Учёт в продуктовом магазине: что считать каждый день

Продуктовый магазин у дома живёт на хлебе, молоке, яйцах и воде. За ними заходят каждый день, а заодно берут всё остальное. Поэтому учёт здесь отвечает не только на вопрос «сколько осталось», но и на вопросы «до какого числа» и «хватит ли до вечера».

Статья для владельца небольшого продуктового магазина, павильона или отдела. Основа — приход, продажа, списание и сверка с полкой — разобрана в статье об учёте товаров в маленьком магазине. Здесь — только то, чем отличаются продукты. Только открываете магазин у дома? Формат, место, ОКВЭД 47.11, касса и первая закупка — в статье как открыть продуктовый магазин.

Чем учёт продуктов отличается от обычного

Футболка может пролежать на полке год и всё равно продаться. Кефир — нет. Учёт продуктовых товаров в магазине отличается четырьмя вещами:

• Срок годности. У каждой пачки есть дата. После неё товар — уже не товар, а убыток.
• Весовой товар. Картошку, сыр, конфеты на развес считают в килограммах, а не в штуках.
• Скоропорт. Молоко и хлеб живут дни, крупа и консервы — месяцы. Ритм у них разный.
• Ходовой товар. Без хлеба и молока магазин у дома теряет не одну продажу, а покупателя на весь вечер.

У первых трёх итог — списание, у ходового — пустая полка и упущенная выручка. Списание — товар, который ушёл без денег: испортился, просрочен, разбит, усох или пропал.

Разделите товар на скоропорт и долгое хранение

Первый шаг — разбить ассортимент на группы. Не по поставщикам, а по тому, как быстро товар портится.

Скоропорт — срок годности считают в днях:

• молочка: молоко, кефир, творог, сметана, йогурты;
• хлеб и выпечка;
• овощи, фрукты, зелень;
• охлаждённое мясо, колбаса и сыр на развес, готовая еда.

Долгое хранение — срок в месяцах:

• бакалея: крупы, мука, сахар, макароны, масло, чай;
• консервы;
• вода, соки и другие напитки;
• сладости и снеки в упаковке.

Скоропорт заказывают часто и понемногу, а сроки смотрят каждый день. Долгое хранение закупают реже и крупнее.

Сроки годности: первым уходит то, что раньше испортится

Главное правило продуктовой полки — первым уходит то, что раньше испортится. Такой товар ставят вперёд, а товар с долгим сроком — назад. Покупатель берёт то, что ближе.

Обычно раньше портится старая партия — отсюда привычное «первым пришёл — первым ушёл». Но ориентир — дата на упаковке, а не день привоза: если новая партия пришла с более коротким сроком, вперёд ставят её.

Что делать каждый день:

• Утренний обход. Пять минут до открытия: молочка, хлеб, нарезка. Что сегодня в последний день — на уценку.
• Тетрадь сроков. Простой список: товар, сколько штук, срок до. Открыли утром — видно, что уценивать сегодня и завтра.
• Просрочку — сразу с полки. Просроченный товар продавать нельзя (п. 5 ст. 5 Закона РФ «О защите прав потребителей»). Его снимают и списывают в тот же день с причиной «просрочка». Как оформить — в статье о списании товара.

Пример: уценка до просрочки

Кефир: закупка 60 ₽, цена 90 ₽. Утром на полке 10 пачек, срок годности кончается сегодня — завтра их продавать уже нельзя. За них вы заплатили 10 × 60 = 600 ₽.

• Без уценки. За день продали 3 пачки по 90 ₽ — это 270 ₽, остальные 7 вечером списали. Итог: 270 − 600 = −330 ₽.
• С уценкой до 60 ₽ с утра. Продали 8 пачек — это 480 ₽, 2 списали. Итог: 480 − 600 = −120 ₽.

Уценка сберегла 210 ₽. Продать по закупочной цене лучше, чем выбросить.

Весовой товар: килограммы, тара и усушка

Весовой товар учитывают в килограммах: и приход, и продажи, и остаток.

• Приход — по своим весам. В накладной может стоять вес вместе с ящиком или сеткой. Взвесьте и вычтите тару: в учёт идёт вес нетто, то есть сам товар без упаковки.
• Продажа — по весам. Итог в килограммах берите из кассы, если она работает с весами, или записывайте вес каждой продажи.
• Усушка и отход. Весовой товар теряет вес: овощи вянут, сыр и колбаса подсыхают, подгнившее приходится выбирать. Поэтому при пересчёте весового почти всегда меньше, чем по учёту.

Пример. Пришло 30 кг помидоров по 120 ₽. По весам продали 25 кг. По учёту должно остаться 5 кг, а на весах — 4 кг. Один килограмм ушёл в усушку и отход — это 120 ₽. Запишите его списанием с причиной — через месяц будет видно, где вы теряете. Про овощи и фрукты подробнее — в статье о торговле овощами и фруктами.

Как отражать усушку в бухучёте и есть ли для вашего товара нормы естественной убыли, уточните у бухгалтера.

Приёмка: пересорт, недовес, короткий срок

Ошибка при приёмке уходит прямо в учёт. Поэтому принимайте по накладной, строчка за строчкой:

• Количество и вес. Штучное считайте, весовое взвешивайте.
• Пересорт. Привезли не то, что написано: вместо молока 3,2% — 2,5%, вместо клубничного йогурта — персиковый. Всего пачек столько же, а по позициям не сходится. Как его оформить — в статье о пересорте товара.
• Срок годности — на каждой партии, а не на одной пачке сверху. Если срок почти вышел, решайте с поставщиком сразу: забрать, заменить или сделать скидку.
• Упаковка и холод. Мятые, порванные и вздутые пачки не принимайте. Молочка и мясо должны приехать холодными.

Всё, что не так, отмечайте при водителе и сразу сообщайте поставщику. В учёт — только то, что приняли, а не то, что написано в накладной.

Возврат хлеба и молока поставщику: как учитывать

Некоторые поставщики хлеба и молочки по договорённости забирают непроданное или просроченное: меняют на свежее или вычитают из счёта. Какие условия у вас — смотрите в договоре.

Такой возврат — не списание. Списание — ваш убыток. Возврат поставщику — товар ушёл, но платить за него не нужно или вы получили замену. Поэтому:

• записывайте возврат отдельной строкой «возврат поставщику»: дата, товар, количество;
• сверяйте с бумагой водителя — сколько он забрал, столько и уходит из учёта;
• если поставщик заменил товар свежим, запишите и возврат, и новый приход.

Возвраты ещё и подсказывают, сколько заказывать. Пример: хлебозавод каждое утро привозит 40 батонов по закупочной цене 40 ₽, вчерашний хлеб водитель забирает. За неделю привезли 7 × 40 = 280 батонов, продали 245, вернули 35. В среднем уходит 245 ÷ 7 = 35 батонов в день, а вы берёте 40 — и каждый день 5 штук едут обратно.

Пока хлеб забирают, лишние батоны не бьют по карману. Без такого условия это было бы списание на 35 × 40 = 1 400 ₽ за неделю. Попробуйте заказывать 36–37 батонов и посмотрите, хватает ли хлеба до закрытия.

Хлеб, молоко, яйца, вода: пустая полка уводит покупателя

В магазин у дома за хлебом и молоком ходят каждый день. Если их нет, человек идёт в соседний магазин — и там же покупает сыр, печенье и всё остальное. Одна пустая полка стоит целого чека, а иногда и постоянного покупателя.

Пример. Молоко кончилось в 17:00, а с пяти вечера до закрытия обычно уходит 6 пачек по 85 ₽. Это 6 × 85 = 510 ₽ за один вечер — не считая остального чека, который ушёл к соседу. Такие деньги называют упущенной выручкой: они могли прийти, но товара не было.

Для ходовых позиций заранее посчитайте точку заказа — остаток, при котором пора заказывать:

Пример. Яйца уходят по 12 упаковок в день, поставщик привозит через 2 дня после заказа, запас — ещё на один день продаж.

Осталось 36 упаковок или меньше — заказывайте сегодня. Как посчитать, сколько брать, — в статье о закупке товара для магазина.

Инвентаризация по группам: скоропорт — чаще

Инвентаризация — пересчёт товара и сравнение с учётом. Весь магазин каждый раз считать не нужно — удобнее по группам:

• Скоропорт и ходовой товар — раз в неделю. Молочку и хлеб вы и так смотрите перед каждым заказом. Запишите, сколько осталось, — вот и пересчёт.
• Весовой товар — раз в неделю: здесь быстрее всего копятся усушка и недовес.
• Бакалея, консервы, напитки — раз в месяц.
• Весь магазин — например, раз в квартал.

Это пример, а не норма. Считайте до открытия или после закрытия. Разницу исправьте в учёте и найдите причину: не записали продажу, пересорт, порча без записи. Обязательные случаи для тех, кто ведёт бухучёт, — в статье об инвентаризации товара.

Пример: неделя учёта молока

Молоко 2,5%, 1 л. Закупка — 60 ₽, цена — 85 ₽. Привоз три раза в неделю по 30 пачек.

• В понедельник утром на полке: 20 пачек.
• Пришло за неделю: 3 × 30 = 90 пачек.
• Продано за неделю: 98 пачек.
• Списано: 2 пачки, истёк срок.

В воскресенье вечером пересчитали: на полке 9. Одной пачки нет — это недостача: пропущенная продажа, порванная пачка без записи или кража.

Теперь в деньгах. Наценка — сколько вы добавили к закупочной цене: 85 − 60 = 25 ₽ на пачку, или 25 ÷ 60 ≈ 42% к закупке.

• Выручка: 98 × 85 = 8 330 ₽.
• Закупка проданного — сколько вы заплатили за эти пачки: 98 × 60 = 5 880 ₽.
• Выручка минус закупка проданного: 8 330 − 5 880 = 2 450 ₽.
• Потери: 2 списанные и 1 пропавшая пачка — 3 × 60 = 180 ₽.

Валовая прибыль — выручка минус закупочная стоимость проданного и потерянного товара:

С проданной пачки вы получаете 25 ₽, а потерянная стоит 60 ₽. Одна пачка в мусоре съедает заработок почти с двух с половиной проданных, а три потерянные за неделю — больше чем с семи.

Скорость продаж — 98 ÷ 7 = 14 пачек в день: от неё и считайте заказ.

Как из таких цифр по всем товарам собрать прибыль магазина — в статье как посчитать прибыль магазина.

Как вести учёт в продуктовом магазине: что делать каждый день

Учёт в продуктовом магазине — это обычный учёт плюс дата на упаковке. Порядок такой:

1. Утром — обход сроков: последний день — на уценку, просрочку — в списание.
2. При привозе — приёмка по накладной: количество, вес, сроки, пересорт.
3. За день — продажи: сразу или одной записью итогом дня по кассе или весам, но не по памяти.
4. Вечером, после продаж — возвраты поставщику, списания с причиной и проверка: хватит ли хлеба, молока, яиц и воды до привоза.
5. Раз в неделю — пересчёт скоропорта, весового и ходового товара.
6. Раз в месяц — пересчёт бакалеи и консервов, итог списаний и возвратов по поставщикам.

Ведёте учёт в Excel — скачайте шаблон таблицы учёта товаров: остаток в нём считается сам.

Учёт продуктов в Veloseller

«Умный учёт» — склад прямо в Veloseller. Приход и продажи вносят фразой: «продал 5 батонов», «пришло 30 пачек молока». Фразу пишут, говорят в микрофон в веб-версии, шлют голосовым сообщением Telegram-боту или диктуют с клавиатуры телефона. Ещё — фото накладной и сканер штрихкода через камеру телефона. Остаток меняется только после вашего подтверждения в Корзине. Сервис считает, сколько товара уходит в день и на сколько дней хватит остатка, ведёт списки «Закупить» и «Распродать» и присылает сводку в Telegram.

Порядок важен. Сначала внесите продажи — сразу или одной записью за день: «продал 35 батонов». Потом списание и возврат поставщику — корректировкой: остаток становится равен пересчитанному числу. Корректировку сервис продажей не считает: если только поправить остаток, он покажет спрос ниже настоящего.

Чего он не умеет — честно:

• Сроки годности и партии не ведёт. Даты проверяйте на полке и в тетради сроков.
• Весовой товар — целыми килограммами. Остатки — целые числа: 1,3 кг сервис не примет, поэтому развесное ведут в целых килограммах с округлением или в ящиках, сетках, упаковках.
• Не касса. Чеки не пробивает, с весами не работает, ценники не печатает. Часть продуктов подлежит обязательной маркировке «Честный знак» — это отдельная система, и Veloseller с ней не работает.

«Умный учёт» рассчитан на ассортимент ориентировочно до 500 товаров. Если позиций больше, начните с ходового товара и скоропорта. Бесплатно — 1 склад и 50 товаров, бессрочно, первые 35 дней — полный доступ без карты. Подробнее — на странице программы учёта товаров для малого бизнеса.

Частые вопросы

Как вести учёт в продуктовом магазине?

Записывайте приход, продажи, списания и возвраты поставщику, а товар делите на скоропорт и долгое хранение. Скоропорт проверяйте по срокам каждый день и пересчитывайте раз в неделю, бакалею и консервы — раз в месяц.

Как учитывать продукты с истекающим сроком годности?

Ставьте вперёд то, что раньше испортится, каждое утро проверяйте сроки и уценяйте товар до того, как срок выйдет. Просроченное снимайте с полки и в тот же день списывайте с причиной «просрочка».

Как часто делать инвентаризацию в продуктовом магазине?

Удобно по группам: скоропорт, весовой и ходовой товар — раз в неделю, бакалею и консервы — раз в месяц, весь магазин — например, раз в квартал. Если вы ведёте бухучёт, обязательные случаи инвентаризации уточните у бухгалтера.

Как учитывать весовой товар?

В килограммах: приход — по своим весам без тары, продажи — по весам на кассе. Разницу при пересчёте записывайте списанием с причиной «усушка» или «отход».

Как учитывать возврат хлеба поставщику?

Отдельной строкой «возврат поставщику», а не списанием: товар ушёл, но платить за него не нужно или вы получили замену. Количество сверяйте с документом водителя.

С чего начать учёт, если открываете продуктовый магазин у дома?

Составьте список товаров с закупочной ценой и ценой продажи, пересчитайте остатки в день открытия и разделите товар на скоропорт и долгое хранение. С первого дня записывайте продажи — сразу или итогом дня по кассе, — и через одну-две недели станет видно, сколько чего заказывать.

Источники: Закон РФ от 07.02.1992 № 2300-1 «О защите прав потребителей» (п. 5 ст. 5); общепринятая практика товарного учёта в рознице (приход, продажа, списание, возврат поставщику, пересчёт, выкладка по сроку годности); справка Veloseller — «Умный учёт», «Тарифы и лимиты»; расчёты примеров — Veloseller, сверено 25.09.2026.