Возврат товара поставщику: как оформить и какие документы

Возврат товара поставщику — это когда магазин или оптовик отдаёт товар обратно тому, у кого его купил: из-за брака, недовоза, пересорта, лишнего товара или по договорённости. Порядок и документы зависят от одного вопроса: вы этот товар уже приняли или ещё нет. Ниже — когда товар можно вернуть, какие нужны документы и кто их оформляет, что с деньгами и НДС и как отразить возврат в остатках.

Статья для владельца небольшого магазина, интернет-магазина или опта без бухгалтера в штате. Налоговые детали своего случая уточняйте у бухгалтера.

Когда можно вернуть товар поставщику

Права покупателя перечислены в Гражданском кодексе, но почти все они действуют, «если иное не предусмотрено договором». Поэтому сначала откройте свой договор поставки: в нём бывают свои сроки приёмки и условия возврата.

• Брак. Если недостаток не был оговорён продавцом, можно потребовать уменьшить цену, бесплатно устранить недостаток или возместить ваши расходы на его устранение (п. 1 ст. 475 ГК РФ). При существенном недостатке — отказаться от товара и вернуть деньги или потребовать замену (п. 2).
• Недостача, недовоз. Привезли меньше, чем по договору. Покупатель вправе «либо потребовать передать недостающее количество товара, либо отказаться от переданного товара и от его оплаты, а если товар оплачен, потребовать возврата уплаченной денежной суммы» (п. 1 ст. 466 ГК РФ).
• Излишек. Привезли больше, чем заказано. Об этом нужно известить поставщика. Если он в разумный срок не распорядится лишним, вы вправе принять весь товар, а излишек оплачивается по цене договора, если не договоритесь иначе (п. 2 и 3 ст. 466).
• Пересорт. Привезли не тот ассортимент. Можно принять правильное и отказаться от остального, отказаться от всего, потребовать замену или принять всё (п. 2 ст. 468 ГК РФ). Если в разумный срок не сообщить об отказе, товар считается принятым (п. 4). Подробно — в статье о пересорте товара.
• Хороший товар, который плохо продаётся. Такого права закон бизнесу не даёт. Вернуть качественный товар можно, только если это прописано в договоре или поставщик согласен. Правила о возврате и обмене из Закона о защите прав потребителей — для потребителя, то есть гражданина, который покупает для личных нужд, а не для бизнеса.

Сроки: сообщите поставщику вовремя

О недостаче, пересорте, браке и других нарушениях поставщику сообщают в срок из договора. Если срока в договоре нет — в разумный срок после того, как нарушение должно было быть обнаружено (п. 1 ст. 483 ГК РФ). По договору поставки покупатель проверяет количество и качество товара и о несоответствиях незамедлительно письменно уведомляет поставщика (п. 2 ст. 513 ГК РФ).

Если опоздать, поставщик может отказать в замене или довозе, когда докажет, что из-за задержки это стало невозможно или несоразмерно дорого (п. 2 ст. 483). Практическое правило: пересчитывайте при водителе и пишите поставщику в день приёмки — письменно и с фото. Как принимать поставку по шагам — в статье о приёмке товара на склад.

Два разных случая: товар ещё не принят или уже принят

От этого зависят документы, НДС и то, что делать с остатком в учёте.

Товар не принят: расхождение при приёмке

Недовоз, брак или пересорт нашли до того, как приняли товар. Порядок такой:

1. Остановите приёмку. Отложите проблемный товар отдельно и сфотографируйте его вместе с этикетками и документом поставщика.
2. Составьте акт о расхождении — по форме ТОРГ-2 из постановления Госкомстата России № 132 или по своей. Лучше двусторонний: с подписью водителя, экспедитора или представителя поставщика.
3. Примите и оприходуйте только то, что действительно пришло и годно к продаже. Как это сделать — в статье об оприходовании товара.
4. Товар, от которого отказались, храните отдельно до вывоза и сразу сообщите о нём поставщику.

Последний шаг — обязанность: отказавшись от товара по договору поставки, покупатель должен обеспечить его сохранность (ответственное хранение) и незамедлительно уведомить поставщика (п. 1 ст. 514 ГК РФ). Поставщик обязан вывезти товар или распорядиться им в разумный срок, а необходимые расходы на хранение и возврат возмещает он (п. 2 и 3).

В учёте такой товар не появлялся, поэтому «возвращать» в остатках нечего. По мнению ФНС, двустороннего акта о расхождении достаточно, чтобы поставщик уменьшил стоимость отгрузки корректировочным счётом-фактурой без других бумаг. Если представитель поставщика акт не подписал, своё согласие с претензией поставщик может оформить универсальным корректировочным документом — УКД (приложение № 2 к письму ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@).

Товар уже принят: возврат по договору или обратная продажа

Товар оприходовали, а потом нашли скрытый брак или договорились вернуть то, что не продаётся. Товар уже ваш, и передать его обратно можно двумя путями:

• Возврат в рамках того же договора. Вы оформляете документ на передачу товара поставщику — на практике это возвратная накладная или УПД со статусом «2». Поставщик уменьшает стоимость прежней отгрузки корректировочным документом: плательщик НДС — корректировочным счётом-фактурой или УКД.
• Обратная продажа. Если возврат оформляют как новую сделку, вы становитесь продавцом и оформляете обычную отгрузку: свой УПД или накладную, а плательщик НДС — с НДС.

Какой путь выбрать, решите с поставщиком и бухгалтером до отгрузки. Если товар маркирован в «Честном знаке», возврат нужно отразить и в системе маркировки — порядок для своей товарной группы уточните у поставщика.

Тот же подход ФНС рекомендовала и для возвратов с 01.01.2026 товаров, проданных до этой даты (письмо ФНС России от 29.12.2025 № СД-4-3/11802@).

Какие документы нужны для возврата товара поставщику

УПД со статусом «1» и «2»

УПД — универсальный передаточный документ на основе формы счёта-фактуры. Статус «1» значит, что документ одновременно служит счётом-фактурой и первичным документом о передаче: так его оформляют плательщики НДС. Статус «2» — только первичный документ. Его могут использовать и те, кто НДС не платит, и обязанности платить НДС от этого у них не появляется (приложение № 2 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).

Поэтому ваш документ на возврат обычно идёт со статусом «2» и заменяет накладную, а корректировочный документ для НДС выставляет поставщик. Упрощенцы с доходом выше порога тоже платят НДС; пороги и ставки разобраны в статье об НДС на УСН.

Акт возврата товара поставщику: образец

Унифицированной формы «акт возврата» нет. Для расхождений при приёмке есть ТОРГ-2, в остальных случаях акт составляют в свободной форме. С 2013 года формы из альбомов Госкомстата не обязательны (информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Но в документе должны быть обязательные реквизиты первичного документа (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Образец содержания акта:

• название «Акт возврата товара поставщику», номер, дата и место составления;
• кто передаёт и кто получает: названия, ИНН;
• основание: номер и дата договора и документа поставки — УПД или накладной;
• товар по строкам: наименование, артикул, количество, цена, сумма и итог;
• причина: в чём брак, сколько не довезли, что пришло вместо заказанного или пункт договора о возврате;
• требование: замена, возврат денег или зачёт в счёт следующей поставки;
• приложения: фото, акт о расхождении, переписка;
• должности, подписи и расшифровки подписей обеих сторон.

Пример строки: «Чайник заварочный 1 л — 4 шт. × 900 ₽ = 3 600 ₽, трещина на корпусе, обнаружена при вскрытии коробки».

Деньги и НДС при возврате

Если вы ещё не заплатили, от оплаты возвращённого товара можно отказаться. Если заплатили — потребовать деньги назад (ст. 466, 468 и 475 ГК РФ). Можно договориться и о зачёте в счёт следующей поставки — закрепите это письменно, с суммой.

С НДС коротко так:

• Поставщик — плательщик НДС выставляет корректировочный счёт-фактуру не позднее пяти календарных дней со дня составления документов об изменении стоимости (п. 3 ст. 168 НК РФ).
• Если вы платите НДС и уже приняли его по этому товару к вычету, вы восстанавливаете налог на основании корректировочного счёта-фактуры поставщика. Так написано в том же письме ФНС от 23.10.2018.
• Если вы на УСН без НДС, восстанавливать нечего — вопрос только в деньгах. На объекте «Доходы минус расходы» закупка идёт в расходы по мере продажи товара (пп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ), так что непроданный возвращённый товар обычно в расходы ещё не попал. Проверьте это с бухгалтером.

Как оформить возврат товара поставщику: по шагам

1. Найдите в договоре сроки приёмки и претензий, условия возврата и того, кто платит за доставку обратно.
2. Зафиксируйте проблему: пересчёт, фото, акт.
3. Письменно уведомите поставщика в срок из договора, а если его нет — сразу.
4. Отложите товар отдельно и не продавайте его.
5. Согласуйте с поставщиком: замена, деньги или зачёт, кто везёт и какими документами оформляете.
6. Передайте товар по документу с подписями обеих сторон.
7. Получите от поставщика корректировочный документ и деньги или замену.
8. В день отгрузки уменьшите остаток в учёте.

Возврат поставщику в учёте остатков

В товарном учёте возврат уменьшает остаток. Но это не продажа и не потеря. Записывайте его отдельной строкой «возврат поставщику»: дата, товар, количество, документ. Запишете продажей — завысите спрос и закажете лишнее. Запишете списанием брака — завысите потери, хотя деньги вам вернут.

Пример. В магазине было 30 чайников. Четыре с трещинами вернули поставщику, за неделю продали 10.

Как вести такие записи в тетради или таблице — в статье об учёте товаров в маленьком магазине. Если брак вернуть не получилось, его списывают — порядок в статье о списании товара.

Возврат поставщику в Veloseller

Акты, УПД и корректировочные документы Veloseller не формирует — их оформляют отдельно. Задача сервиса — точный остаток и закупка по нему. В «Умном учёте» — складе прямо в Veloseller — отдельной операции «возврат поставщику» нет, поэтому:

• Товар уже на остатке — внесите его операцией «Списание»: «списал 4 чайника». Остаток уменьшится на 4, а в скорость продаж и список «Закупить» это не попадёт. Если вы как раз пересчитали товар, подойдёт и «Корректировка»: остаток станет равен посчитанному числу и тоже не станет спросом.
• Не пишите «ушло», «отдал» или «минус» и не уменьшайте остаток правкой числа в таблице товаров: сервис поймёт это как продажу, и возврат превратится в спрос.
• Товар не приняли при поставке — сфотографируйте накладную и исправьте количество на фактически принятое. В веб-версии строка покажет «сошлось» или разницу с накладной, а в шапке Корзины появится число расхождений — эти цифры удобно перенести в акт.

Операции из строки, с фото и из файла сначала попадают в Корзину и меняют остаток только после подтверждения. Бесплатно — 1 склад и 50 товаров, бессрочно. Подробнее — на странице программы учёта товаров для малого бизнеса.

Частые вопросы

Какие документы нужны для возврата товара поставщику?

Если товар не приняли — акт о расхождении по форме ТОРГ-2 или своей, а поставщик — плательщик НДС выставляет корректировочный счёт-фактуру или УКД. Если товар уже приняли — ваш документ на передачу, например УПД со статусом «2», и корректировочный документ от поставщика.

Как оформить возврат товара поставщику?

Проверьте условия договора, зафиксируйте причину актом и фото и письменно уведомите поставщика. Согласуйте замену или деньги, передайте товар по документу с подписями обеих сторон и в тот же день уменьшите остаток в учёте.

Кто выставляет корректировочный счёт-фактуру при возврате товара?

Поставщик. ФНС рекомендует ему выставлять корректировочный счёт-фактуру на стоимость возвращённого товара — и принятого покупателем на учёт, и не принятого (п. 1.4 письма от 23.10.2018 № СД-4-3/20667@).

Можно ли вернуть поставщику товар надлежащего качества?

Только если это предусмотрено договором или поставщик согласен. Гражданский кодекс даёт покупателю права при нарушении условий о количестве, ассортименте и качестве, а не при плохих продажах.

Нужен ли акт возврата товара поставщику?

Обязательной формы «акта возврата» нет. Но передачу товара нужно подтвердить документом с подписями обеих сторон — актом, возвратной накладной или УПД: без него трудно доказать, что товар вернули.

Что делать, если поставщик привёз больше, чем заказано?

Известите поставщика. Если он в разумный срок не распорядится лишним, можно принять весь товар — излишек оплачивается по цене договора, если не договоритесь иначе (п. 2 и 3 ст. 466 ГК РФ).

Источники: Гражданский кодекс РФ, часть вторая (ст. 466, 468, 475, 483, 513, 514); Закон РФ от 07.02.1992 № 2300-1 «О защите прав потребителей» (преамбула, понятие «потребитель»); Налоговый кодекс РФ, часть вторая (п. 3 ст. 168, пп. 2 п. 2 ст. 346.17); письма ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ (приложение № 2), от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@ (приложение № 2), от 23.10.2018 № СД-4-3/20667@ (п. 1.4), от 29.12.2025 № СД-4-3/11802@; постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 (форма ТОРГ-2); информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012; Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ч. 2 ст. 9); справка Veloseller «Умный учёт»; расчёт примера — Veloseller, сверено 03.10.2026.