Умный учёт в смартфоне

«Умный учёт» нужен для складов, где остатки ведутся вручную. Вместо работы с таблицами можно голосом, текстом или фотографией документов описать, что произошло на складе. Veloseller распознаёт операции, складывает их в Корзину и показывает, что именно будет изменено.

Раздел рассчитан прежде всего на продавцов с небольшим ассортиментом — ориентировочно до 500 SKU, которые ведут склад вручную, в тетради, Excel или другими простыми способами. Вместо отдельного ручного пересчёта можно фиксировать движения товара в Veloseller и одновременно использовать данные склада для дальнейшего анализа.

Как открыть Умный учёт

Для склада с Умным учётом нажмите большую кнопку «+» в центре нижнего меню. Откроется экран с Корзиной операций и строкой ввода.

Какие операции можно добавлять

• Продажа — уменьшает остаток на указанное количество.
• Поступление — фиксирует поступление и увеличивает остаток.
• Новый товар — добавляет новую позицию в ассортимент.
• Корректировка — позволяет исправить данные или остаток товара, без движения товара.
• Удалить — удаляет товар из ассортимента после подтверждения операции.

Как добавить операцию

В нижней части окна находится поле с подсказкой «Продал, пришло, новый товар, корректировка». Не обязательно выбирать действие вручную: можно описать произошедшее обычной фразой со словами-триггерами, а Veloseller интерпретирует её и подготовит операцию для проверки.

Текст. Напишите, что произошло с товаром. Например: «продал 3 рубашки» или «пришло 20 кепок». Система определит действие и подготовит операцию.

Голос. Кнопки диктовки в приложении нет: распознавание речи пришлось бы отдать облачному сервису, а значит будет нарушена конфиденциальность информации по складу. Диктуйте значком микрофона на клавиатуре телефона — текст попадёт в ту же строку. Собственная кнопка микрофона есть в веб-версии, а голосовые сообщения понимает Telegram-бот.

Фото. Снимок накладной, счёта или рукописной записи. Распознаются базовые торговые документы, строки документа становятся списком операций.

Excel. Для массовой работы: файл с большой группой товаров, для которой выбирается одно действие.

Telegram-бот. Текст, голосовое сообщение и фотография — из чата, не открывая приложение. Голос здесь распознаётся на нашей стороне, поэтому диктовать удобнее всего именно боту.

Корзина операций

Распознанная команда не меняет остаток сразу. Сначала Veloseller помещает подготовленную операцию в Корзину операций. Это промежуточный этап, на котором пользователь контролирует, правильно ли система поняла исходные данные.

Счётчик «Готово» показывает количество подготовленных операций, которые можно подтвердить.

1. Опишите изменение или добавьте данные другим доступным способом.
2. Дождитесь, пока операция появится в Корзине.
3. Проверьте товар, тип действия, количество и цену, если она указана.
4. Удалите ошибочную операцию, если Veloseller распознал данные неверно.
5. Когда всё проверено, нажмите «Подтвердить».

Журнал операций

В верхней части окна «Умного учёта» отображается краткая сводка операций за текущий день: продажи, поступления, новые товары и корректировки. Это быстрый способ проверить текущую активность, не открывая полный журнал.

После подтверждения операция попадает в Журнал операций. Открыть его можно из раздела «Склады». В журнале хранится история подтверждённых действий «Умного учёта».

В журнале можно выбрать период, отфильтровать операции по типу и найти товар по названию или артикулу. Для каждой записи отображаются дата, действие, товар, количество, цена и источник данных — если соответствующие значения есть у операции.

Как устроен процесс

1. Сообщите Veloseller, что произошло с товаром — текстом, голосом, фотографией, через Excel или Telegram.
2. Система распознает данные и сформирует одну или несколько операций.
3. Проверьте результат в Корзине операций.
4. При необходимости исправьте или удалите неверно распознанную операцию.
5. Подтвердите готовые операции.

Раздел специально разделяет подготовку и применение операций. Это защищает склад от случайных изменений: вы можете сначала собрать действия из текста, фото или сканирования, проверить их, а уже затем изменить остатки.

Посмотреть, как выглядит Корзина, можно без регистрации — в демо-складе, блок «Попробуйте Умный учёт» на Обзоре. Про учёт без интеграций в целом — отдельная статья.

Работа без связи

На торговой точке связь бывает не всегда. Продажи, поступления и списания по товарам склада Умного учёта можно записывать и без интернета: телефон запомнит их и отправит сам, когда связь вернётся.

Что нужно заранее. Хотя бы раз откройте приложение со связью. Пока интернет есть, приложение само сохраняет на телефон список товаров всех складов Умного учёта: названия, артикулы, штрихкоды и остатки. Без этого списка телефон не знает товаров склада.

Как понять, что связи нет. Над строкой ввода появится плашка «Нет связи. Отсканируйте товар или начните набирать название — продажа запишется на телефоне и уйдёт сама.» Фразы, голос и фото без связи не разбираются — это делает сервер. Зато товар можно найти:

• сканером — отсканируйте штрихкод на пустой строке, и откроется окно товара;
• по названию или артикулу — начните печатать и выберите товар в подсказках.

В окне товара выберите «Продажа», «Приход» или «Списание», укажите количество и нажмите кнопку. Операция сохранится на телефоне.

«Товары» и карточка товара. Список «Товары» показывает весь склад с телефона, поиск в нём работает. Над списком будет строка «Нет связи · весь склад с телефона». В карточке товара видны название, артикул, штрихкоды и остаток, и в ней можно записать продажу или поступление. Показатели, цены и графики появятся, когда вернётся связь.

Остаток на экране уже учитывает всё, что вы продали без связи. Так последнюю пачку не продадут дважды.

Отправка. Записанное уходит само: как только появится связь, при возврате в приложение и раз в полминуты, пока приложение открыто. Каждая операция ложится тем днём и временем, когда вы нажали кнопку, а не когда она отправилась. Вечерняя продажа, отправленная утром, попадёт во вчерашний день. Повторно одна и та же операция не применится.

Что не отправилось. Пока есть неотправленные операции, на экране Умного учёта видна ссылка «Не отправлено», а над списками товаров — строка «Не отправлено: N · нажмите, чтобы повторить». На экране «Не отправлено» кнопка «Отправить сейчас» отправит всё сразу. Если сервер отказал по существу — например, товар удалён или остаток перекрыт инвентаризацией, — у строки будет написана причина. Такую строку можно повторить или убрать.

Чего без связи нет: разбора фраз, голоса и фото накладной, загрузки Excel; заведения новых товаров; правки цен, тегов и заметок.

Выход из аккаунта. При выходе список товаров удаляется с телефона, а неотправленные операции остаются. Отправить их сможет только тот же кабинет, поэтому перед выходом дождитесь связи.