 (Методические указания по инвентаризации № 49 утратили силу с 01.04.2025); Налоговый кодекс РФ, часть вторая (п. 20 ст. 250); Гражданский кодекс РФ, часть первая (п. 1 ст. 223); Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ (п. 1 ст. 4.7); постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 (формы ТОРГ-2, ТОРГ-4, ТОРГ-12); постановление Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (формы ИНВ-3, ИНВ-19); информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012; информация ФНС России от 19.08.2025 о переходе на УПД; справка Veloseller «Умный учёт»; расчёты примеров — Veloseller, сверено 03.10.2026.