Торгуйте помидорами умнее: учёт в овощном магазине

Торговля овощами и фруктами в магазине кажется простой: купил на базе, разложил, продал. Но деньги тут теряются тихо — в ведре с гнилью, на пустой полке в субботу вечером, в лишней хурме, которая темнеет быстрее, чем её раскупают. Разберём, что считать каждый день, сколько закупать, как меньше выбрасывать и какой товар тянет выручку, — на примере одной недели лавки.

Статья для владельца овощной или фруктовой лавки, маленького овощного магазина, палатки. Если стоите на рынке, загляните и в статью об учёте и прибыли на рынке. ОКВЭД, касса и патент — в статье как открыть овощной магазин.

Где овощная лавка теряет деньги

В розничной торговле овощами и фруктами помидоры, зелень, ягоды живут дни. Ошибка в закупке становится убытком за пару дней, а в кассе этого не видно.

• Гниль и порча. Каждый день в ведро уходит немного: треснувшие помидоры, помятые персики, вялая зелень. Мелочь? 2 кг в день по 120 ₽ — это 240 ₽, а за 30 дней — 7 200 ₽.
• Усушка. Пока товар лежит, он теряет воду и вес. Зелень и огурцы сохнут быстро, картошка и лук — медленнее. Купили 20 кг, продали 19 — килограмм никто не унёс, он высох.
• Закупка «на глаз». «Возьму как в прошлый раз» — а в прошлый раз была жара или праздник. Лишнее портится, а того, что нужно, не хватает.
• Пустая полка по ходовому товару. Помидоры кончились в субботу к обеду. Покупатель не будет ждать понедельника: купит помидоры в другом месте, а заодно огурцы и лук. В тетради этой потери нет: чека просто не было.
• Лишний медленный товар. Взяли три ящика хурмы, а берут её понемногу. Она темнеет, часть уходит за полцены, часть — в мусор.

Вечерние записи и сверка с деньгами раз в неделю покажут большинство этих потерь.

Что считать каждый день

Взвешивать весь магазин не нужно. Хватит 10–15 ходовых позиций — тех, за которыми к вам приходят: помидоры, огурцы, картошка, лук, яблоки, бананы, в сезон — мандарины или арбузы. Остальное — раз в неделю.

Каждый вечер по ходовым позициям записывайте три числа, а по магазину — одно:

1. Остаток — сколько килограммов осталось вечером. Можно считать ящиками, если знаете вес ящика: 3 ящика по 10 кг = 30 кг.
2. Приход — сколько килограммов привезли за день.
3. Выброшено — сколько ушло в мусор и почему: сгнило, помялось, потемнело.
4. Выручка — сколько денег пришло за день: наличные плюс безнал.

Продажи записывать не нужно — они получаются из этих чисел:

Остаток утром — это вчерашний вечерний, второй раз взвешивать не надо. Пример: утром было 20 кг помидоров, днём привезли 30 кг, вечером осталось 12 кг, выбросили 2 кг. Продано 20 + 30 − 12 − 2 = 36 кг.

В тетради или таблице это одна строка на товар в день:

Если товар кончился днём, допишите время: «кончились в 13:00». Иначе пустую полку в записях не заметить.

Удобнее в Excel — скачайте шаблон учёта товаров. Там на лист «Движение» вносят операции «приход», «продажа» и «списание» (выброшенное), а лист «Остатки» считает остаток сам.

В «продано» попадёт всё, что ушло с прилавка, не только проданное. Поэтому раз в неделю сверяйтесь с деньгами: сложите «продано × цена» по всем позициям и сравните с выручкой. Если выручка заметно меньше, разница — это усушка, вес «с горкой», скидки без записи или ошибки. Где вести записи, разобрано в статье об учёте товаров в маленьком магазине.

Пример: неделя овощной лавки

Условная лавка без выходных, четыре позиции. Цифры — пример, а не рыночные цены. Для простоты весь товар, закупленный за неделю, в ту же неделю и ушёл: его продали или выбросили.

Валовая прибыль — то, что осталось с товара после оплаты закупки; из неё ещё платить аренду, зарплату и налоги. В примере это просто выручка минус закупка.

• Помидоры: закупка 120 ₽/кг, цена 200 ₽/кг. Купили 140 кг, продали 132, выбросили 8. Выручка 132 × 200 = 26 400 ₽, закупка 140 × 120 = 16 800 ₽, валовая прибыль 9 600 ₽.
• Картошка: закупка 30 ₽/кг, цена 50 ₽/кг. Купили 200 кг, продали 195, выбросили 5. Выручка 9 750 ₽, закупка 6 000 ₽, валовая прибыль 3 750 ₽.
• Яблоки: закупка 100 ₽/кг, цена 160 ₽/кг. Купили 100 кг, продали 95, выбросили 5. Выручка 15 200 ₽, закупка 10 000 ₽, валовая прибыль 5 200 ₽.
• Хурма: закупка 150 ₽/кг, цена 250 ₽/кг. Купили 50 кг «с запасом», продали 30, выбросили 20 — потемнела. Выручка 7 500 ₽, закупка 7 500 ₽, валовая прибыль 0 ₽.

За неделю:

Выброшено по закупочной цене: помидоров на 960 ₽, картошки на 150 ₽, яблок на 500 ₽, хурмы на 3 000 ₽ — всего 4 610 ₽, больше десятой части закупки.

Что видно из этой недели

Хурма отработала в ноль. Выручка есть, прибыли нет: 3 000 ₽ наценки в рублях с 30 проданных килограммов ушли на оплату 20 выброшенных. И почти две трети выброшенного за неделю — 3 000 ₽ из 4 610 ₽ — одна хурма.

Помидоры — наоборот. Они дали больше половины прибыли, 9 600 ₽ из 18 550 ₽, и кончились в субботу к обеду. Значит, на прилавке они лежали пять полных дней и полдня субботы:

Полтора дня без помидоров — это около 36 кг, если в выходные берут как в будни, а обычно берут больше. Потеряно примерно 36 × 200 = 7 200 ₽ выручки и 36 × 80 = 2 880 ₽ валовой прибыли. Этих денег не видно ни в кассе, ни в тетради.

Что было бы при другой закупке. Допустим, хурму брали бы понемногу: 33 кг за неделю вместо 50, выбросили бы 3 кг. Её валовая прибыль — 7 500 − 33 × 150 = 2 550 ₽ вместо нуля. Добавьте помидоры к выходным — и та же лавка за ту же неделю заработала бы почти 24 000 ₽ вместо 18 550 ₽. Без новых покупателей и без повышения цен.

Как меньше выбрасывать

Короткий цикл закупки

Скоропорт — помидоры, огурцы, зелень, ягоды, мягкие фрукты — берите на 1–3 дня, а не на неделю. Картошка, лук, морковь, капуста лежат дольше, их можно брать реже и больше. Лишняя поездка на базу стоит бензина — сравните с ценой выброшенного ящика.

Пример: помидоры уходят по 24 кг в день, следующая поездка через 2 дня, на прилавке 10 кг. Берём 24 × 2 − 10 = 38 кг и округляем до ящиков: перед днями, когда берут больше, — вверх, в середине недели — вниз.

Продажи в день считайте только по дням, когда товар был на прилавке. Если разделить 132 кг помидоров на все 7 дней, выйдет меньше 19 кг — и к выходным вы снова недовезёте. И сравнивайте субботу с субботами, а не с понедельником. Полная формула, с запасом и сроком поставки, — в статье о закупке товара для магазина.

Сначала продаём старое

Новый ящик — вниз или назад, вчерашний товар — сверху и вперёд. В спешке свежее кладут поверх старого, и старое спокойно дозревает до мусора.

• Перебирайте ящики каждое утро: одна гнилая мандаринка быстро портит соседние.
• Берите разную спелость: хурму, бананы, авокадо — мягкие на сегодня, твёрдые на послезавтра.
• Мятые помидоры сразу убирайте с витрины: иначе покупатель перебирает весь ящик и мнёт ещё три.

Уценка вечером лучше мусорки

Мягкие помидоры к вечеру — ещё не мусор. Ящик «на суп и салат» по сниженной цене вернёт часть денег.

Пример: 5 кг мягких помидоров по закупке 120 ₽ — это 600 ₽. Выбросите — потеряете их все. Продадите за полцены, по 100 ₽, — вернёте 500 ₽, и потеря сократится до 100 ₽.

Два правила. Уценяйте только то, что ещё можно есть: гнилое выбрасывают. И ставьте уценку отдельно от свежего, ближе к вечеру, — чтобы её брали вместо мусорного ведра, а не вместо свежих помидоров.

Всё выброшенное записывайте: сколько килограммов и почему. Как оформить списание, если ведёте бухучёт, — в статье о списании товара. Как посчитать усушку — в статье о наценке на овощи и фрукты.

Ассортимент: что тянет выручку, а что лежит

Раз в неделю раскладывайте выручку и выброшенное по позициям, как в примере. Товар удобно поделить на три группы.

• Основа. Картошка, лук, морковь, помидоры, огурцы, яблоки, бананы. За ними приходят каждый день, и они не должны кончаться.
• Добавка к чеку. Зелень, лимоны, чеснок, ягоды. Их берут «заодно», по выручке они скромнее, но без них корзина неполная.
• Риск. То, что продаётся медленно и быстро портится: экзотика, мягкие фрукты, хурма из примера. Здесь следите, не съедают ли списания всю наценку.

Смотрите не на выручку, а на то, что остаётся после закупки. Если позиция из недели в неделю работает в ноль, берите её меньше и реже или уберите на время. Как закрепить список «что должно быть всегда» — в статье об ассортиментной матрице.

Сезон: мандарины, дыни, арбузы

У фруктов своё расписание: мандарины — к Новому году, дыни и арбузы — летом, хурма — осенью и зимой. Сначала берут осторожно, потом много, а в конце спрос падает раньше, чем кончается товар.

• В начале сезона — небольшие партии, пока не ясно, как пойдёт.
• В разгар считайте продажи каждый день: они меняются быстро.
• В конце не закупайте на неделю вперёд. Мандарины 30 декабря и мандарины 3 января — два разных товара.
• Записывайте сезон. Сколько мандаринов ушло в последнюю неделю декабря, когда начали брать арбузы, — через год это подскажет лучше памяти.

Наценка: коротко

Наценка — сколько вы добавили к закупочной цене, в процентах от неё.

Помидоры по 120 ₽ продаются по 200 ₽: (200 − 120) ÷ 120 × 100% ≈ 67%. У хурмы в примере наценка та же, а валовая прибыль — ноль: из наценки платятся гниль, усушка и уценка. Как заложить потери в цену, подробно разобрано в статье о наценке на овощи и фрукты. Посчитать быстро — в калькуляторе наценки и маржи; маржинальность — та же разница, но в процентах от цены продажи.

Как с этим помогает Veloseller

В Veloseller есть «Умный учёт» — склад прямо в сервисе, в браузере и в приложении на телефоне.

• Запись за секунды. Приход и продажу можно написать обычной фразой, например «пришло 3 ящика яблок». Голосом — кнопкой микрофона в веб-версии или голосовым сообщением Telegram-боту, а в приложении — диктовкой с клавиатуры телефона. Накладную с овощебазы можно сфотографировать. Распознанное сначала попадает в Корзину, и остатки меняются только после вашего подтверждения.
• Сначала продажи, потом выброшенное. Продажи вносите сразу или одной записью итогом дня: «продал 24 кг помидоров». Выброшенное — после, корректировкой остатка: было 12 кг хурмы, выбросили 3 — ставите 9. Корректировка спросом не считается: без записи продаж сервис покажет заниженный спрос.
• Подсказки по закупке. По этим записям сервис сам считает продажи в день, как мы в примере с помидорами, и на сколько дней хватит остатка. Что пора купить — в списке «Закупить», что залежалось — в «Распродать», каждый день — сводка в Telegram.
• Честно о весовом товаре. Остатки в Veloseller — целые числа. Единицу «кг» поставить можно, но 1,3 кг сервис не примет: развесной товар ведите в целых килограммах, округляя, или в ящиках, сетках, штуках — арбузы и дыни удобно штуками. Сроков годности и партий сервис не ведёт, с весами не работает, ценники не печатает, кассы в нём нет.

Бесплатно — 1 склад и 50 товаров, бессрочно, а первые 35 дней — полный доступ без привязки карты. Подробнее — на странице программы учёта товаров для малого бизнеса.

Порядок действий

1. Выберите 10–15 ходовых позиций и каждый вечер записывайте по ним остаток, приход и выброшенное, а по магазину — выручку. Продажи получатся из этих чисел.
2. Раз в неделю сложите выручку, закупку и выброшенное по каждой позиции, как в примере, и сверьте «продано × цена» с выручкой.
3. Скоропорт закупайте на 1–3 дня: продажи в день × дни до следующей закупки − остаток.
4. Старое — вперёд, ящики — перебирать утром, мягкое — уценять вечером.
5. Позиции, где списания съедают наценку, берите меньше и реже, а в конце сезона не закупайте впрок.

Частые вопросы

Как вести учёт в овощном магазине?

Каждый вечер записывайте по ходовым позициям остаток, приход и выброшенное, а по магазину — выручку. Продажи — это утренний остаток плюс приход минус вечерний остаток и выброшенное. Раз в неделю сверяйте «продано × цена» с выручкой — разница покажет усушку.

Сколько закупать овощей на день?

Продажи в день умножьте на число дней до следующей закупки и вычтите то, что уже лежит. Продажи в день считайте только по дням, когда товар был на прилавке, а скоропорт берите на 1–3 дня.

Как уменьшить списания овощей и фруктов?

Закупайте скоропорт короткими партиями, ставьте старый товар вперёд и перебирайте ящики каждое утро. Помятое, но съедобное уценяйте вечером, а то, что чаще другого уходит в мусор, берите меньше и реже.

Выгодно ли торговать овощами и фруктами?

Общей цифры нет: всё зависит от места, аренды, закупочных цен и того, сколько товара уходит в мусор. Посчитайте свою неделю: выручка минус закупка проданного и выброшенного, затем минус аренда, зарплата, налоги.

Что продавать в маленьком овощном магазине?

Основу, за которой приходят каждый день, — картошку, лук, помидоры, огурцы, яблоки: она не должна кончаться. Сезонное и экзотику берите понемногу и следите, чтобы списания не съедали наценку.

Источники: общепринятые методики товарного учёта и закупки (остатки, продажи в день, наценка); справка Veloseller — «Умный учёт», «Закупить», «Тарифы и лимиты»; расчёты примеров — Veloseller, сверено 25.09.2026.